Як вибрати постачальника їжі для ресторану та кафе

10 серпня, 2022 • 10 хвилин

Анастасія Акастелова

Маркетинг-менеджер Poster. Збирає та аналізує корисну інформацію в блозі для рестораторів.

Вимоги до постачальника З якими постачальниками варто працювати?Оформлення договору із постачальниками Де шукати постачальника?Як почати працювати з постачальником Як спростити роботу з постачальниками у кафе Висновок Матеріали за темою

Як і рестораторам, для всіх постачальників головне — отримати прибуток. Це логічна й адекватна мета будь-якого бізнесу. Укладаючи угоду з постачальниками, ви припускаєте, що у вас будуть партнерські стосунки, які даватимуть прибуток усім учасникам. На жаль, не всі постачальники на російському й українському ринках сприймають це як обов’язкову умову. Тому якщо мета постачальника — отримати надприбуток, то будьте готові до різноманітних хитрощів і вивертів з його боку. З-поміж багатьох причин банкрутства й закриття закладів є і махінації постачальників.

Щоб розповісти вам, як треба вибирати постачальників, на що звертати увагу насамперед і як убезпечити себе від небажаних наслідків відносин з недобросовісними постачальниками при прийомі товарів в ресторані, ми підготували цю статтю.

Чек-ліст для запуску закладу

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Вимоги до постачальника

Хороший постачальник має:

Своєчасно й регулярно доставляти свіжі продукти й товари в заклад за обумовленою ціною. Якщо ви плануєте розширювати бізнес, насамперед дивіться в бік великих постачальників. Завжди треба зважати на те, як довго компанія працює на ринку.
Володіти всією потрібною документацією та сертифікатами на продукцію, а працівники компанії-постачальника — знати все про свої продукти й товари. Співпрацювати з професіоналами завжди простіше й надійніше.
Надавати якісний сервіс, а це своєчасне доставлення продуктів, заміна позицій, які не влаштовують за якістю, свіжа інформація про новинки й зміну цін. Якщо ж ваш постачальник проводить майстер-класи й семінари для працівників закладу, де докладно розповідає про свою продукцію, то це ще один величезний плюс.
Бути гнучким у співвідношенні «ціна — якість», іти назустріч клієнтам. В умовах тривалої кризи більшість рестораторів ставлять цей пункт мало не на перше місце, але все-таки знайти такого постачальника на самому початку ведення бізнесу досить складно. До цього треба прагнути, але ліпше відразу визначитися, для яких продуктів вам важливіша ціна, а для яких — якість.

З якими постачальниками варто працювати?

Безумовно, найпростіше працювати з комплексним постачальником, що ладен привозити все, починаючи від спецій, цукру та солі й закінчуючи делікатесами: червоною рибою, мармуровою яловичиною та перуанською кавою. Такі постачальники пропонують систему знижок, гарантують оперативне постачання й загалом дають змогу заощадити час і позбавляють вас зайвих турбот про документи тощо.

Але в реаліях ринка України це поки що занадто утопічно. Весь потрібний асортимент, що задовольнить кожного клієнта, придбати в одному місці практично неможливо. Якщо компанія постачає товари комплексно, то вона має задовольняти потреби всіх замовників, і неважливо, якого класу в них заклад: чи це ресторан, чи невелике кафе на фудкорті. Вам однаково доведеться шукати вигідніші пропозиції деінде.

Хмарна каса Poster

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Спробуйте безкоштовно Дізнатися більше

Тому найпоширеніший варіант — співпраця з кількома постачальниками, що працюють тільки з певними продуктами. Такі компанії стараються стежити за якістю товару й добре його знають. До бонусів у роботі з кількома постачальниками можна ще зарахувати відтермінування платежів і кредити. Але в такому разі вам знадобиться додаткова людина в штаті, відповідальна за роботу з постачальниками. Не забувайте, що й самі постачальники воліють працювати із сумлінними рестораторами; докладніше — у нашій статті «Основи управління рестораном».

Ще один варіант — закупівля на продуктових ринках. Особливо фруктів і овочів у сезон. Найчастіше саме постачальники овочів тримають стабільно завищену ціну навіть у період сезону. Також, якщо постачальник з якихось причин затримує постачання, на ринку завжди можна швидко докупити продукти, яких бракує.

Як перевірити постачальника?

Щоб почати співпрацювати з постачальником і бути впевненим у його надійності, потрібно вивчити інформацію про нього. Почніть із перегляду відгуків в інтернеті, це перше, що розповість вам про постачальника. Далі поспілкуйтеся з колегами з ресторанної сфери, дізнайтеся з якими постачальниками працюють вони і що вони можуть розповісти про них.

При першій зустрічі з постачальником запитайте у нього всі документи, що підтверджують легальну роботу — сертифікати якості на продукцію, ветеринарні довідки на м’ясо та рибу.

Не зайвим буде перевірити постачальника у базі ФОП чи ТОВ, щоб переконатися, що фірма зареєстрована та постачальник працює законно.

Оформлення договору із постачальниками

Договір із постачальником — основний документ, за яким відбувається вся співпраця. У ньому важливо прописати всі нюанси роботи, наприклад, які можуть бути штрафи у разі зміни постачальником графіка постачання. У договорі прописують зразковий графік поставок та умови, за якими відбувається оплата та прийом поставки.

Ціни на продукти часто піднімаються, тому постачальник може піднімати ціни на свої товари. У договорі важливо прописати терміни, за які постачальник має попереджати про підвищення цін на продукцію.

Основні пункти, які краще одразу прописати у договорі з постачальником:

вартість товарів та знижки;
мінімальне замовлення продукції;
який обсяг товарів необхідний кафе у середньому;
умови повернення;
гарантії у разі доставки бракованих товарів;
умови оплати;
основний прайс продукції.

Де шукати постачальника?

Знайти надійного постачальника з якісними продуктами не так просто, потрібно спілкуватися з рестораторами, дивитися маркетплейс або відвідувати фуд виставки. Розглянемо детальніше, де і як знайти постачальників для кафе.

1. Шукайте в Інтернеті. Google — найкращий ресурс для пошуку постачальників, переглядайте не лише першу сторінку видачі, відкривайте сайти та на другій сторінці, оцінюйте сайти та відгуки про постачальника.

2. Переглядайте маркетплейси. Сучасний ресторанний ринок вже не можна уявити без кур’єрів та агрегаторів доставок. Такі ж є і для доставки продукції до ресторанів та кафе. Наприклад, якщо вам потрібно зробити замовлення у кількох постачальників, кур’єр збере його і привезе вам.

3. Ходіть на виставки їжі та ярмарки. На таких заходах можна ознайомитися з постачальниками безпосередньо, домовитись про вигідні умови. На виставках можна відразу оцінити якість продуктів та порівняти конкурентів.

4. Поговоріть з іншими рестораторами. Дізнайтеся з якими постачальниками працюють ваші колеги, запитуйте про мінуси та плюси постачальників.

5. Напишіть пост у соцмережах. Розкажіть у соцмережах вашого кафе, що шукаєте постачальників. Так, на ваше оголошення можуть відгукнутися постачальники різних категорій товарів. Наприклад, у такий спосіб можна знайти локальних постачальників, які займаються продажем крафтової продукції.

Подивіться самостійно як працює Poster

Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:

Фінансові звіти
Складський облік
Статистика та аналітика
Маркетинг та ін.

Подивитися демо

Як почати працювати з постачальником

Перше, з чого варто розпочинати роботу з постачальником – вибір асортименту товарів для вашого кафе. Заздалегідь складіть список продуктів, які вам потрібні і пропишіть ціни, які ви закладали в собівартість. З цими даними зверніться до постачальника — так він відразу зможе запропонувати вам актуальні для вас продукти.

Далі, коли список продуктів приблизно сформований, зробіть тестове постачання мінімальної кількості. Це потрібно для того, щоб перевірити якість усіх товарів, оцінити смак, використовувати продукти для опрацювання страв та оцінити загальну роботу постачальника.

Як спростити роботу з постачальниками у кафе

Щоб якнайшвидше приймати поставки, використовуйте систему автоматизації для кафе. До Poster можна додавати електронні таблиці для швидкого додавання поставки.

Наприклад, постачальник може привезти звичайну паперову накладну і додатково відправляти на пошту електронну накладну з усіма найменуваннями. Далі ви або ваш комірник додасте цю таблицю в Poster. Залишиться лише порівняти необхідні назви продуктів з інгредієнтами, які додані в Poster. Після запуску імпорту постачання всі інгредієнти, які були в накладній, будуть додані на залишки вашого складу у Poster.

Poster дозволяє вести розрахунки з постачальниками прозоро й контролювати витрати на кожен товар. За допомогою аналітики можна відстежувати собівартість продуктів — наприклад, фруктів, овочів чи спецій — та порівнювати, як змінюється вартість з часом.

Уявімо, ваш постачальник доставив кілька видів сирів. Завдяки Poster ви одразу бачите, що деякі поставки вже оплачені, деякі — частково, а за кількома ще є заборгованість. Так ви легко оцінюєте загальну суму боргу та терміни оплати, щоб уникнути затримок і підтримати репутацію надійного партнера.

Якщо постачальник піднімає ціну на певний товар, У Poster ви бачите, як це впливає на загальну собівартість страв, що містять цей інгредієнт, і можете вирішити, чи варто переглянути рецепти або знайти іншу пропозицію. Інформація допомагає приймати обґрунтовані рішення щодо заміни постачальника чи перегляду умов закупівлі, щоб зберегти фінансовий баланс та якість.

Висновок

Головне, не втрачайте пильності в роботі з постачальниками незалежно від того, як довго ви вже з ними співпрацюєте. Для ефективного менеджменту ресторану важливо, щоб ваші кухарі, баристи й бармени постійно перевіряли якість продукції. Не припиняйте відстежувати ринок постачальників, шукаючи нових гравців і вигідні угоди. Призначте окрему людину, що працюватиме із закупівлями, або візьміть частину її обов’язків на себе, щоб тримати руку на пульсі. Найнадійніший спосіб підтримувати якість страв — перевірений постачальник і свій закупник.