Инвентаризация в ресторане и кафе

Инвентаризация — неотъемлемый рабочий процесс в структуре управления рестораном — и, пожалуй, одна из самых скучных. Тем не менее именно благодаря ей вы сможете избежать большинства проблем с поставками, списаниями, оплатой счетов и контролем персонала.

Чтобы эффективно и быстро проводить инвентаризацию лучше всего установить в заведении единую систему учета, которая будет автоматически списывать затраченные продукты со склада, напоминать о поставках и т. д. Например, как это умеет система автоматизации кафе Poster. Зарегистрируйтесь и попробуйте сами, первые 15 дней бесплатно.

Разобраться с этим непростым и важным вопросом нам помогла Екатерина Кочурова, директор ресторанного агентства Resto-school. Мы специально взяли у нее интервью для этой статьи.

Что такое инвентаризация в ресторане?

Инвентаризация — это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на ваш реальный доход, на маржинальную прибыль.

Давайте посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в ресторанах, как часто, кем и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.

Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки:

• Ежемесячная. Учет продуктов, расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров.

• Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.

• Ежедневная. Учет остатков бара. Каждый вечер управляющий или ответственный шеф-бармен проводит инвентаризацию, пока бармен закрывает смену и убирает свое рабочее место. Ежедневная инвентаризация кухни очень затратна, поэтому встречается крайне редко.

• Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.

Кто проводит инвентаризацию?

Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.

Что может показать инвентаризация:

1. Ошибки в единицах учета. Например, по накладной товар приходит вам упаковками, а приходовать нужно в штуках. При внесении остатков вы указываете количество в штуках, а в системе учета эта позиция внесена в упаковках.

Например, в одной из кофеен, с которыми я работала, по результатам инвентаризации выходил плюс в 48 000 рублей. Дело в том, что пергаментную бумагу для упаковки сэндвичей приходовали в упаковках, а остатки при инвентаризации вносили в листах.

К расходникам нужно относиться максимально внимательно, особенно если у вас много позиций продается навынос или через доставку. В таком случае правильно считать себестоимость с учетом расходных материалов. Это поможет вам в анализе управленческой отчетности, она будет объективной и реальной. В калькуляцию таких позиций лучше включать упаковку, а также контролировать, как персонал пробивает товар: в зале или навынос (чтобы упаковка списывалась правильно).

2. Позиции-дубликаты. Например, «креветки замороженные» и «замороженные креветки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации.

3. Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.

4. Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.

5. Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.

6. Воровство. Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.

7. Возможности для лояльности.

Да-да, в вашей инвентаризации скрывается даже это! Вот пример для кофеен. Часто в тех. карте для приготовления капучино указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю (причина — нам необходимо налить в питчер определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек могут различаться, и в питчер может остаться молоко). В хороших кофейнях бариста понимают, что взбитое молоко проживет буквально несколько секунд, и добросовестно выливают его, если нет следующего заказа. Таким образом, при инвентаризации в кофейне молоко часто «плюсит» (при условии, что тех. карта учитывает специфику приготовления).

Вот в этих плюсах по молоку и скрываются возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить капучино или латте и подарить его гостю — тому, кто давно сидит за столиком и уже заскучал или кто зашел за свежими круассанами к завтраку и уже покупал кофе. Эффект — ваше заведение запомнится гостю, он всем об этом расскажет и в следующий раз уж точно не променяет вас на другую кофейню. Для вас это списание порции эспрессо на маркетинг (не забывайте списывать, не то кофе уйдет в минус).

Старайтесь не упускать такие моменты, как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.

Воровство

Самый популярный метод — это использование одного и того же стола с «частым» заказом по несколько раз. Это особенно актуально для заведений с небольшим меню, где есть позиции топовых продаж. Например, в кофейне это капучино, в баре — виски с колой и т. д. После оформления заказа распечатывается пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется. Таким образом, при следующем таком же заказе не создается новый стол, а просто снова распечатывается пречек — так через один стол можно пропустить несколько заказов. Существуют еще и другие типичные ошибки официанта помимо воровства, с которым тоже нужно бороться.

Как бороться с воровством:

• Следите в течение дня за «висящими» столами, которые долго не закрываются.

• Анализируйте среднее время обслуживания. Если вдруг появляется отклонение от средней скорости, посмотрите, у какого сотрудника и в какие смены это наиболее заметно. Далее можно еще глубже проанализировать столы, учитывая заказанные блюда и напитки, и выявить закономерность.

• Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию именно тех позиций (ингредиентов), которые используются в приготовлении популярных блюд и напитков.

Есть еще один способ, но он более сложный. В тех. карте должен учитываться процент отхода (зачистка овощей, обрезки — в общем, все, что уходит в мусор). Тогда вы сразу заметите, если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80% (а обычно это не самые дешевые позиции, такие как осьминог или ананас). Выходит, что один ананас получил гость в своем шейке, а один забрал себе бармен — необязательно самим продуктом, а деньгами, например, благодаря непробитым чекам.

Что делать с расхождениями?

Ваши управляющие должны уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.

• Пересмотреть калькуляции и тех. карты.

• Проверить единицы учета в системе.

• Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).

• Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.

• Провести дополнительное обучение для поваров-новичков, закрепить за ними наставников.

Как анализировать:

1. Выделить позиции, по которым есть расхождения.

2. Если это штучная продукция — то, что вы не производите сами (сок, вода, печенье и т. д.), — перепроверьте накладные, оприходованные за неделю. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать «просрочку», невнимательность при пробитии.

• Если это ингредиенты, из которых вы готовите, то нужно разбираться с калькуляциями и тех. картами, и, если ошибок в них нет, нужно проверить, как точно повара соблюдают рецептуру. Если же с этим все в порядке, остаются несвоевременные списания и воровство.

Допустимый процент недостачи и списаний для разных типов заведений

Любое расхождение по недостаче недопустимо, это показатель неорганизованности работы и плохого контроля.

По списанию:

• Для кофеен — максимум 5% для продукции, которая закупается готовой, а не производится самим заведением (сэндвичи, десерты, выпечка). Этот процент можно удерживать на низком уровне, если правильно оформлять заказы, но он никогда не будет нулевым — иначе у вас будут пустые витрины.

• Для фастфуда — тоже не более 5%. Это вся продукция: как правило, заготовки и полуфабрикаты.

• Для кафе и ресторанов, где все готовится «из-под ножа», — 3% (все, что выше, — признак больших остатков и неграмотных заказов, заготовок).

Специфика проведения инвентаризации для разных типов заведений

Инвентаризация для заведений с готовой продукцией — это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно, даже ежедневно. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Аналогичная ситуация и с барами: пока бармен закрывает смену, управляющий проводит инвентаризацию.

Для заведений, где большое количество продукции продается навынос или через доставку, очень важно регулярно вести управленческий учет в ресторане расходных материалов и упаковки. Обязательно включайте их в калькуляционную карту и учитывайте в себестоимости.

Для заведений с полным производственным процессом остатки являются показателем соблюдения тех. карт и адекватных закупок.

Проблемы с инвентаризацией бара и кухни

Самая частая проблема — учет заготовок, которые используются и в баре, и на кухне.

Например, замороженная клубника и сахар. По факту у вас в остатках могут быть как сами ингредиенты по отдельности, так и в составе клубничного соуса. Его вы можете использовать и в баре, и на кухне. Главное, не путать остатки по подразделениям, а обязательно учитывать отдельно бар и отдельно кухню. Прежде чем вносить остатки, нужно внести в инвентаризацию тех. карту на клубничный соус и указать, сколько этого соуса в граммах есть в остатках по факту. Тогда система автоматически пересчитает каждый ингредиент в граммах и прибавит то количество, которое есть в составе соуса, к тому, что есть в «сыром» виде.Дополнительные и альтернативные методы инвентаризации

Дополнительные методы — это внеплановая инвентаризация по отдельным позициям. Важен эффект неожиданности: никто из персонала не должен понимать, когда вы можете провести инвентаризацию. Альтернативный метод, точнее, метод анализа в помощь инвентаризации, — это ежедневная проверка и контроль актов списания с разбором причин списания. Если вы будете делать это ежедневно, то сможете незамедлительно вносить поправки в заказ продуктов и гораздо быстрее обнаруживать проблемные моменты, чтобы исключить их в будущем. 

Советы начинающим рестораторам

Спланируйте регулярность, назначьте ответственных и научите персонал правильно приходовать накладные (конечно, если это у вас делает не бухгалтер). Проверьте, все ли тех. карты, в том числе и на заготовки, внесены в вашу систему учета. И обязательно запомните: результаты инвентаризации нужно анализировать постоянно, это непрерывный процесс. 

Облегчить инвентаризацию для малых и больших заведений поможет система автоматизации ресторана. Программа имеет гибкий и удобный функционал складского учета, и вы сможете увидеть реальные остатки на складе в любой момент времени.