Особенности ведения бухгалтерского учета в ресторанах и кафе
Пожалуй, основная сложность ведения бухгалтерского учета ресторана в Украине в том, что в одном заведении проходит три параллельных процесса, учет которых вам нужно вести: производство, розничная торговля и предоставление услуг. Но не все так сложно. Главное, на начальном этапе разграничить тип вашего бизнеса: малый бизнес — с одной стороны, крупный — с другой. От этого зависит выбор системы налогообложения, а следовательно, и дальнейший бухгалтерский учет.
Налоговый учет ресторана в Украине
Система налогообложения зависит от категории заведения. Например, если у вас кофейня, пиццерия или кафе без продажи подакцизных товаров, лучше всего вести учет на едином налоге 2 группы ФЛП в Украине.
Малый бизнес организовывают в виде ФЛП или ООО. Здесь и есть главное отличие ведения учета: общество с ограниченной ответственностью должно вести бухгалтерский учет, помимо налогового, а индивидуальным предпринимателям это делать необязательно, что существенно упрощает их жизнь. Если вы планируете заведение со всеми комплексами, то это скорее всего будет общая система юридического лица.
ФЛП
Доходы учитываются кассовым методом: все, что приходит на расчетный счет от покупателей, считается доходом, за исключением некоторых случаев — например, при возвратах от подотчетного лица или от поставщика, когда мы заплатили какую-то сумму, а потом поставщик возвращает нам деньги, потому что не смог выполнить поставку, но это уже не покупатели или гости, а другие люди, с которыми вы сотрудничаете.
В Украине кассовый метод применяют, как правило, только для ФЛП на общей системе, где нужно следить, чтобы каждый месяц были оформлены и оплачены все поставки, в противном случае предприятие теряет расходы и увеличивает себе налог на прибыль.
В итоге задача предпринимателя, ресторатора — вести только учет доходов, что сделать достаточно просто. Вам даже не нужно какое-то специализированное программное обеспечение, требуется просто подсчитать суммы по банковским выпискам и по кассе.
ООО
Что же касается ООО в Украине, то здесь придется вести также полноценный бухгалтерский учет. Налоговый учет ведется, как и у ФЛП. Главная головная боль — формирование регистров бухгалтерского учета, или, как их еще называют, «проводок». Их нужно делать на каждую хозяйственную операцию:
приобрели товары у поставщика;
продали товары;
выплатили зарплату;
уплатили налоги;
рассчитали или начислили налоги и т. д.
На любой факт хозяйственной деятельности нужно формировать реестры и отражать в соответствующих отчетах. Помимо этого, сдаются еще бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. В этом отчете отражаются основные показатели бизнеса на 31 декабря:
состояние активов: оборудование для производства и торговли, мебель и т. п.;
сколько денег в остатках, сколько вам должны покупатели;
информация о пассивах: задолженностях и источниках дохода.
Еще есть такое понятие, как дебиторская задолженность. Сейчас объясним, как она может возникнуть, на примере. Допустим, вы получили что-то от поставщика, но еще не заплатили ему — вот это и отражается в пассиве баланса. Или учредители внесли какую-то сумму изначально на приобретение оборудования, все это — нераспределенная прибыль и убыток.
Ко всеобщему сожалению предпринимателей, подобная отчетность ценности для них не имеет. Но вы обязаны это делать, так как это часть бухгалтерского учета, а ваш бизнес — юридическое лицо.
Для Украины мы разобрались как можно сэкономить на услугах бухгалтера и организовать учет, какую форму налогообложения лучше выбрать для среднего и крупного бизнеса в отдельной статье «Какие документы нужны для открытия ресторана».
Чек-лист по запуску заведения
13 советов для тех, кто планирует открыть кафе
✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.
Учет производства в ресторане
Общепит связан больше не с торговлей, а именно с производством. Вы покупаете ингредиенты, преобразовываете их и продаете в готовом виде как отдельный товар. А учет производства довольно сложен. Чаще всего используют метод «партион» — производство и продажа готовой продукции партиями, например 15 пицц или 10 салатов, где на каждую партию списывается определенное количество отдельных ингредиентов.
Сложность состоит в том, что вам нужно отслеживать все эти затраты, а еще не забывать про труд персонала, обслуживание оборудования, его износ и т. п. Для этого и нужна автоматизация бухгалтерского учета в ресторане. Чтобы в реальном времени вести такой детальный учет по работе заведений, стоит внедрять систему автоматизации, которая будет передавать все данные в вашу бухгалтерскую программу. Чтобы понять, как работает система автоматизации, попробуйте Poster в тестовом режиме.
Бухгалтерские приложения не могу обеспечить такой детальный учет, там нужно вбивать всю информацию вручную — это очень долгий и кропотливый процесс, и велики шансы, что данные вы внесете неточно. Да, сам бухучет чаще всего ведут в 1С, и как раз с ней Poster полностью интегрирован, умеет выгружать и загружать накладные, отчеты — полная двусторонняя синхронизация данных. Вашему бухгалтеру не нужно разбираться в учете, которым будете пользоваться вы, как собственник, или ваш управляющий, а спокойно работать в привычной системе.
Если не внедрите систему автоматизации в самом начале, организовать корректный и достоверный учет, в том числе налоговый, будет крайне сложно. Чем лучше и функциональнее ваша система, тем меньший объем бухгалтерских работ нужно будет делать. Надеемся, с налоговым учетом и автоматизацией процессов мы разобрались, поэтому идем дальше, чтобы понять как вести бухгалтерский учет в ресторане
Основной документооборот ресторана в Украине
Какие документы должны быть в ресторане?
Для запуска ресторана в Украине вам обязательно понадобятся документы на кассовый регистратор:
Отдельно идут все договоры с третьими лицами (например, если вы арендуете помещение под ресторан). Но на этом организация бухгалтерского учета и отчетности в ресторане не заканчивается, поэтому идем дальше.
Договор аренды помещения для ресторана
В договоре аренды важно указать:
сроки оплаты;
ценообразование аренды за квадратный метр и ее изменение;
периодичность изменения арендной платы (повышения) и к чему оно привязывается;
правила использования арендуемого помещения;
сроки и возмещение при расторжении договора со стороны арендодателя либо арендатора.
Дальше в статье мы еще рассмотрим договоры с поставщиками.
Ценообразование в ресторане
Для начала разберемся, как формируется цена на блюдо, точнее, как это будет выглядеть для вашего бухгалтера, ведь для бухучета цена складывается из огромной совокупности факторов:
Себестоимость блюда (переменная составляющая).
Заработная плата всего персонала: повара, закупщики, официанты, уборщицы, посудомойки и т. д.
Аренда помещения.
Налоговая ставка.
Прочие расходы (пошив формы персонала, затраты на маркетинг и прочее).
Амортизация, ремонт помещения, кухонного оборудования, перепечатка меню и т. д.
Не забывайте, что цена также сильно зависит от концепции, ценового сегмента, целевой аудитории и общей ситуации на рынке общепита. Если заведение демократичное и рассчитано на большой оборот, то и цена будет ниже, с расчетом на более состоятельную ЦА цена вырастет и т. д.
Что делать, если сменился поставщик или изменились цены?
Как правило, все цены на рынке приблизительно одинаковые, никто не хочет терять прибыль, поэтому участники рынка стараются не демпинговать, а привлекать клиентов качеством продукции и сервисом, условиями сотрудничества.
К тому же стоит каждый месяц составлять отчеты о рентабельности и продаже продуктов и после этого корректировать цены.
Что делать, если продукты испортились?
Специально для этого в бухгалтерском учете есть списание продуктов на порчу. Такие списания обычно закладываются и в себестоимость в отчете о финансовых результатах.
Как определить ассортимент блюд?
Чтобы составить план-меню, для начала нужно выбирать категорию, формат заведения (кафе, ресторан, кальянная, столовая и т. д.). Потом вы анализируете рынок блюд и, ориентируясь на статистику, вводите самые популярные позиции, добавляя новые блюда из других стран. Дальше смотрят по статистике продаж: что идет, а что нужно убрать или заменить. Статистику удобно отслеживать и анализировать с помощью систем для учета в столовых, ресторанах, кафе. Подробнее про составление меню вы можете почитать в отдельной статье «Разработка меню».
Установление нормы вложения сырья
Нормы обычно устанавливаются на основании сборника рецептур или самостоятельно через так называемый акт проработки, когда у вас большая недостача и процент нормы сборника существенно отклоняется от процента обработки сырья по факту.
В данном примере наценка для ресторана небольшая, потому что позиция рассчитана на большую оборачиваемость блюда.
Теперь поговорим о персонале: как правильно вести бухгалтерский учет в ресторане и прописывать расходы на сотрудников.
Требования к производственному персоналу
Первое, что вам нужно, — это прописать должностные инструкции по каждой из следующих позиций:
бармен;
официант;
уборщица;
повар (в зависимости от категории или от занимаемой должности на кухне);
администратор;
закупщик
другие.
Именно должностные инструкции официально и документировано определяют, что именно должен делать работник в ресторане. Также этот документ имеет определяющее значение при решении конфликтных ситуаций, когда сотрудник не выполняет свои прямые служебные обязанности или не соблюдает правила внутреннего распорядка заведения.
Помимо инструкций, вам нужно составить договоры о полной материальной ответственности.
Договор о материальной ответственности (ДМО)
Это соглашение между работником и организацией, в нашем случае заведением, где:
оговариваются обязанности администрации и работника по обеспечению сохранности имущества заведения, с которым работает сотрудник,
устанавливается материальная ответственность работника за необеспечение сохранности этого имущества.
При этом неполученные доходы (упущенную выгоду) взысканию с работника не подлежат. ДМО важен не только для работодателя, потому что дает уверенность в том, что продукцию или оборудование не испортят, но и для самого работника, так как он ограждает его от безосновательных подозрений и претензий.
Помимо договора о материальной ответственности, к бухгалтерскому учету можно еще отнести товарные отчеты.
Товарный отчет материально ответственных лиц
Это отчет по движению запасов, товаров и тары. Его составляют в двух экземплярах материально ответственные лица. К первому экземпляру прикрепляют все приходные, расходные накладные и сдают в бухгалтерию, а второй оставляют у себя. Периодичность и сроки составления отчета устанавливаются приказом. На практике же в общепите его делают отдельно за каждый день.
Товарный отчет состоит из приходной части, которая заполняется материально ответственным лицом на основании первичных документов, которые подтверждают поступление товара. Перед составлением отчета все документы должны быть рассортированы как «приход» и «выбытие» товара. Расходная часть заполняется на основании товарных чеков, Z-отчетов и расходных накладных.
Порядок заполнения отчета:
Титульная страница.
Суммы остатка товара и тары на начало дня. Остатки должны сходиться на конец дня из предыдущего отчета.
В хронологическом порядке заполняются данные о поступлении и выбытии товара за день в соответствии с первичными документами, на основании которых делались операции.
Сумма остатка на конец дня.
С товарными отчетами вроде разобрались, дальше идет одна из самых затратных частей — оплата труда.
Учет оплаты труда
Бухгалтерский учет включает в себя учет численности работников, отработанного времени и выработки.
Для начала вам нужно определить количество работников, которые будут задействованы на каждом участке, исходя из площади и заполняемости заведения. Кроме того, не забывайте про соблюдение норм охраны труда.
Как правило, это график работы 2 через 2, 40 часов в неделю с отдельной оплатой за вечерние, ночные, праздничные, выходные в соответствии с КЗоТ.
Есть две формы оплаты труда, которые чаще всего применяются в общепите:
Повременная форма оплаты: расчет заработной платы исходя из оклада или тарифной ставки за фактически отработанное время.
Повременно-премиальная система оплаты труда: зарплата состоит из оплаты труда за фактически отработанное время и премии (месячной или квартальной) за качественное выполнение работ и оказание услуг.
Отдельная тема — официальное оформление отпусков и больничных. Нужно составить график отпусков на каждого сотрудника, издать приказ на отпуск и выплачивать отпускные за три дня до начала отпуска.
Так мы постепенно приближаемся к самой трудоемкой, требующей особого внимания бухгалтера задачи — складскому учету (инвентаризации).
Инвентаризация в ресторане
Как правило, инвентаризация проводится каждое 1-е число месяца, перед ней обязательно нужно проводить все приходные и расходные документы. Если у вас есть бар, то инвентаризацию бухгалтеру лучше проводить вместе со старшим барменом либо уполномоченным лицом. На кухне инвентаризация проводится с шеф-поваром и технологом.
Как провести инвентаризацию в Poster
В программе учета Poster есть возможность проводить как полную, так и частичную инвентаризацию склада. Например, частичную инвентаризацию можно проводить раз в неделю и только по скоропортящимся позициям. А полная, как правило, проводится ежемесячно.
После проведения инвентаризации данные обрабатываются, и остатки вводятся в программу автоматизации кафе, как это, например, делается в Poster. Все полуфабрикаты по кухне и бару раскладываются на отдельные составляющие и добавляются к фактическому остатку. Дальше проводим анализ результатов инвентаризации. Если есть расхождения или другие вопросы, делаем проверку прихода–расхода, технологической карты, процента обработки продукта.
Если есть ошибка, ее нужно обязательно исправить, чтобы не вносить неверные данные в систему. Потом вы можете забыть про это и только усугубите проблему.
Если вопрос возник по проценту потери при первичной обработке продукта:
проводим дополнительную проработку;
создаем акт проработки и пересчитываем процент потери.
Если проблема в техкарте, тогда делаем дополнительную проработку блюда и пересчитываем весь расход по задействованным продуктам за период. Также есть еще частичная инвентаризация, которая проводится для проверки только одной категории товаров, если при исправлении всех недочетов у вас все равно остается недостача или излишек.
Poster — система автоматизации кафе и ресторанов
Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.
Учет сырья, товаров, тары на складе и в бухгалтерии
Бухгалтерский учет включает в себя также фиксирование всех поступлений товаров, сырья и их оценку. Все начинается, как обычно, с оформления договоров по запросу от заведения к поставщику. Поставщик должен отправить вам:
Два экземпляра договора
Уставные документы предприятия
Прайс его продукции
Санитарные сертификаты на продукцию
В договоре с поставщиком важно указать:
сроки поставки после заявки;
время доставки;
возмещение при нарушении этих сроков;
сроки оплаты и отсрочки оплаты продукции;
возмещение при просрочке оплаты;
возвраты при неликвидности продукции и возмещение в таких случаях.
Если вы работаете с закупщиком, деньги ему нужно выдавать только под отчет. В конце дня закупщик заполняет авансовый отчет на основании чеков, товарных накладных и сдает остаток, или ему возвращают перерасход. Как показывает практика многих успешных заведений, можно работать и с поставщиками, и с закупщиком, так как периодически поставщики не успевают поставить продукцию в нужное время и ваш закупщик гораздо быстрее купит, что нужно, прямо сейчас, чтобы заведение не простаивало, или если эти позиции гораздо выгоднее купить на рынке или в супермаркете.
Наравне с учетом поставок вашему бухгалтеру или вам лично, если вы не собираетесь никому доверять свою бухгалтерию, придется учитывать также и списания.
Какие бывают списания расходов в общепите
Порча
Питание персонала
Угощение гостя
Проработка блюд
Проработка блюд для ознакомления официантов
Проработка блюд для фотографий
Проверка вкусовых качеств блюда
Проверка веса блюда
Блюда для СЭС на заключение санитарных норм
Посуда и приборы в общественном питании
Минимальные требования к предприятиям общественного питания:
Металлическая посуда и столовые приборы из мельхиора, нержавеющей стали и других современных сплавов.
Сортовая стеклянная посуда: хрусталь, стекло с рисунком или без.
Посуда из керамики и дерева.
Что касается норм обеспечения предприятия общепита посудой и приборами, то расчет ведется так: минимум один набор на одно посадочное место. Но, как правило, для начала покупают в два раза больше.
Документально посуда и приборы оформляются так же, как и продукты.
Напоследок ответим на вопрос, который задают многие начинающие и даже опытные рестораторы.
Как бухгалтеры рассчитывают рентабельность заведения?
Вариант 1
Чистую прибыль заведения разделить на сумму всех расходов и умножить на 100%
Вариант 2
Сумму балансовой прибыли разделить на стоимость активов и умножить на 100%
