Фонд оплаты труда в ресторане – что входит, как рассчитать, анализ, планирование и налоги на ФОТ

1 ноября, 2018 • 13 минут

Владимир Силивейстр
Владимир Силивейстр
Контент-маркетолог Poster. Пишет про нюансы открытия и управления бизнесом. Проводит интервью с экспертами и владельцами ресторанного бизнеса.

Очень часто ФОТ (фонд оплаты труда) путают с ФЗП (фондом заработной платы). Фонд оплаты труда более широкое понятие, которое включает в себя, в том числе и фонд заработной платы. Буквально, ФЗП — оплата труда только за отработанное время, а фонд оплаты труда — это ФЗП плюс премии, бонусы и другие надбавки. Обязательно учитывайте это при составлении планов и расчете выплат. Далее мы будем использовать оба термина.

Специально для этой статьи мы взяли комментарии у эксперта ресторанного консалтинга из Bureau Business Ideas и управляющего партнера бистро-бара Suite 13 Виктории Рейниковой.

«Вы, ваша команда и ваши гости — зеркальное отражение друг друга. Чтобы ваши гости тратили у вас время и деньги, сначала вы должны потратить на них свое время и деньги. Поэтому я не называю расходы — расходами. Я называю их инвестициями. Сколько нужно инвестировать в персонал, чтобы получать эффективные результаты работы? Все зависит от проекта, концепции, ценностей людей, которые вы хотите видеть в команде и совместной бизнес-модели».

Если вы хотите упростить расчет фондов, установите и настройте под свое заведение программу для ведения учета в ресторане, которая каждый месяц будет формировать расчет заработной платы по заданному плану. Зарегистрируйтесь и посмотрите, как это реализовано в Poster POS. Первые 15 дней тестирования бесплатно. А как правильно составить план мы расскажем в статье.

Полный список задач перед открытием кафе

Проверьте адрес эл. почты, который вы написали
Blog whitepapper

Расчет заработной платы в Poster

В системе автоматизации кафе Poster зарплата рассчитывается автоматически на основе ставки и процентов от установленных вы продаж. Настроить ставку можно для каждого работника отдельно, это поможет сэкономить час на создании таблиц и просчете суммы ставки каждому официанту. Плюс вы сможете указать как фиксированную ставку работнику, так и повременную оплату.

В зависимости от того, какое количество продаж будет выполнено в заведении, работники смогут получать зачисление процента на свою зарплату. В конце месяца вы сможете посмотреть сумму зарплаты, которую рассчитала программа и выплатить ее, или что-то откорректировать, например, добавить сумму премии.

Учет рабочего времени

Также в системе учета Poster вы можете добавить функцию учета рабочего времени ваших работников, которая автоматизирует контроль и облегчит жизнь и вам и персоналу. Работникам не нужно будет самостоятельно отмечать начало и завершение смены, касса будет автоматически рассчитывать количество рабочих часов официантов на основе информации при открытии и закрытии смены в программе.

Так можно уберечь себя от ошибок при расчете отработанных часов, легко просматривать и контролировать информацию о сменах сотрудников.

Структура фонда оплаты труда

Фонд оплаты труда в ресторанном бизнесе формируется из таких категорий:

Ставка

Фиксированная оплата труда за утвержденный период времени. Ставки начисляют:

  • Помесячно для управляющих, бухгалтерского и маркетингового отделов.
  • Понедельно для линейного персонала.
  • По сменам для линейного персонала.
  • По дням для линейного персонала.
  • По часам для линейного персонала.

Ставки могут быть двойные и полуторные. Например, за переработку или работу в выходные дни. Привычный всем месячный фонд оплаты труда гораздо реже используют для расчета с линейным персоналом.

Что еще входит в фонд оплаты труда?

В состав фонда оплаты труда обязательно входят:

Премия

Формируется у всех индивидуально. Чаще всего премии сложно прогнозировать на месяцы вперед, но владельцу все равно стоит закладывать их фонд в план ФОТ. Как вариант — максимально возможные. Премии могут начисляться на весь штат сотрудников за выполнение всех планов. Обычно это не более 10% от общего ФЗП. А распределяет премии между сотрудниками управляющий или директор.

Процент

В ресторанном бизнесе встречаются разные бонусы для команды. В зависимости от проекта, типа заведения, общего плана продаж, себестоимости блюд и многих других факторов. Часто привязывают к проценту от товарооборота, что не есть всегда правильно.

Например, когда официантам устанавливают мотивацию — процент от личного выторга. Они, конечно, стараются продать самые дорогие позиции из меню. Но ведь далеко не все из них рентабельные. Официанты не всегда имеют открытый доступ к информации о товарообороте, и это логично, потому что открывать подобные документы для персонала может быть опасно. Поэтому зачастую они просто не доверяет такой мотивации.

Проценты также могут начисляться для персонала, который имеет влияние на конечный финансовый результат. Например, на оптимизацию затрат: закупщики, технологи и т. д. В примере ниже приведен расчет начисления процентов для всей команды, и для каждой категории команды он разный и формируется, исходя из различных достижений.

  • Ежедневные бонусы тоже закладываются в план ФОТ. Например, если у вас внезапно забронируют корпоратив и персоналу придется задержаться или доработать без чаевых. Мгновенный бонус будет очень кстати. Нематериальная мотивация. Для поддержания командного духа так же необходимо применять такую мотивацию и закладывать затраты на нее. Дни рождения сотрудников, праздники, корпоративы, личные события команды. Подробнее про мотивацию персонала.

Poster — система автоматизации кафе и ресторанов

Poster POS

Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.

Poster POS

Что не входит в фонд оплаты труда

Бывают случаи, когда рестораторы закладывают в расходы на ФОТ пункты, которые не имеют к нему отношения. К примеру, подобные статьи расходов:

  1. Компенсация за неиспользованный дополнительный отпуск.
  2. Полная или частичная оплата коллективного питания персонала. Это считается компенсационными выплатами.
  3. Разовая материальная помощь отдельным сотрудникам в связи с семейными обстоятельствами: оплата лечения, оздоровление детей или погребение.
  4. Взносы на социальное страхование.
  5. Пособия и другие выплаты за счет средств фондов социального страхования.
  6. Пособие по временной нетрудоспособности.
  7. Пособие по беременности, родам и декретные выплаты.
  8. Расходы на платное обучение, стажировку и повышение квалификации сотрудников.
  9. Командировочные расходы.
  10. Стоимость рабочей формы, ее замена и ремонт.
  11. Транспортные расходы до места работы и назад.

Сколько платят персоналу заведения

Три основных должности в заведении: менеджер/администратор, официант и повар. Виктория Рейникова привела средние суммы материальной и нематериальной награды для каждого:

Менеджер — это сложная позиция в ресторанном бизнесе. Этот человек должен играть на всех воротах: и на стороне владельца с управляющим, и на стороне команды, и на стороне гостей. Средняя ставка на рынке труда составляет от 1000 грн. за 12 рабочих часов. Также обычно менеджера привязывают к бонусной системе от товарооборота и соблюдению норм инвестиций на его подотчетные статьи. В среднем размер бонусов составляет от 10 до 50% от ставки. Менеджер это крайнее звено перед руководящей должностью, поэтому если вы будете внедрять программу обучения для него на позицию руководителя и дадите возможность принимать решения — это будет еще один весомый нематериальный бонус.

Официант — лицо вашего заведения. Официанты должны быть в тепле, любви и сытые. Поэтому в первую очередь должна присутствовать нематериальная мотивация — хорошее питание, возможность есть и пить по меню по себестоимости или со значительной скидкой (чтобы они знали продукт, который продают), с ними надо говорить, хвалить и заботиться о них. Средняя ставка официанта на рынке — от 300 грн. за 12 рабочих часов. Часто используется бонусная модель, которая привязывает их к проценту от продаж, от общей кассы и за средний чек.

Повара — сердце заведения. Очень важная, сложная и ценная профессия. По нематериальной мотивации — хорошие условия в их рабочей зоне, качественное оборудование, свет, вытяжки — значительно улучшат ваш статус в глазах работника, и он будет работать более эффективно. Средняя зарплата повара от 900 грн (кафе и микропроекты) за 12 рабочих часов; от 1000 грн. до 1500 грн. за 12 рабочих часов в средних форматах и ресторанах. Здесь бонусы работают слабее всего. Для людей, работающих на кухне, важна ставка и стабильность в выплатах.

И главное помнить, что люди работают не только за деньги. Им важно закрывать свои базовые потребности: быть сытыми, в безопасности с вашей поддержкой, любить и быть любимыми, иметь возможность расти и развиваться, принимать решения и нести за них ответственность.

Как рассчитать фонд оплаты труда для ресторана

Для того чтобы корректно рассчитать фонд оплаты труда у вас на руках должен быть общий план дохода и стратегия по его достижению. «Формула фонда оплаты труда» для рестобизнеса считается в среднем, как 18–27% от товарооборота, в зависимости от концепта и формата заведения.

После общего планирования доходов нужно:

  • составить гипотезу штатного расписания;
  • расставить персонал по позициям;
  • учесть праздничные, выходные дни и возможные переработки. В этом вам поможет маркетинговая стратегия.

Начислить предполагаемый зарплатный фонд, все премии и бонусы и вывести итоговый бюджет в процент от планируемого товарооборота.

Пример табеля ФОТ

Labor cost: что это такое и как рассчитать?

Labor cost (расходы на рабочую силу или трудовые расходы) — это сумма средств, которую предприятие или организация тратит на выплату заработной платы своим сотрудникам. В эту сумму входят все виды вознаграждений: от почасовой оплаты до бонусов, доплат, разного вида компенсаций и процентных систем.

Расчет labor cost важен для предприятий и организаций, поскольку он помогает определить общие расходы на рабочую силу и планировать бюджет для оплаты труда, а также определить эффективность этих расходов по сравнению с доходами и другими показателями.

Для расчета общих трудовых затрат можно использовать следующую формулу:

Labor Cost = Общая заработная плата каждого сотрудника + Доплаты и бонусы + Другие виды компенсации (транспорт и т. п.) + Налоги и взносы на социальное страхование сотрудников.

Снижение labor cost может быть сложной задачей, и оно должно производиться с учетом потребностей вашего бизнеса и соблюдением соответствующих законов и стандартов занятости. Однако вы можете внедрить несколько практик для снижения стоимости:

  • Рассмотрите возможность сотрудничества с консультантами или подрядчиками для выполнения определенных задач или проектов, чтобы держать в постоянном штате только людей, которые вам нужны ежедневно;
  • Планируйте графики работы так, чтобы избежать переработок и компенсаций за них. Используйте приложения для расчета графиков работы;
  • Оцените все бизнес-процессы, чтобы идентифицировать возможности оптимизации и снижения лишних затрат. Попытайтесь перераспределить обязанности, чтобы уменьшить количество сотрудников, если это возможно;
  • Вовлекайте работников в процессы по повышению их продуктивности. Проводите обучение и тренинги, чтобы они могли более эффективно выполнять свои обязанности.

Анализ и планирование фонда оплаты труда

Планирование фонда оплаты труда на предприятии — это индивидуальный момент для каждого проекта. То, что подошло и работает в одном кафе, далеко не факт, что тоже сработает и у вас. Например, для своих заведений Виктория Рейникова создает следующие расчеты: при максимальной производительности ФОТ может составлять 24% от оборота (включая бонусы и нематериальную мотивацию), при средней загрузке 27%, при операционном нуле 32%. Грамотный управляющий должен рассчитать и спланировать эти расходы.

«Детальное планирование обычно производим за неделю до начала нового месяца. При этом, имея годовой и квартальный план. Просто ждем ежемесячно анализ отработанных месяцев и корректируем», — советует Виктория Рейникова.

Каждое подразделение (кухня, бар, зал) представляет свой план расходов и расписание персонала, а управляющий формирует ФОТ

«Создание корпоративной культуры и общей атмосферы в команде — основная задача владельца/управляющего. Быть честным с ними и открытым. Поэтому планирование совместного ФОТ всегда производится совместно со всеми шефами подразделений и аргументируется общим планом на месяц. Но спланировать это только первая часть работы, также им необходимо предоставить инструменты для реализации и внедрения. Как минимум направить, научить, подсказать».

От анализа фонда зависит качественная и продуктивная работа заведения. Контролировать выполнение плана мы рекомендуем ежедневно. Но, к сожалению, не всегда администраторы и менеджеры готовы этим заниматься. Как минимум нужно делать еженедельные срезы, чтобы сразу заметить изменениями и быстро реагировать на динамику.

Оптимизация фонда оплаты труда, что стоит внедрять

Чаще всего при спаде товарооборота собственник или управляющий первым делом решает урезать ФЗП и сокращать штат. Крайне не рекомендуем так делать. Любая оптимизация ФОТ несет за собой потерю в продуктивности всего бизнеса. Оптимизировать ФОТ можно, если вы точно спрогнозировали спад товарооборота, который подтвержден анализами предыдущих месяцев или сезона.

«Я считаю, что оптимизировать ФОТ не стоит ни в коем случае, — говорит Виктория Рейникова. — Мы всегда должны думать, как увеличивать объемы, чтобы давать команде возможности расти и зарабатывать. Если вы четко знаете свою модель бизнеса, и у вас грамотный учет всего в соотношении к обороту, у вас не будет необходимости оптимизировать, вам нужно будет просто эффективно использовать его».

Если вы все же нуждаетесь в оптимизации, рассмотрите следующие варианты:

  • Переход на бонусную или процентную систему оплаты: введение системы премирования сотрудников за достижение определенных целей или предоставление сотрудникам процент от продаж, что может стимулировать их к более активной работе.
  • Введение гибкого графика: рассмотреть возможность внедрения гибкого графика работы для сотрудников, чтобы снизить количество персонала в периоды низкого спроса.
  • Тщательно изучите все процессы приготовления и обслуживания, чтобы пересмотреть структуру менеджмента, при необходимости — перераспределить задачи или уменьшить штат.

Материалы по теме

Подписка на блог

Полезные советы, статьи, вебинары о ресторанном бизнесе

Проверьте адрес эл. почты, который вы написали