Инвентаризация — неотъемлемый рабочий процесс в структуре управления рестораном — и, пожалуй, один из самых скучных. Тем не менее, именно благодаря ей вы сможете избежать большинства проблем с поставками, списаниями, оплатой счетов и контролем персонала.
Чтобы эффективно и быстро проводить инвентаризацию лучше всего установить в заведении единую систему учета, которая будет автоматически списывать затраченные продукты со склада, напоминать о поставках и т. д. Например, как это умеет программа для кафе Poster. Зарегистрируйтесь и попробуйте сами, первые 15 дней бесплатно.
Что такое инвентаризация в ресторане?
Инвентаризация — это не просто подсчет остатков и сравнение планируемого остатка с фактическим. Результат инвентаризации напрямую влияет на ваш реальный доход, на маржинальную прибыль. Давайте посмотрим, как должна проводиться инвентаризация в ресторанах, как часто, кем и, самое главное, что делать с результатами инвентаризации.
Чек-лист по запуску заведения
Полный список задач перед открытием кафе
✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Инвентаризация бывает нескольких видов в зависимости от сроков и объема проверки:
Ежемесячная. Учет продуктов, расходных материалов, дезинфицирующих средств и других хозяйственных товаров.
Еженедельная. Как правило, это только учет продуктов.
Ежедневная. Учет остатков бара. Каждый вечер управляющий или ответственный шеф-бармен проводит инвентаризацию в программе для учета в баре, пока бармен закрывает смену и убирает свое рабочее место. Ежедневная инвентаризация кухни очень затратна, поэтому встречается крайне редко.
Внеплановая. Внезапная инвентаризация, о которой никто, кроме вас, не знает. Это может быть как выборочная проверка по определенным позициям, так и полная инвентаризация кухни или бара. В этом подходе главное — эффект неожиданности.
Как провести инвентаризацию в Poster
В программе учета для кафе Poster можно провести полную или частичную инвентаризацию склада. Полная — проводится по всем позициям, которые хранятся на складе. Как правило, такую инвентаризацию проводят раз в месяц. Частичную инвентаризацию можно провести по нескольким позициям, например, по молочке или другим продуктам с коротким сроком годности.
Проведение инвентаризации в Poster не занимает много времени — у вас есть готовая таблица со списком товаров и ингредиентов, а также видно движение и списание каждого товара. Для проведении инвентаризации достаточно внести в таблицу фактические остатки и сравнить их с плановыми. Программа сама посчитает разницу в проведении инвентаризации и покажет результат проведения — много ли недостач и есть ли расхождения плановыми остатками.
Плюс, вы сможете провести инвентаризацию в Poster как на компьютере, так и с помощью планшета — таким образом вносить остатки в планшет можно прямо на складе и не носить с собой бумажки.
Кто проводит инвентаризацию?
Ответственные лица — управляющий, шеф-повар, шеф-бармен. Выявленные по результатам инвентаризации минусы по остаткам, как правило, распределяются среди материально ответственных сотрудников. А это все, кто имеет доступ к товарно-материальным ценностям: повара, бармены, официанты, менеджеры.
Что может показать инвентаризация:
Ошибки в единицах учета. Например, по накладной товар приходит вам упаковками, а приходовать нужно в штуках. При внесении остатков вы указываете количество в штуках, а в системе учета эта позиция внесена в упаковках.
Например, в одной из кофеен по результатам инвентаризации выходили плюс в 8 000 грн. Дело в том, что пергаментную бумагу для упаковки сэндвичей приходовали в упаковках, а остатки при инвентаризации вносили в листах.
К расходникам нужно относиться максимально внимательно, особенно если у вас много позиций продается навынос или через доставку. В таком случае правильно считать себестоимость с учетом расходных материалов. Это поможет вам в анализе управленческой отчетности, она будет объективной и реальной. В калькуляцию таких позиций лучше включать упаковку, а также контролировать, как персонал пробивает товар: в зале или навынос, чтобы упаковка списывалась правильно.
Позиции-дубликаты. Например, «креветки замороженные» и «замороженные креветки». В технологических картах указана одна позиция, а товар приходуется на склад по другой. Это очень быстро выявляется с помощью инвентаризации.
Повара и бармены не работают по тех. картам, не соблюдают рецептуру — происходит перепорционирование.
Большие остатки товара на складе. Лучше заказывать продукцию чаще, но меньше. Это «замороженные» деньги, что будет сказываться и на вашей маржинальной прибыли, из которой вы оплачиваете все ежемесячные расходы.
Недочеты в подсчетах. Когда вы видите, что остатки по одной и той же позиции постоянно расходятся, надо проверить калькуляционные карты, куда входит эта позиция.
Воровство. Об этом пункте мы подробнее расскажем ниже.
Возможности для лояльности. Да-да, в вашей инвентаризации скрывается даже это! Вот пример для кофеен.
Часто в тех. карте для приготовления капучино указано большее количество молока, чем попадает в чашку гостю. Причина — нужно налить в питчер определенное количество молока для приготовления идеальной пены, но размеры чашек могут различаться, и в питчере может остаться молоко. В хороших кофейнях бариста понимают, что взбитое молоко проживет буквально несколько секунд, и добросовестно выливают его, если нет следующего заказа. Таким образом, при инвентаризации в кофейне молоко часто «плюсит», при условии, что тех. карта учитывает специфику приготовления.
Вот в этих плюсах по молоку и скрываются возможности для лояльности: молоко можно не выливать, а приготовить капучино или латте и подарить его гостю — тому, кто давно сидит за столиком и уже заскучал или кто зашел за свежими круассанами к завтраку и уже покупал кофе.
Эффект — ваше заведение запомнится гостю, он всем об этом расскажет и в следующий раз уж точно не променяет вас на другую кофейню. Для вас это списание порции эспрессо на маркетинг. И да, не забывайте списывать, не то кофе уйдет в минус). Старайтесь не упускать такие моменты, как возможность использовать плюсы для повышения лояльности гостей. Лояльности не бывает слишком много.
Воровство
Самый популярный метод — это использование одного и того же стола с «частым» заказом по несколько раз. Это особенно актуально для заведений с небольшим меню, где есть позиции топовых продаж. Например, в кофейне это капучино, в баре — виски с колой и т. д. После оформления заказа распечатывается пречек для гостя, но стол не закрывается, а пречек отменяется. Таким образом, при следующем таком же заказе не создается новый стол, а просто снова распечатывается пречек — так через один стол можно пропустить несколько заказов. Существуют еще и другие типичные ошибки официанта помимо воровства, с которым тоже нужно бороться.
Как бороться с воровством в ресторане
Следите в течение дня за «висящими» столами, которые долго не закрываются.
Анализируйте среднее время обслуживания. Если вдруг появляется отклонение от средней скорости, посмотрите, у какого сотрудника и в какие смены это наиболее заметно. Далее можно еще глубже проанализировать столы, учитывая заказанные блюда и напитки, и выявить закономерность.
Проводите выборочную внеплановую инвентаризацию именно тех позиций (ингредиентов), которые используются в приготовлении популярных блюд и напитков.
Есть еще один способ, но он более сложный. В тех. карте должен учитываться процент отхода, зачистка овощей, обрезки — в общем, все, что уходит в мусор. Тогда вы сразу заметите, если этот показатель вдруг превратится из 20% в 80%, а обычно это не самые дешевые позиции, такие как осьминог или ананас. Выходит, что один ананас получил гость в своем шейке, а один забрал себе бармен — необязательно самим продуктом, а деньгами, например, благодаря непробитым чекам.
Что делать с расхождениями?
Ваши управляющие должны уметь читать отчеты и объяснять, почему есть расхождения (как плюсы, так и минусы), понимать причину несоответствий. Не придумывать оправдания, а уметь анализировать.
Пересмотреть калькуляции и тех. карты.
Проверить единицы учета в системе.
Придумать систему лояльности (для продуктов, которые из-за технологии производства выходят в плюс).
Вести дополнительный контроль тех позиций, которые регулярно выходят в минус.
Провести дополнительное обучение для поваров-новичков, закрепить за ними наставников.
Как анализировать:
Выделить позиции, по которым есть расхождения.
Если это штучная продукция — то, что вы не производите сами (сок, вода, печенье и т. д.), — перепроверьте накладные, оприходованные за неделю. Если ошибок в них нет, то причин недостачи может быть несколько: воровство, забыли списать «просрочку», невнимательность при пробитии.
Если это ингредиенты, из которых вы готовите, то нужно разбираться с калькуляциями и тех. картами, и, если ошибок в них нет, нужно проверить, как точно повара соблюдают рецептуру. Если же с этим все в порядке, остаются несвоевременные списания и воровство.
Управление запасами в ресторане
Правильное управление запасами в ресторане поможет владельцу заведения не только избежать лишних затрат, но и напрямую повлияет на выручку ресторана. Не секрет, что правильный учет продуктов на складе поможет избежать пересортицы ингредиентов, снизит списания по причине порчи запасов и позволит грамотно и рационально использовать закупленную продукцию. Вы будете знать, есть ли товары на складе в нужном количестве, что в свою очередь позволит планировать поставки без лишних затрат.
Кроме того, тщательный контроль за запасами ресторана поможет избежать краж и утрат. Вы будете знать точное количество того или иного продукта и сможете вовремя реагировать на любые несоответствия.
Важно следить за запасами на складе постоянно, а не только во время проведения инвентаризации запасов продуктов. Полезным инструментом в такой работе будет система учета. С ней вы будете видеть весь перечень ингредиентов и товаров на складе, отслеживать остатки в реальном времени, проводить списание и просто следить за всеми изменениями.
Остатки на складе
С Poster вы будете всегда знать, сколько того или иного ингредиента было на складе в нужный момент. Во вкладке Остатки в админ-панели получится проверить остатки товаров и ингредиентов по категориям продуктов, по цехам приготовления и по складам, если вы работаете с несколькими складами в аккаунте.
Такое множество фильтров покажет полную информацию о состоянии вашего склада. С помощью удобной навигации получится быстро найти на складе нужный продукт, проверить наличие остатков по категории товаров или отследить остатки на конкретном складе в заведении.
Отчет по движению
Отчет по движению — это таблица, в которой отмечены поступления, расходы и средняя себестоимость для каждого продукта на складе. Это полезная и удобная вкладка, которая поможет быстро выявить недостачу или обнаружить пересортицу.
Чтобы проверить поступления и списания продукта просто наведите на стрелочку в соответствующем столбце Поступления или Расход. Если расход превышает обычное значение — это повод обратить внимание на этот ингредиент.
В календаре получится выбрать конкретную дату или промежуток времени, чтобы проверить движение продукта за этот период. Вы так же можете проверять себестоимость ингредиента на конкретное время с помощью этого фильтра.
Даже если за указанный период по конкретному продукту не было движения, программа все равно покажет остатки по нему. Это поможет вам следить за продуктами и их себестоимостью. Если вы заметили, что себестоимость продуктов стала аномально высокой, отчет по движению поможет понять, в какой именно момент это произошло. После этого вы сможете с легкостью найти ошибку и исправить ее.
Если вы работаете с несколькими заведениями в аккаунте одновременно, в отчете по движению, получится проверить не только движение продуктов по конкретному складу, но и в целом по нужному заведению.
Перемещение
Если вы работаете с несколькими складами в программе, удобным инструментом будет перемещение между складами. С помощью перемещения получится переносить ингредиенты или товары на другой склад.
К примеру, если на одном складе у вас закончилось молоко, переместите его в заведение с другого склада. Так в программе не будет списываться позиция в минус. В будущем при проверке остатков в программе вы будете видеть реальное количество товаров на складах.
Списание
Если у продуктов закончился срок годности или вы использовали часть ингредиентов на проработку нового меню, добавьте ручное списание на такие ингредиенты. Ручное списание поможет учитывать расходы тех продуктов, которые не списываются автоматически при продаже на кассе.
Ручное списание можно добавить задним числом, что удобно, если вы забили внести информацию сразу. Кроме того, в программе есть фильтр по причинам списания. Вы можете указывать разнообразные причины при создании списаний со склада, а затем искать нужные с помощью фильтра.
Допустимый процент недостачи и списаний для разных типов заведений
Любое расхождение по недостаче недопустимо, это показатель неорганизованности работы и плохого контроля.
По списанию:
Для кофеен — максимум 5% для продукции, которая закупается готовой, а не производится самим заведением: сэндвичи, десерты, выпечка. Этот процент можно удерживать на низком уровне, если правильно оформлять заказы, но он никогда не будет нулевым — иначе у вас будут пустые витрины.
Для фастфуда — тоже не более 5%. Это вся продукция: как правило, заготовки и полуфабрикаты.
Для кафе и ресторанов, где все готовится «из-под ножа», — 3%. Все, что выше, — признак больших остатков и неграмотных заказов, заготовок.
Коэффициент оборачиваемости запасов в ресторане
Коэффициент оборачиваемости запасов (КОЗ) используют для оценки эффективности управления запасами в ресторане. Он помогает определить сколько раз ресторан обернул свои запасы, то есть продал и заменил запасы за определенный промежуток времени. Обычно этот коэффициент рассчитывают с периодом в один год.
Чем выше коэффициент, тем эффективнее работает ресторан и тем выгоднее он использует свои запасы. Анализ оборачиваемости продукции в ресторане поможет увеличивать прибыль и оптимизировать бизнес-процессы в вашем заведении.
Формула расчета такая: КОЗ = Среднегодовая стоимость запасов / Среднегодовая выручка
Рассчитаем КОЗ на примере блюда «Спагетти Болоньезе» для вашего ресторана. Предположим, что на ингредиенты для блюда в месяц вы тратите 10 000 грн. За год среднегодовая стоимость запасов будет: 10 000 * 12 = 120 000 грн/год.
За проданное блюда в ресторане вы получаете 150 грн, в среднем в месяц вы продаете 500 порций. То есть, среднегодовая выручка получается: (150 * 500) * 12 = 900 000 грн/год.
По формуле выше получаем: КОЗ = 120 000 / 900 000 = 0,13
Значит, коэффициент оборачиваемости товара для «Спагетти Болоньезе» составляет 0,13. Это означает, что ваши запасы ингредиентов для приготовления данного блюда оборачиваются 0,13 раза в год. Эта информация может помочь вам оптимизировать управление запасами в ресторане и улучшить финансовую эффективность бизнеса.
Специфика проведения инвентаризации для разных типов заведений
Инвентаризация для заведений с готовой продукцией — это штучный учет. Его нужно проводить как можно чаще, возможно, даже ежедневно. Так вы сможете сразу определять ошибки в накладных, единицах учета и выявлять факты воровства. Аналогичная ситуация и с барами: пока бармен закрывает смену, управляющий проводит инвентаризацию.
Для заведений, где большое количество продукции продается навынос или через доставку, очень важно регулярно вести управленческий учет в ресторане расходных материалов и упаковки. Обязательно включайте их в калькуляционную карту и учитывайте в себестоимости.
Для заведений с полным производственным процессом остатки являются показателем соблюдения тех. карт и адекватных закупок.
Проблемы с инвентаризацией бара и кухни
Самая частая проблема — учет заготовок, которые используются и в баре, и на кухне.
Например, замороженная клубника и сахар. По факту у вас в остатках могут быть как сами ингредиенты по отдельности, так и в составе клубничного соуса. Его вы можете использовать и в баре, и на кухне. Главное, не путать остатки по подразделениям, а обязательно учитывать отдельно бар и отдельно кухню.
Прежде чем вносить остатки, нужно внести в инвентаризацию тех. карту на клубничный соус и указать, сколько этого соуса в граммах есть в остатках по факту. Тогда система автоматически пересчитает каждый ингредиент в граммах и прибавит то количество, которое есть в составе соуса, к тому, что есть в «сыром» виде.
Система учета для кафе, баров и ресторанов
Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской и финансовый учет
Дополнительные и альтернативные методы инвентаризации
Дополнительные методы — это внеплановая инвентаризация по отдельным позициям. Важен эффект неожиданности: никто из персонала не должен понимать, когда вы можете провести инвентаризацию. Альтернативный метод, точнее, метод анализа в помощь инвентаризации, — это ежедневная проверка и контроль актов списания с разбором причин списания.
Если вы будете делать это ежедневно, то сможете незамедлительно вносить поправки в заказ продуктов и гораздо быстрее обнаруживать проблемные моменты, чтобы исключить их в будущем.
Советы начинающим рестораторам
Спланируйте регулярность, назначьте ответственных и научите персонал правильно приходовать накладные (конечно, если это у вас делает не бухгалтер). Проверьте, все ли тех. карты, в том числе и на заготовки, внесены в вашу систему учета. И обязательно запомните: результаты инвентаризации нужно анализировать постоянно, это непрерывный процесс.
Облегчить инвентаризацию для малых и больших заведений поможет система автоматизации ресторана. Программа имеет гибкий и удобный функционал складского учета, и вы сможете увидеть реальные остатки на складе в любой момент времени.
