Управління ресторанним бізнесом справа непроста, основні процеси зав’язані на власникові або менеджерові — це люди, які несуть відповідальність за роботу персоналу та ресторану загалом. У цій статті ми поговоримо про управління рестораном, розберемо, хто ж такий керівник, які у нього обов’язки та як можна покращити його навички.

Обов’язки керівника рестораном

Під керівництвом адміністратора перебувають:

• офіціанти та касири,

• працівники складу,

• закупники,

• хостес.

Керівник також стежить за фінансами закладу, займається просуванням та бере участь у кожному процесі у ресторані, крім приготування їжі.

Розберемо основні обов’язки менеджера ресторану:

1. Управління персоналом — встановлення правил роботи для персоналу та контроль за їх виконанням, організація навчання персоналу та створення корпоративної культури.

2. Управління фінансами ресторану — якщо у закладі немає бухгалтера, то менеджер контролює нарахування та виплати зарплати, стежить за звітністю щодо витрат та прибутку ресторану, а також скорочує непотрібні витрати.

3. Стратегія розвитку ресторану та його просування — аналіз ризиків роботи, просування бренду та реклама ресторану в інтернеті.

4. Розв’язання організаційних питань — ремонт та заміна обладнання, уніформа персоналу, планування постачання, редагування та оновлення сезонного меню ресторану.

Це ключові завдання керівника рестораном, але багато з них виконуються іншими людьми: комірником, бухгалтером, маркетологом та шеф-кухарем. Завдання керівника — знати всі процеси та контролювати виконання роботи персоналом.

9 правил менеджменту ресторану

Досвід роботи успішних ресторанів показує, що всюди потрібні правила, вони допоможуть покращити ресторанний менеджмент та уникнути основних помилок рестораторів. Розберемо основні моменти, які є важливими в управлінні рестораном.

1. Складання стратегії розвитку закладу

Менеджмент у ресторанному бізнесі — це основа, оскільки саме керівник із власником складають план розвитку ресторану. Тому перед тим, як планувати бюджет та наймання персоналу, потрібно скласти загальну стратегію розвитку ресторану. Головне в такій стратегії — вміти прогнозувати окупність бізнесу та знати, які можуть бути ризики ресторанного бізнесу.

З чого складається стратегія розвитку ресторану:

• Маркетингова стратегія

• Аналіз конкурентів.

• Визначення цільової аудиторії.

• План навчання персоналу.

• Прогнозування бюджету та окупності.

• Оцінка ризиків ресторану.

Ще на етапі складання бізнес-плану кафе потрібно провести оцінку ризиків ресторану, так, під час прогнозування ризиків термін окупності може збільшитися.

2. Ефективне управління фінансами ресторану

У ресторані є певний обіг фінансів: закупівля продуктів → прибуток за продаж → виплата зарплати персоналу тощо.

Частина прибутку завжди перебуває у грошовому потоці та завдання керівника контролювати їх.

Розпочати моніторинг фінансів варто з планування щомісячних витрат ресторану, куди входять непостійні та операційні витрати. Для цього можна скласти таблицю: розділіть витрати на категорії та пропишіть щомісячні платежі. Наприклад:

Категорія витрат

Сума

Заробітна плата персоналу

100 000 грн

Маркетинг

4 000 грн

Оренда

30 000 грн

Ком. платежі та інтернет

2 000 грн

Послуги банка

2 500 грн

Витрати на ліцензію та РРО для ФОП

1 000 грн

Податки на зарплату та прибуток

20 000 грн

Разом за березень 2021

159 500 грн

Таке планування покаже скільки чистого прибутку отримує ресторан і як скоротити витрати ресторану. Найзручніше вести такий звіт у програмі автоматизації, щоб не створювати таблиці та вручну не підраховувати підсумкові суми — програма зробить усе за вас, потрібно лише заповнити категорії витрат, суму та дату. Такі готові звіти допомагають заощадити час на моніторингу та рутинній роботі та спрямувати його на розвиток ресторану. Потрібно також не забувати про контроль та збільшення середнього чека ресторану, аналіз калькуляційних карт страв, а також регулярно проводити інвентаризацію в ресторані.

Система автоматизації у ресторані

Щоб спростити менеджеру ресторану роботу з фінансами — встановіть програму обліку Poster. Вона допоможе контролювати всі транзакції, які створюють співробітники на терміналі, а також адмін-панелі.

Наприкінці робочого періоду менеджер зможе переглянути підсумковий фінансовий звіт та оцінити фінансовий результат роботи ресторану.

3. Процес створення та редагування меню ресторану

Розробкою меню для ресторану та створенням технологічних карт для страв займається шеф-кухар, але завдання менеджера проаналізувати меню в цілому — наскільки маржинальні страви в меню, який у них фудкост і чи вони в цілому підходять під концепцію закладу. Також менеджер може брати участь у створенні меню та розрахунку калорійності страв, щоб оцінити яке обладнання знадобиться для приготування та яка буде різноманітність інгредієнтів. Коли у вас велике меню, то є ймовірність, що будуть витрати на списання продуктів, а зберігати все в замороженому вигляді не завжди можливо.

Якщо є питання щодо деяких позицій і незрозуміло, як скоротити меню, краще подивитися на звіти продажів, наприклад, ABC-аналіз. Він покаже які страви приносять більше прибутку, а які можна зовсім прибрати.

****

4. Управління персоналом

Люди — це найголовніша ланка. Кухарі та офіціанти повинні отримувати навички та мотивацію для роботи — це пряме завдання керівника. Також менеджер ресторану повинен брати участь у підборі персоналу та стежити за якісною роботою кожного працівника.

Як наймати персонал

У пріоритеті персонал кухні та зали, оскільки на цих людях зав’язана робота всього ресторану. При прийманні на роботу вивчіть попередній досвід роботи кандидата та звертайте увагу на його бажання вчитися та розвиватися — такі люди залишаться надовго у команді.

Обов’язково перевіряйте навички кухарів перед прийманням на роботу: попросіть їх розписати рецепт приготування однієї зі страв у вашому меню, щоб зрозуміти приблизний рівень підготовки. Наступним етапом буде приготувати цю страву.

Для працівників залу немає спеціальних перевірок, тут варто звертати увагу на манеру спілкування, доброзичливість та комунікабельність. Ми докладно розповіли про наймання працівників у статті «Як правильно підібрати персонал у ресторан».

Графік роботи

Спланувати графік допоможе правильно підібрана кількість персоналу. Від кількості людей у зміні безпосередньо залежить ефективність роботи кухні та зали. Якщо людей не вистачає, то від цього страждатиме сервіс ресторану та його репутація.

При складанні графіка змін враховуйте завантаженість ресторану, наприклад, у суботу ввечері на кухні має бути більше кухарів, ніж у середу. Скористайтеся графіком продажів, щоб наочно подивитися, коли у закладі найбільш завантажені дні та години.

Навчання персоналу

Навчання співробітників — це те, на чому не варто економити. Впровадьте навчання під час стажування нових співробітників, зробіть журнали з процесами ресторану та правилами, підберіть навчальні книги про сервіс, кулінарію та зберігання продуктів в ресторані. Не забувайте про те, що потрібно навчати й тих співробітників, які працюють у вас давно. Тренінги, підвищення кваліфікації та майстер-класи допоможуть покращити навички персоналу та зробити сервіс у ресторані кращим. Мотивуйте персонал як фінансово, так і емоційно — це допоможе працівникам створювати ще кращий сервіс для клієнтів.

5. Поліпшення сервісу для клієнтів

Поліпшення сервісу пов’язане з обслуговуванням клієнтів. Це ще один привід приділити увагу навчанню офіціантів та контролю якості у ресторані. Від процесу обслуговування залежить 80% настрою гостя, решта — їжа та атмосфера у ресторані.

Щоб підняти рівень сервісу, керівник повинен прислухатися до гостей, дивитися книгу скарг та читати відгуки в соц. мережах ресторану.

Варіанти покращення сервісу в ресторані:

• вітайте гостей біля столика чи прощайтеся на виході;

• пропонуйте гостям за очікування безплатні напої чи десерти;

• відповідайте на відгуки відвідувачів особисто, на скарги та складних гостей реагуйте одразу;

• ставте себе на місце відвідувача, щоб оцінити комфорт ресторану;

• скористайтесь послугою «таємний гість» у ресторані для додаткової оцінки сервісу;

• додайте можливість роботи з депозитним бронюванням столів

Гості, які одного разу залишилися незадоволені сервісом у вашому ресторані, можуть повернутися до вас, якщо їхню скаргу розглянули та вжили заходів. Але такі відвідувачі будуть більш прискіпливими до сервісу та ресторану загалом. Тому важливо на початковому етапі зробити сервіс таким, щоб відвідувачі не мали причин залишати скаргу або негативний відгук.

Зрозуміти, скільки прибутку приносить вам кожен клієнт допоможе показник LTV гостя. Цей показник показує «довіку» клієнта, тобто загальну суму прибутку, яку отримує ресторан за весь час співпраці з конкретним клієнтом. Цей показник не є таким поширеним серед рестораторів в Україні, але це ще один інструмент, який допоможе вести ваш бізнес.

Показник CAC (вартість залучення клієнта) в свою чергу покаже, скільки коштів ресторан витрачає на залучення одного клієнта. Він допоможе бізнесу зрозуміти чи ефективні ваші маркетингові компанії та розрахувати ціну залучення клієнта до закладу.

6. Участь в організаційних питаннях

Такі питання, як постачання інгредієнтів, вирішуються на рівні комірника та кухаря, але керівник також повинен контролювати цей процес та брати безпосередню участь у виборі постачальників для ресторану. Банально, вартість накладної може відрізнятися від вартості, на яку розраховував ресторан. Керівнику потрібно ухвалити рішення про таке постачання — скасувати або внести у витрати на постачання більшу суму. Менеджер ресторану повинен повністю слідкувати за процесом прийомки товару в ресторані і відсотком втрат продуктів або назначити відповідальну особу, наприклад — комірника.

Другий момент — замовлення інвентарю, уніформи для персоналу та обладнання. Менеджер ресторану повинен бути в курсі середніх цін на ринку, щоб придбати обладнання не за завищеною ціною. Теж саме і з ремонтом обладнання, лінійний персонал передає що не так з обладнанням і менеджер розв’язує питання щодо заміни чи ремонту.

7. Маркетинг та просування ресторану

Маркетинг у ресторанному бізнесі це те, без чого не вдасться зробити заклад популярним. Сарафанне радіо, звичайно, залишається одним з успішних методів просування, але є й більш сучасні варіанти. Наприклад, зараз найактуальнішим є просувати ресторан в інтернеті. А без власного сайту складно й уявити популярний ресторан.

Завдання менеджера ресторану в тому, щоб знайти відповідні канали для реклами ресторану і робити бренд популярнішим. Буде добре, якщо вдасться делегувати просування ресторану маркетологу з досвідом.

Будьте в тренді та стежте за ринком громадського харчування, оскільки правила змінюються, криза та пандемія не дають шансу залишатися на місці — з’являється доставка їжі, напівфабрикатів та продуктів.

8. Вибір зручної системи керування закладом

Інструменти для управління повинні бути зручними, тому систему автоматизації потрібно підбирати під потреби ресторану. Основні люди, котрі працюватимуть із програмою — офіціанти, керівник та власник. Інші співробітники зазвичай використовують тільки звіти або бланки з таких програм.

Вибирати програму для обліку в ресторані власнику краще спільно з керівником, враховуючи його досвід та потреби у функціях для ведення управлінського обліку в ресторані.

Що може стати у пригоді для керівника у системі автоматизації:

Можливість редагувати меню. Для кожного керівника важливо швидко та ефективно керувати меню. Якщо інгредієнти для страви закінчились, в Poster є можливість швидко скрити страву в QR-меню та в застосунку для офіціантів.

Перегляд статистики та аналітики продажів. Завжди будьте в курсі продажів та контролюйте статистику закладу в адмін-панелі у розділі «Статистика». Налаштуйте гнучкі права доступу до розділів адмін-панелі, щоб не турбуватися про безпеку даних.

Докладний фінансовий звіт. Регулярний перегляд звітності допоможе вчасно проаналізувати прибуток та спланувати бюджет. Переглядайте транзакції та фінансовий звіт у розділі «Фінанси» в адмін-панелі.

Звіт щодо руху інгредієнтів на складі. Регулярний перегляд звіту за рухом інгредієнтів допоможе мати завжди актуальну інформацію про залишки на складі та грамотно планувати закупівлю продуктів. Аналізуйте звіт за рухом у розділі «Склад» в Poster.

Контроль робочих змін персоналу. Враховуйте робочий час працівників для розрахунку заробітної плати. Персонал працюватиме в закладі, а ви завжди зможете перевірити час початку та закінчення їх робочого дня.

Наявність мобільного додатка для ресторанів. З Poster офіціанти зможуть приймати замовлення прямо на смартфоні та, не відходячи від столика, відправляти побажання гостей кухарю.

До того ж програма має бути зі зручним інтерфейсом, щоб не витрачати багато часу на її вивчення. З Poster у вас буде 15 безплатних днів, щоб протестувати всі функції та вибрати зручний тариф для вашого ресторану. Якщо ви шукаєте систему обліку для вашого бізнесу, дізнайтеся більше про переваги Poster перед іншими pos-системами на сторінці порівняння з альтернативою r-keeper.

9. Підвищення навичок менеджера ресторану

Персонал бере приклад з лідера, тому керівник також має навчатися та підвищувати свою кваліфікацію. Є великий вибір онлайн тренінгів та книг щодо покращення навичок менеджерства. Ми підібрали ТОП-5 книг, які має прочитати ресторатор.

Вчитися варто не тільки для того, щоб добре керувати рестораном, а ще й для того, щоб знати всі тонкощі ресторанного бізнесу та ділитися досвідом із вашим персоналом, бути для них наставником.

Підсумок

Хорошим менеджером не народжуються, навички приходять із досвідом та навчанням. Від керівника ресторану часто залежить успіх закладу та злагоджена робота персоналу. Потрібно вміти правильно спланувати роботу закладу, налагодити графік роботи, щоби ресторан працював як єдине ціле. Додатково до статті та рекомендованих книг можна переглянути відео-курс з управління своїм закладом, у ньому докладно розказано про ведення ресторанного бізнесу — роботу з персоналом, прогнозування бюджету та маркетинг.

Матеріали за темою

• Скасування мораторію на податкові перевірки
• Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе
• Маркетинг у ресторанному бізнесі
• Як правильно підібрати персонал в ресторан або кафе?
• Бухгалтерський облік ресторану в Україні
• Правила зберігання продуктів харчування у громадському харчуванні: терміни зберігання та товарне сусідство
• Як правильно вибрати посуд для ресторану
• Сезонне меню в кафе та ресторанах
• Сервіс у ресторані: стандарти обслуговування у ресторані
• Таємний гість у ресторані
• Топ-5 книг про ресторанний бізнес
• Вибір постачальника в кафе
• Оборотність місця в ресторані та кафе
• Організація контролю якості у ресторані
• Як спілкуватися зі складним гостем у кафе
• LTV ресторану та кафе, що це таке і навіщо його рахувати
• Еквайринг для кафе та ресторанів
• Для чого потрібна місія та цілі ресторану