Как правильно принимать товар в кафе и ресторане

При открытии ресторана много процессов, которые должны быть автоматизированы и правильно налажены. Один из важных процессов — прием товара на склад кафе. В статье разберемся как правильно принимать товар, кто должен это делать и какими документами сопровождается приемка продукции в общепите.  

Приемка товара в общепите

Процесс приемки товара начинается с момента, когда поставщик приехал к вам в заведение. Правила приемки нужно соблюдать для того, чтобы получить от поставщика качественный товар. Первое, на что нужно обращать внимание — вид товара, сроки и документы на него. Сам процесс приема товара делится на разные этапы, которые должны контролироваться персоналом. Прием товара заканчивается в тот момент, когда продукция поступает в холодильники на контроль поваров и персонала кухни.

Poster — система автоматизации кафе и ресторанов

Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.

Посмотреть демо Узнать больше

Кто отвечает за прием товара в кафе

В заведениях общепита принимать товар на склад может кладовщик, администратор или шеф-повар. Главное — этот сотрудник должен контролировать приемку на каждом этапе, знать инструкцию о приемке товара и нести ответственность за товар, который поступит на склад. 

Основные обязанности сотрудника, который будет отвечать за приемку товара:

• принять товар у поставщика и проверить его на количество и качество;

• добавить поставку в админ-панель системы учета;

• следить  за тем как хранятся продукты и как проходит их списание: на приготовление, проработку или заготовки блюд.

В зависимости от формата заведения и его размера таких сотрудников может быть несколько, например, по одному на смену. 

Несколько рекомендаций по выбору сотрудника на процесс приемки товара: 

1. Приемом товара должен заниматься человек с опытом работы. К примеру, кладовщик сможет проконтролировать правильно ли выставлены коробки и нет ли повреждения тары.

2. Если приемку делает повар, то он должен быть в курсе всех процессов на кухне, чтобы правильно оценить качество всех продуктов.

3. В момент приемки товара персонал не должен быть задействован в других процессах, чтобы не отвлекаться и качественно принять продукцию. 

В ресторане за приемку разных групп товаров могут отвечать разные люди. Например, за прием продуктов повар, а напитков — бармен. То же касается и хозяйственных товаров — лучше назначить кладовщика или уборщика. 

Договор о материальной ответственности 

Не стоит забывать, что продукция — это деньги ресторана. И, если будет принят некачественный товар или не в том количестве — заведение потеряет прибыль в виде испорченного товара и недостачи. С сотрудником, который отвечает за приемку товара лучше заключить договор о материальной ответственности, он может быть коллективный, если таких сотрудников несколько в вашем кафе. 

Другой документ, который может использовать кладовщик, — доверенность. В случае, если у вас нет печати для документов, понадобится составить доверенность на тех сотрудников, которые будут принимать товар у поставщиков. Доверенность подтверждает право сотрудника подписывать документы о приемке товара. 

Виды приемки товаров

Есть два вида приемки товаров в общепите: по количеству и качеству. В кафе используют оба варианта, так как любую продукцию нужно проверить на качество и пересчитать количество. 

Инструкция по приемке товара по качеству

Товар на качество проверяется при поставщике. Сверяется товар с сертификатом качества, проверяются сроки годности. Кладовщик дополнительно должен визуально оценить качество продукции, которую принимает. Не всегда хорошие сроки годности говорят о качественном товаре — он мог храниться неправильно и испортиться. У продуктов, которые портятся быстро оценивают запах. Все претензии оформляются сразу при поставщике и на месте составляется акт несоответствия.

Прием товара по количеству

Этот вид приемки предполагает, что кладовщик должен проверить количество товара и сверить его с накладной. Как правило, продукты питания, которые привозит поставщик проверяются обязательно на качество и на количество. Есть отдельные категории товаров, которые можно принять только по количеству, например: хоз. товары, посуда, расходники. 

Если в момент приема товара сотрудник обнаружит несоответствие с накладной, то понадобится составить акт приема товаров на склад и расхождений, чтобы принять поставку. Он заполняется на месте ответственным лицом со стороны кафе и может быть оформлен без присутствия поставщика, если он согласен. 

Чек-лист по запуску ресторана

Открываете ресторан? Скачайте полный список задач перед открытием заведения, чтобы не упустить ничего важного.

Скачать

Введите корректный адрес эл. почты

✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.

Оформление договора с поставщиком

Выбор поставщика в кафе — ответственный процесс, от качества продукции будет зависеть и качество готовых блюд. Несколько критериев, которые помогут в выборе надежного поставщика:

• наличие документов на продукцию;

• свежие и качественные товары;

• пунктуальность в доставках товара;

• соотношение «цена — качество»;

• соблюдение правил хранения товаров и их перевозки. 

С каждым поставщиком нужно будет заключить договор о сотрудничестве и поставке товаров. В договоре важно описать все условия поставок, например: какие товары будут доставляться, примерное количество и цена, в какие сроки будет происходить поставка и другие нюансы. В договоре также можно прописать как будет происходить прием товара и проверка качества. 

Важно обсудить с поставщиком и прописать в договоре график доставок и возможность его корректировки, если продукты у вас закончились быстро или наоборот — еще есть на остатках. 

В договоре отдельное внимание нужно уделить пункту про оплату. Еще в начале сотрудничества обсуждаются варианты оплаты за продукцию и методы оплаты. Некоторые поставщики работают только по безналу, а с другими можно рассчитываться наличными.

Взаиморасчеты с поставщиками

Оплата поставок это важный процесс в приемке товаров. В общепите есть несколько вариантов взаиморасчета по поставкам: 

• полная оплата поставки сразу после доставки продуктов;

• отсрочка платежа на несколько дней или на конец месяца;

• оплата за товар частями.

Для того, чтобы не потерять историю платежей и вести расчет в долг с поставщиком, используйте систему автоматизации для кафе. Например, в программе Poster вы сможете указывать вариант оплаты поставки. При добавлении бланка приема в программе, укажите, оплатили ли вы поставку полностью, частично или оплата не прошла. В списке всех поставок вы увидите какая из них оплаченная, а какая нет — рядом будет сумма задолженности.

Документы при приемке товара

Правильная приемка продукции всегда сопровождается документами, их бывает много, поэтому нужно разобраться с каждым.

Бухгалтерские документы

Это часть документов, в которой описано количество товаров, их цена, условия доставки. Бухгалтерские документы, которые сопровождают передачу товара от поставщика:

• Товарная накладная — главный документ поставки продуктов. В накладной всегда указаны названия товаров, их количество, цена и общая сумма. В накладной есть информация о реквизитах поставщика и заведения.

• Счет-фактура — счет выставляют поставщики, которые работают с НДС. 

• Товарно-транспортная накладная — если товар доставляют на машине, то в накладной пишется маршрут и детали транспортных услуг.

• Универсальный передаточный документ (УПД) — объединяет в себе счет-фактуру и товарную накладную.

Документы на продукты

Второй комплект документов — подтверждения качества продукции, эти бумаги обязательно должны быть у каждого поставщика, кто доставляет продукты питания. Разберемся какие документы должны сопровождать разные группы товаров:

• Мясо и рыба — обязательно наличие ветеринарного свидетельства. На мясе может быть клеймо. 

• Фрукты и овощи — должна быть этикетка с информацией о месте сбора и производителе.

• Бакалея — сертификаты качества и ГОСТ.

• Яйца — штамп, этикетка и ветеринарное свидетельство.

• Молочная продукция — сертификаты качества от производителя. 

Критерии приема качественного товара

В общепите есть несколько важных критериев, по которым делается прием товаров. Проверяется все, начиная с автомобиля, заканчивая проверкой соблюдения цепочки холода. Все это важно проверять для того, чтобы убедиться в том, что товар приезжает качественный и неиспорченный. На что стоит обращать внимание при приемке продуктов питания:

• Чистый салон автомобиля — продукты, которые приезжают к вам в кафе, должны доставляться в чистом авто, будь это багажник легковой машины или фургон грузовика. Все покрытия в автомобиле должны быть чистыми и не поврежденными, поставщик и водитель обязаны мыть и дезинфицировать место, где хранятся продукты в момент перевозки.

• Хранение продуктов и товарное соседство — никто не отменяет правила хранения продукции в момент их перевозки. Как и в заведении, в авто продукты должны стоять на паллетах, а не на полу. Товарное соседство также играет важную роль — мясо не может быть рядом с молочными продуктами, такие товары должны доставляться отдельно или в вакуумной таре. 

• Температурный режим — в автомобиле должна соблюдаться температура, которая указана производителем на упаковке. Например, мясо и молочку нужно перевозить в специальных авто с рефрижераторами. Десерты и сладости также должны доставляться в авто с холодильниками, особенно в летнее время. 

• Качество упаковки и маркировка — упаковка не должна быть нарушена при транспортировки. Если она повреждена — продукт можно считать испорченным. Маркировка должна быть на каждом продукте и содержать всю информацию о нем (дата производства и реализации, состав продукта, информация о производителе).

• Сопроводительные документы — у водителя должны быть на руках все бухгалтерские документы и сертификаты на продукцию.

• Качество продукции — самый главный критерий, если авто и документы в порядке, а продукт испорчен, значит проблема в его качестве и такой продукт возвращается производителю.

• Соблюдение цепочки холода — температурный режим нужно соблюдать начиная от приема товара от производителя,  в момент перевозки, во время самой приемки в кафе и до тех пор, пока товар не окажется на складе. Если это замороженный товар, он не должен быть разморожен в момент приемки, а после снова заморожен. В таких условиях приемки товар будет испорчен. 

Этапы приемки товара

Процесс приемки продукции в кафе лучше поделить на этапы, чтобы персонал, который отвечает за приемку все сделал правильно.

1. Проверка документов 

Первое, что должен сделать кладовщик, — проверить наличие всех документов и изучить их. Нужно убедиться, что:

• все наименования и количество товаров совпадают с накладной;

• реквизиты кафе указаны верно в документах (название, адрес, ИНН и дата поставки);

• на все продукты есть сертификаты качества.

2. Проверка количества и качества товара 

Чтобы убедиться в качестве продукции кладовщик должен: 

• осмотреть упаковку и тару на целостность;

• проверить маркировки на товарах и таре — убедиться, что товар не просрочен, указан правильный вес и наименование;

• пересчитать количество товара, который доставлен;

• вскрыть выборочно тару или упаковку товара, чтобы убедиться в его качестве (оценить внешний вид, запах и состояние);

• проверить температурный режим товаров;

• пересчитать товар и взвесить его, если есть весовая продукция, сверить с количеством в накладной.

3. Составление акта расхождения, если есть пересортица

Если при приемке оказалось, что фактически товара меньше, чем в накладной — кладовщик должен составить акт по форме № М-7 «Акт о приемке материалов», утвержденной приказом Минстата Украины от 21.06.96 г. № 193. Этот акт составляется, если поставщик привез некачественный товар.

Акт нужно оформить в двух экземплярах и подписать, один акт для вас, второй — для поставщика. 

4. Подтверждение приемки товара 

Если проблем с количеством и качеством нет — кладовщик подписывает документы приемки и ставит на них печать. На этом заканчивается фактический прием товара кладовщиком. Дальше товар переходит под контроль кафе.

5. Перемещение товара на склад

Продукцию с места приемки нужно переместить на склад или в холодильное оборудование в ресторане. Дальше ответственность за хранение и качество продуктов ложится на поваров.

6. Внесение поставки в систему автоматизации 

После того, как поставка принята, кладовщик вносит данные о ней в программу автоматизации. Для этого нужно создать поставку в системе и добавить все наименования, количество и стоимость. В системе учета для ресторана Poster можно загрузить готовую таблицу Excel с накладной и все данные автоматически отобразятся в бланке поставки. 

Учет поставок сырья в системе автоматизации

Для правильного ведения складского учета и дальнейшего проведения инвентаризаций в программу нужно добавлять все поставки и детальную информацию о них: стоимость, количество, данные поставщика, склад, на который сделан приход продукции.

Добавить поставку в Poster можно во вкладке Склад → Поставки. В бланке заполняются все данные из накладной. 

Для быстрой работы с поставками — загружайте готовые электронные накладные в форматах CSV, XLS и XLSX. Достаточно будет только сопоставить наименования с таблицы с ингредиентами в программе. Стоимость и количество автоматически подтянутся в бланк поставки в программе. 

Проблемы при приемке товаров в ресторане

Неправильный процесс приемки товаров влияет на складской учет, так на складе могут появится недостачи, пересортица и даже излишки. Разберемся как с этим бороться и не допустить потерю денег.

• Недостача — заполните меню и все составляющие блюд, не пропускайте ингредиенты и правильно рассчитывайте вес брутто и нетто (после приготовления). Следите за остатками и движением товаров в реальном времени с помощью программы для ресторана Poster. 

• Излишек — могут возникнуть, если кладовщик невнимательно принимал поставку и допустил расхождение с накладной. Если в складских остатках в программе появился излишек товара, то нужно проверить его списание, возможно ингредиент не добавили в состав какого-то блюда в программе. 

• Пересортица — бывает из-за того, что кладовщик принял другой товар вместо того, что был в накладной. Также пересортица может появиться уже в процессе работы кафе, если повара допустили ошибку в заготовке или проработке блюда. 

Приемка товара на складе — процесс, с помощью которого продукты попадают на кухню и дальше к гостю в тарелку. Продукты в процессе приемки должны тщательно проверяться на качество, важно соблюдать очередность этапов приемки и проверять все сопровождающие документы, сопровождающие товар