Выбор поставщика в ресторан

Как и рестораторам, всем поставщикам главное — получить прибыль. Это логичная и адекватная цель любого бизнеса. Заключая договор с поставщиками, вы предполагаете, что у вас будут партнерские взаимоотношения, которые приносят доход всем участникам. К сожалению, не все поставщики на российском и украинском рынках воспринимают это как обязательное условие. Поэтому если цель поставщика — получить сверхприбыль, то будьте готовы к различным ухищрениям и уловкам с его стороны. Среди многих причин банкротства и закрытия заведений есть также и махинации поставщиков. 

Чтобы рассказать вам, как нужно выбирать поставщиков, на что обращать внимание в первую очередь и как обезопасить себя от нежелательных последствий отношений с недобросовестными поставщиками, мы провели небольшое интервью с Ириной Усковой, генеральным директором сети бизнес-кофеен Coffee Molly.

Poster: Какие у вас основные требования к продуктам?

Наш основной товар — свежесваренный кофе. Поэтому все, что связано непосредственно с ним, жестко контролируется. Поставщик кофе подбирает зерна под нашу кофе-машину. Нам важен конечный результат, а не наличие или отсутствие сертификата качества смеси кофейных зерен. Безусловно, наличие всех необходимых документов проверяется, мы не рискуем работать с поставщиками, которые используют в своей работе только ценник.

Выбирая поставщиков основных ингредиентов, чаще всего я анализирую, с кем работают лидеры нашего рынка, и предпочитаю на 80% полагаться на их выбор. Такая стратегия существенно сужает поиски поставщиков в нашем регионе и экономит время.

Наш формат — это мини-кофейни в бизнес-центрах, где максимальная площадь помещения не более 15 кв. м, поэтому мы не заинтересованы закупать большим оптом. Сроки годности нас всегда устраивают, товар продается не дольше недели.

Poster: Какие продукты вы закупаете в розницу или малым оптом, а какие — большим и почему?

У нас нет как такового большого опта. Мы выбирали поставщиков, которые могут привезти все, что нужно, в течение суток при заказе товара от 1000 до 5000 руб. Поэтому мы закупаемся часто. Долго выстраивали механизм внутренней работы, чтобы все было гладко и вовремя, без необходимости ежедневного контроля.

Для нас большой опт — это закупка на месяц-два. Иногда мы идем на это, если нужно ввести уникальный товар. Например, закупить уникальные вкусы сиропов, которых нет в наличии ни у одного поставщика в нашем регионе. В этом случае идем на риск и закупаем большую партию сиропов из Москвы или Санкт-Петербурга. Таким же образом мы закупаем подарочные чаи, необычные кружки — этот товар продается медленно, но он оживляет интерес у наших постоянных гостей, а по условиям наших поставщиков он доступен только большим оптом.

Poster: Какие у вас требования к доставке и срокам поставок, и как вы заказываете нестандартные продукты?

Условия доставки: срок 1-2 дня, отсрочка от 10 дней, подъем на этаж, а также удобная для хранения и продажи упаковка. Что еще очень важно — адекватный личный менеджер, который всегда на связи. Доставка бесплатная при минимальной сумме закупки от 1000 рублей. Очень удобно, если менеджер анализирует наши покупки и вовремя напоминает, рассказывает о новинках или помогает составлять текущий заказ.

Нестандартные товары я первоначально закупаю в единственном экземпляре или покупаю у перекупщиков в нашем регионе, потом соглашаюсь на условия поставщика, но при этом, конечно, стараюсь максимально «прогнуть» его под вышеперечисленные требования.

Poster: Расскажите подробнее о договорах с поставщиками: как часто они могут менять цены, каковы обязательные объемы закупок, условия возврата и т. п.?

За 2,5 года работы мы вообще не решали такие вопросы. Все изменения всегда прозрачны, и я всегда в курсе о них до момента заказа. Все договоры подписывались один раз, и мы никогда не меняли по ним условия.

Poster: Бывали ли у вас причины для смены поставщика?

Конечно, чаще всего я не жду, когда причина настанет. Просто всегда ищу лучших и в любой удобной ситуации пробую работать с новыми поставщиками. Я очень хорошо отношусь к молодым компаниям, так как они более гибкие и лояльные. С ними всегда намного проще найти компромисс, они следят за тенденциями рынка и чаще всего помогают нам улучшать ассортимент.

Причины для смены поставщика заложены еще и в условиях работы с ним. Чаще всего, если какое-то из условий начинает сильно «хромать» в наших отношениях, это и ведет к прекращению сотрудничества.

Poster: Где и как вы находите поставщиков?

В первую очередь мы используем опыт сильных игроков рынка. Я лично смотрю, с какими брендами товаров они работают, особенно когда бываю в командировках или путешествую за границей.

Если мы ищем что-то конкретное, то находим в интернете нескольких производителей и потом выходим к ним напрямую. Мне высылают образцы, а дальше мы уже выбираем по качеству товара и условиям работы.

Poster: На что вы обращаете внимание в первую очередь при выборе поставщика и из скольких вы обычно выбираете?

Обычно бывает два варианта развития событий:

1. Нужна конкретная позиция, и необходимо найти, кто ее привезет и на каких условиях.

2. Нужно сократить расходы. Тогда мы ищем оптимальный вариант замены.

Если есть время, то поиск в обоих случаях идет постоянно до тех пор, пока мы не найдем идеального поставщика, в противном случае придется чем-то пожертвовать.

Когда мы просто снижаем затраты, то хорошо, если поставщик занимается не только одной позицией, а может обеспечить целый комплекс поставок в разных направлениях. В этом случае и нам, и поставщику работать гораздо удобнее. Для нас это в первую очередь низкие цены и предсказуемый менеджер, а также поведение поставщика в целом.

Poster: Кто у вас занимается поставками и договорами с поставщиками? Как вы ведете учет всех поставок и списаний?

Поставками занимается несколько человек. Есть зона ответственности самих барменов, есть старший бармен, у которого есть полномочия заказывать еще более широкий спектр, и есть директор, который заказывает уникальные или новые товары.

Многое зависит от поставщика: если с его стороны все прозрачно и порядок в организации, то мне как директору можно делегировать работу с поставщиком барменам. Если же структура запутана и слишком много бюрократии, то приходится этот процесс контролировать лично. Я, как правило, делаю все возможное, чтобы последнего типа поставщиков у нас не было вообще, но полностью избавиться от этого пока не выходит.

Учет поставок ведем в двух системах: первая — группа во «ВКонтакте» и вторая — система учета ресторана Poster. Группа позволяет нам оперативно сообщить, куда пришел товар и в каком количестве. А потом уже менеджер заносит весь товар в Poster.

Безусловно, есть огромный пробел в системе поставок, который мы мечтаем устранить, чтобы до конца автоматизировать все поставки. Сейчас у нас еще многое зависит от человеческого фактора, а сами поставки — это очень важная составляющая наших будней.

Списания мы делаем в Poster, благо тут все просто и понятно. Так как мы максимально уходим от большого опта по некоторым позициям, то и разделом «Списания» пользуемся не так часто.

Что в итоге

Хороший поставщик должен:

— Своевременно и регулярно доставлять свежие продукты и товары в заведение по оговоренной цене. В первую очередь, если вы планируете расширять бизнес, смотрите в сторону крупных поставщиков. Всегда нужно учитывать, как долго компания работает на рынке.

— Иметь всю необходимую документацию и сертификаты на продукцию, а работники компании поставщика должны знать все о своих продуктах и товарах. Сотрудничать с профессионалами всегда проще и надежнее.

— Предоставлять качественный сервис, а это: своевременная доставка продуктов, замена не устраивающих по качеству позиций, свежая информация о новинках и об изменении цен. Если же ваш поставщик проводит мастер-классы и семинары для сотрудников заведения, где детально рассказывает о своей продукции, то это еще один огромный плюс.

— Быть гибким в отношении «цена — качество», должен идти навстречу клиентам. В условиях затянувшегося кризиса большинство рестораторов ставят этот пункт чуть ли не на первое место, но все же найти такого поставщика в самом начале ведения бизнеса довольно сложно, к этому нужно стремиться, но лучше сразу определиться, для каких продуктов вам важнее цена, а для каких — качество.

С какими поставщиками стоит работать?

Безусловно, проще всего работать с комплексным поставщиком, готовым привозить все, начиная от специй, сахара и соли, и заканчивая деликатесами: красной рыбой, мраморной говядиной и перуанским кофе. Такие поставщики предлагают систему скидок, гарантируют оперативные поставки и в целом позволяют сэкономить время и избавляют вас от лишних забот о документах и т. п.

Но в реалиях рынков России и Украины это пока слишком утопично. Весь необходимый ассортимент, который удовлетворит каждого клиента, приобрести в одном месте практически невозможно. Когда компания занимается комплексными поставками, то она должна удовлетворять потребности всех заказчиков, и неважно, какого класса у них заведение, будь то ресторан или небольшое кафе на фуд-корте. Вам все равно придется искать более выгодные предложения на стороне.

Поэтому самый распространенный вариант — сотрудничество с несколькими поставщиками, которые занимаются только определенными продуктами. Такие компании стараются следить за качеством товара и хорошо его знают. К бонусам в работе с несколькими поставщиками можно еще отнести отсрочки по платежам и кредиты. Но в таком случае вам потребуется дополнительный человек в штате, отвечающий за работу с поставщиками. Не забывайте, что и сами поставщики предпочитают работать с добросовестными рестораторами, подробнее в нашей статье — «5 качеств хорошего ресторатора»

Есть еще вариант — закупки на продуктовых рынках. Особенно фрукты и овощи в сезон. Чаще всего именно поставщики овощей держат стабильно завышенную цену даже в период сезона. Также, если поставщик задерживает доставку по каким-то причинам, на рынке всегда можно быстро докупить недостающие продукты.

Главное, не теряйте бдительности при работе с поставщиками, независимо от того, как долго вы уже с ними сотрудничаете. Важно, чтобы ваши повара, бариста и бармены постоянно проверяли качество продукции. Не прекращайте мониторить рынок поставщиков в поисках новых игроков и выгодных сделок, назначьте отдельного человека, который будет заниматься закупками, или возьмите часть его обязанностей на себя, чтобы держать руку на пульсе. Самый надежный способ поддерживать качество блюд — проверенный поставщик и свой закупщик.