Как выбрать поставщика продуктов питания для ресторана и кафе

10 августа, 2022 • 10 минут

Анастасия Акастелова

Маркетинг-менеджер Poster. Собирает и анализирует полезную информацию в блоге для рестораторов.

Требования к поставщику С какими поставщиками стоит работать?Оформление договора с поставщиками Где искать поставщика?Как начать работать с поставщиком Как упростить работу с поставщиками в кафе Выводы Материалы по теме

Как и рестораторам, всем поставщикам главное — получить прибыль. Это логичная и адекватная цель любого бизнеса. Заключая договор с поставщиками, вы предполагаете, что у вас будут партнерские взаимоотношения, которые приносят доход всем участникам. К сожалению, не все поставщики на российском и украинском рынках воспринимают это как обязательное условие. Поэтому если цель поставщика — получить сверхприбыль, то будьте готовы к различным ухищрениям и уловкам с его стороны. Среди многих причин банкротства и закрытия заведений есть также и махинации поставщиков.

Чтобы рассказать вам, как нужно выбирать поставщиков, на что обращать внимание в первую очередь и как обезопасить себя от нежелательных последствий отношений с недобросовестными поставщиками при приемке товаров в общепите, мы подготовили эту статью.

Чек-лист по запуску заведения

Полный список задач перед открытием кафе

Требования к поставщику

Хороший поставщик должен:

Своевременно и регулярно доставлять свежие продукты и товары в заведение по оговоренной цене. В первую очередь, если вы планируете расширять бизнес, смотрите в сторону крупных поставщиков. Всегда нужно учитывать, как долго компания работает на рынке.
Иметь всю необходимую документацию и сертификаты на продукцию, а работники компании поставщика должны знать все о своих продуктах и товарах. Сотрудничать с профессионалами всегда проще и надежнее.
Предоставлять качественный сервис, а это: своевременная доставка продуктов, замена не устраивающих по качеству позиций, свежая информация о новинках и об изменении цен. Если же ваш поставщик проводит мастер-классы и семинары для сотрудников заведения, где детально рассказывает о своей продукции, то это еще один огромный плюс.
Быть гибким в отношении «цена — качество», должен идти навстречу клиентам. В условиях затянувшегося кризиса большинство рестораторов ставят этот пункт чуть ли не на первое место, но все же найти такого поставщика в самом начале ведения бизнеса довольно сложно, к этому нужно стремиться, но лучше сразу определиться, для каких продуктов вам важнее цена, а для каких — качество.

С какими поставщиками стоит работать?

Безусловно, проще всего работать с комплексным поставщиком, готовым привозить все, начиная от специй, сахара и соли, и заканчивая деликатесами: красной рыбой, мраморной говядиной и перуанским кофе. Такие поставщики предлагают систему скидок, гарантируют оперативные поставки и в целом позволяют сэкономить время и избавляют вас от лишних забот о документах и т. п.

Но в реалиях рынка Украины это пока слишком утопично. Весь ассортимент, который удовлетворит каждого клиента, приобрести в одном месте практически невозможно. Когда компания занимается комплексными поставками, то она должна удовлетворять потребности всех заказчиков, и неважно, какого класса у них заведение, будь то ресторан или небольшое кафе на фуд-корте. Вам все равно придется искать более выгодные предложения на стороне.

Система учета для кафе, баров и ресторанов

Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской и финансовый учет

Попробовать бесплатно Узнать больше

Поэтому самый распространенный вариант — сотрудничество с несколькими поставщиками, которые занимаются только определенными продуктами. Такие компании стараются следить за качеством товара и хорошо его знают. К бонусам в работе с несколькими поставщиками можно еще отнести отсрочки по платежам и кредиты. Но в таком случае вам потребуется дополнительный человек в штате, отвечающий за работу с поставщиками. Не забывайте, что и сами поставщики предпочитают работать с добросовестными рестораторами, подробнее в нашей статье — «Основы управления рестораном».

Есть еще вариант — закупки на продуктовых рынках**.** Особенно фрукты и овощи в сезон. Чаще всего именно поставщики овощей держат стабильно завышенную цену даже в период сезона. Также, если поставщик задерживает доставку по каким-то причинам, на рынке всегда можно быстро докупить недостающие продукты.

Как проверить поставщика?

Чтобы начать сотрудничать с поставщиком и быть уверенным в его надежности — нужно изучить информацию о нем. Начните с просмотра отзывов в интернете, это первое, что расскажет вам о поставщике. Дальше пообщайтесь с коллегами из ресторанной сферы, узнайте с какими поставщиками работают они и что они могут про них рассказать.

При первой встрече с поставщиком, запросите у него все документы, подтверждающие легальную работу — сертификаты качества на продукцию, ветеринарные справки на мясо и рыбу.

Не лишним будет проверить поставщика в базе ФЛП или ООО, чтобы убедиться, что фирма зарегистрирована и поставщик работает законно.

Посмотрите самостоятельно как работает Poster

Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:

Финансовые отчеты
Складской учет
Статистика и аналитика
Маркетинг и др.

Посмотреть демо

Оформление договора с поставщиками

Договор с поставщиком — основной документ, по которому происходит все сотрудничество. В нем важно прописать все нюансы работы, например, какие могут быть штрафы в случае изменения поставщиком графика поставок. В договоре прописывают примерный график поставок и условия, по которым происходит оплата и прием поставки.

Цены на продукты часто поднимаются, поэтому поставщик также может поднимать цены на свои товары. В договоре важно прописать сроки, за которые поставщик должен предупреждать о поднятии цен на продукцию.

Основные пункты, которые лучше сразу прописать в договоре с поставщиком:

стоимость товаров и скидки;
минимальный заказ продукции;
какой объем товаров нужен для кафе в среднем;
условия возврата;
гарантии в случае доставки бракованных товаров;
условия оплаты;
основной прайс на продукцию.

Где искать поставщика?

Найти надежного поставщика с качественными продуктами не так просто, нужно общаться с рестораторами, смотреть маркетплейсы или посещать фуд выставки. Рассмотрим подробнее где и как найти поставщиков для кафе.

1. Ищите в интернете. Google — лучший ресурс для поиска поставщиков, просматривайте не только первую страницу выдачи, открывайте сайты и на второй странице, оценивайте сайты и отзывы о поставщике.

2. Просматривайте маркетплейсы. Современный ресторанный рынок уже нельзя представить без курьеров и агрегаторов доставок. Такие же есть и для доставки продукции в рестораны и кафе. Например, если вам нужно сделать заказ у нескольких поставщиков — курьер соберет его и привезет вам.

Ходите на выставки еды и ярмарки. На таких мероприятиях можно познакомиться с поставщиками напрямую, договориться о выгодных условиях. На выставках можно сразу оценить качество продуктов и сравнить конкурентов.

4. Пообщайтесь с другими рестораторами. Узнайте с какими поставщиками работают ваши коллеги, поспрашивайте о минусах и плюсах поставщиков.

5. Напишите пост в соцсетях. Расскажите в соцсетях вашего кафе, что ищете поставщиков. Так на ваше объявление могут откликнуться поставщики разных категорий товаров. Например, таким способом можно найти локальных поставщиков, которые занимаются продажей крафтовой продукции.

Как начать работать с поставщиком

Первое, с чего стоит начинать работу с поставщиком — выбор ассортимента товаров для вашего кафе. Заранее составьте список продуктов, которые вам нужны и пропишите на них цены, которые вы закладывали в себестоимость. С этими данными обратитесь к поставщику — так он сразу сможет предложить вам актуальные для вас продукты.

Дальше, когда список продуктов примерно сформирован, сделайте тестовую поставку в минимальном количестве. Это нужно для того, чтобы проверить качество всех товаров, оценить вкус, использовать продукты в проработке блюд и оценить общую работу поставщика.

Как упростить работу с поставщиками в кафе

Чтобы быстрее принимать поставки, используйте систему автоматизации для кафе. В Poster можно добавлять электронные таблицы для быстрого добавления поставки.

Например, поставщик может привезти вам обычную бумажную накладную и дополнительно отправлять на почту электронную накладную со всеми наименованиями. Дальше вы или ваш кладовщик добавите эту таблицу в по для ресторанов Poster. Останется только сопоставить нужные наименования товаров с ингредиентами, которые добавлены в Poster. После запуска импорта поставки все ингредиенты, которые были в накладной, будут добавлены на остатки вашего склада в Poster.

Система автоматизации позволяет прозрачно вести расчеты с поставщиками и контролировать расходы на каждый товар. С помощью аналитики можно отслеживать себестоимость продуктов - например, фруктов, овощей или специй - и сравнивать, как меняется стоимость со временем.

Представим, ваш поставщик доставил несколько видов сыров. Благодаря Poster вы сразу видите, что некоторые поставки уже оплачены, некоторые - частично, а по нескольким еще есть задолженность. Так вы легко оцениваете общую сумму долга и сроки оплаты, чтобы избежать задержек.

Если поставщик поднимает цену на определенный товар, в Poster вы видите, как это влияет на общую себестоимость блюд, содержащих этот ингредиент, и можете решить, стоит ли пересмотреть рецепты или найти другое предложение. Информация помогает принимать обоснованные решения о замене поставщика или пересмотре условий закупки, чтобы сохранить финансовый баланс и качество.

Выводы

Главное, не теряйте бдительности при работе с поставщиками, независимо от того, как долго вы уже с ними сотрудничаете. Для эффективного менеджмента ресторана важно, чтобы ваши повара, бариста и бармены постоянно проверяли качество продукции. Не прекращайте мониторить рынок поставщиков в поисках новых игроков и выгодных сделок, назначьте отдельного человека, который будет заниматься закупками, или возьмите часть его обязанностей на себя, чтобы держать руку на пульсе. Самый надежный способ поддерживать качество блюд — проверенный поставщик и свой закупщик.

Тур по продукту

Дополнения