Издержки и списание продуктов в ресторане
Чтобы ваше заведение не теряло ни процента прибыли, ведите учет внутренних документов и вводите специальные правила для администраторов и остального персонала. Только после того, как вы тщательно проработаете каждую статью расходов и определите допустимые колебания для нее, вы перестанете терять деньги на дополнительных закупках и повысите эффективность управления рестораном.
На тему «Как сократить расходы ресторана» с нами делится опытом Виктория Рейникова, эксперт ресторанного консалтинга из Bureau Business Ideas.
Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.
Расходы продуктов на кухне ресторана и кафе
Постоянные издержки ресторана — частая проблема, но не неизбежная. Чтобы избавиться от них, в первую очередь нужно разобрать все технические калькуляционные карты блюд. В идеале для этого вам лучше привлечь технолога, шеф-повара и бухгалтера-товароведа.
План подготовки:
Начните с полуфабрикатов и проработайте каждую позицию несколько раз. Учтите все зачистки, ужарки, уварки — проценты потерь продуктов прямым образом влияют на издержки ресторана. Это нужно сделать хотя бы один раз, и потом ваши линейные повара будут работать по ним.
Разрабатывайте закладку на средний расход, а не на 1 кг, как обычно просят бухгалтеры, потому что им так удобно.
Утвердите и зафиксируйте дату изменений. Нужно пересматривать карты хотя бы раз в сезон, так как сезонность влияет на вес и отходы многих продуктов.
Пересмотрите все калькуляционные карты готовых блюд. Не забывайте про переменные издержки ресторана — учитывайте все украшения блюд, возможные потери при подаче и т. д.
Когда у вас утверждены все калькуляционные карты и себестоимость всех блюд, стоит браться за формирование бланка «Номенклатуры товаров с торговыми марками и входящими ценами». Особенно это важно, если в вашем заведении есть старшие по каждому подразделению, которые сами занимаются заказом продукции для своей зоны. Им необходимо утвердить ассортимент и входящие цены.
Установите диапазон допустимых колебаний. В себестоимость закладывайте среднюю стоимость. При помощи системы учета вы сможете ежедневно или еженедельно анализировать себестоимость и ее колебания. Например, как это реализовано в Poster.
Когда у вас уже отработаны все калькуляционные карты, определена себестоимость и утверждена номенклатура товара с входящими ценами, пора приступать к планированию продаж ирассчитать food cost.
Установив food cost, проанализируйте и утвердите остальные расходы кухни и общие издержки ресторана. Мы рассмотрим самые распространенные из них.

Штатное питание
Надеемся, что в вашем планировании есть штатное расписание. Утвердив его, вы также должны разобраться с питанием для вашей команды. Поставьте шеф-повару задачу составить меню для персонала на месяц с учетом продуктов, которые уже есть в номенклатуре товаров, и добавьте к ним крупы.
Меню должно быть составлено с учетом потребностей организма взрослого человека с повышенной активностью. В нем обязательно должны быть первое блюдо (наваристый бульон с крупами и овощами или крепкий томатный суп с крупами), горячее (мясо, птица, рыба плюс гарнир — желательно крупы) и салат. Также не забывайте про чай и кофе для персонала.
Учитывайте режим работы вашего заведения и проанализируйте, сколько раз в день необходимо кормить сотрудника. План действий:
Составить калькуляционные карты из меню для персонала.
Просчитать себестоимость.
Утвердить количество человек, получающих питание.
В итоге вы получите примерный бюджет. Заложите дополнительно 20—30% к расходам на случай, когда кухня списывает из меню для гостей продукты на питание персонала. Выводите все цифры в процент от товарооборота — так вам будет легче управлять ими. Ниже в таблице мы покажем это на примере. Процент может меняться, и это нормально: в ресторанном бизнесе рассчитать все до грамма практически невозможно.
Списание в ресторане. Установите допустимый процент
В утопичном заведении списания быть не должно, но на практике так не выйдет. Основная задача менеджера кухни — разработать меню таким образом, чтобы все продукты в блюдах пересекались.
Например, в меню есть салат с авокадо и креветками, и он, предположим, стоит дороже других салатов — вероятность слабых продаж уже довольна высока. А если авокадо не будет входить в другие блюда, то на следующий день себестоимость салата будет еще выше (так как продукт обветривается, чернеет, черствеет и т. п.), возрастет и процент списаний.
Еще один важный момент. Менеджер кухни должен прописать правила использования продуктов из холодильника для хранения товарного запаса: чтобы в первую очередь использовались продукты с более ранней датой закупки, а новую поставку складывали назад.
Для оптимизации списаний необходимо прописать бланк всех товаров и полуфабрикатов, в котором будут указаны:
срок хранения;
условия хранения;
температура хранения;
упаковка для хранения;
дневная норма, запас;
ответственный за весь процесс.
Пример таблицы списаний бара
№ | Товар | Кол-во | Ед. изм. | Цена | Сумма |
1 | Ананас | 4,4 | кг | 48,17 | 211,95 |
2 | Апельсин | 7,0 | кг | 31,72 | 222,04 |
3 | Базилик (бар) | 0,2 | кг | 76,60 | 15,32 |
4 | Грейпфрут | 4,3 | кг | 46,29 | 199,05 |
5 | Груша | 1,2 | кг | 61,26 | 73,51 |
6 | Ежевика | 0,15 | кг | 144,60 | 21,69 |
7 | Карамболь | 0,09 | кг | 80,00 | 7,20 |
8 | Кофе Costa Rica | 4,85 | кг | 444,64 | 2156,50 |
9 | Кофе Ethiopia G1 Natural | 0,2 | кг | 747,60 | 149,52 |
10 | Лайм | 2,3 | кг | 100,07 | 230,16 |
11 | Лимон | 3,8 | кг | 44,02 | 167,28 |
12 | Малина | 0,2 | кг | 51,25 | 10,25 |
13 | Молоко 2,6%, 1 л | 3,6 | л | 23,46 | 84,46 |
14 | Морковь | 0,6 | кг | 15,50 | 9,30 |
15 | Мята | 0,59 | кг | 99,45 | 58,68 |
16 | Перец чили | 0,02 | кг | 917,50 | 18,35 |
17 | Розмарин | 0,07 | кг | 338,00 | 23,66 |
18 | Сливки 10% | 0,5 | л | 40,14 | 20,07 |
19 | Смородина | 1,6 | кг | 40,25 | 64,40 |
20 | Тимьян | 0,1 | кг | 330,00 | 33,00 |
21 | Халва | 0,3 | кг | 60,00 | 18,00 |
22 | Яйцо куриное | 10 | шт. | 1,26 | 12,60 |
Всего | 3805 |
Расходы на рекламу
Да, не стоит забывать и о расходах кухни на маркетинг: угощение гостей, комплименты, фотографии блюд. Эту норму желательно утвердить заранее, чтобы потом не удивляться непредвиденным расходам и недостачам.
Например, ввести «правило счастливого гостя»: на каждый день выделять 100 грн и, если гость будет вдруг чем-то огорчен или недоволен, угощать его десертом, чаем или лимонадом.
Всегда старайтесь заранее планировать расходы на маркетинг и маркетинговую стратегию: утверждать разработку меню, проработку блюд для подачи, комплименты для гостей, печенье к чаю и т. д. Вы должны уделять подобному планированию максимум внимания, и тогда вам будет гораздо легче управлять этими расходами и вы сможете вовремя влиять на них. К тому же вы избежите многих проблем с анализом.
Статьи товарооборота | Норма |
Закупка продуктов | 33% |
Расходы на персонал | 25% |
Аренда + коммунальные расходы | 12% |
Маркетинг | 10% |
Операционные расходы | 5% |
Административные расходы | 5% |
Операционная прибыль | 10% |
Норма зависит от концепции заведения, поэтому для разных типов могут быть небольшие отклонения.
Пример таблицы расходов бара и кухни
Бар | Кухня | |
Списание | 3805 | 4486 |
Порча | ||
Проработки | 860 | 2009 |
Угощение | 3428 | |
Питание учредителей | 10454 | |
Питание персонала | 9810 | |
Всего | 18547 | 16305 |
Процент от товарооборота | 4% | 6% |

Оптимизация складов
Еще одной довольно значимой затратой для вас может стать неэффективный запас производства. Для начала нужно определить склады:
длительного хранения;
ежемесячные;
еженедельные;
ежедневные.
В первую очередь по каждому складу нужно периодически проводить инвентаризацию. Необходимо также утвердить их нормы, рассчитав «замороженный» товарный запас и выведя его отдельной суммой. К примеру, это могут быть дорогие алкогольные напитки, которые могут месяцами стоять на складе и не продаваться. Когда вы это сделаете, вы наконец сможете ими управлять (в системе автоматизации ресторанов или вручную): составлять планы продаж для официантов, выделяя премии, привязывать заработок барменов к бонусам от «замороженных» продаж и т. д. Но не забывайте учитывать и ошибки в работе официанта, которые так или иначе будут влиять на списания.
Инвентаризация в Poster
В программе учета для кафе Poster можно провести полную или частичную инвентаризацию склада. Полная — проводится по всем позициям, которые хранятся на складе. Как правило, такую инвентаризацию проводят раз в месяц. Частичную инвентаризацию можно провести по нескольким позициям, например, по молочке или другим продуктам с коротким сроком годности.

Вам не нужно будет тратить много времени, чтобы провести инвентаризацию в Poster. Достаточно взять готовую таблицу и заполнить в ней поля с фактическим остатком ингредиента или товара. При этом программа посчитает плановый остаток и его можно будет сравнить с фактическим, чтобы понять, есть ли недостача или пересорт.
Плюс, вы сможете провести инвентаризацию в Poster как на компьютере, так и с помощью планшета — таким образом вносить остатки в планшет можно прямо на складе и не носить с собой бумажки.
Резюме
Все планирование по всем статьям расходов необходимо разбивать по подразделениям: кухня, бар, десерты. Чем детальнее вы будете вести учет, тем более очевидными станут для вас слабые и сильные места вашего бизнеса. Не забывайте также стареет оборудование для бара, кухни и т. п. Стоит закладывать суммы для ремонта или замены заранее, чтобы потом это не было неожиданностью и не попало в статью непредвиденных расходов.
Утвердив проценты расходов, вы сможете проанализировать, насколько легко или сложно соблюдать их старшим по подразделениям. Потом эти проценты можно урезать, пока не упретесь в «камень преткновения», когда сокращать их больше некуда. Не переусердствуйте! Помните, что все хорошо в меру, но каждый процент расхода — это ваша потерянная прибыль. Поэтому стоит лишний раз потратить время и посчитать либо найти кого-то, кто поможет вам или даже сделает это за вас в первый раз, а вы уже будете вести дальнейший учет.
Подписка на блог
Полезные советы, статьи, вебинары о ресторанном бизнесе
Читайте также
Посмотреть все →Академия Poster
Посмотреть все →Заполните форму, чтобы получить доступ
Заполните форму, чтобы получить доступ
Заполните форму, чтобы получить доступ
Заполните форму, чтобы получить доступ
Подписка на блог
Полезные советы, статьи, вебинары о ресторанном бизнесе