Чтобы ваше заведение не теряло ни процента прибыли, ведите учет внутренних документов и вводите специальные правила для администраторов и остального персонала. Только после того, как вы тщательно проработаете каждую статью расходов и определите допустимые колебания для нее, вы перестанете терять деньги на дополнительных закупках и повысите эффективность управления рестораном.

На тему «Как сократить расходы ресторана» с нами делится опытом Виктория Рейникова, эксперт ресторанного консалтинга из Bureau Business Ideas.

Расходы продуктов на кухне ресторана и кафе

Постоянные издержки ресторана — частая проблема, но не неизбежная. Чтобы избавиться от них, в первую очередь нужно разобрать все технические калькуляционные карты блюд. В идеале для этого вам лучше привлечь технолога, шеф-повара и бухгалтера-товароведа.

План подготовки:

1. Начните с полуфабрикатов и проработайте каждую позицию несколько раз. Учтите все зачистки, ужарки, уварки — проценты потерь продуктов прямым образом влияют на издержки ресторана. Это нужно сделать хотя бы один раз, и потом ваши линейные повара будут работать по ним.

2. Разрабатывайте закладку на средний расход, а не на 1 кг, как обычно просят бухгалтеры, потому что им так удобно.

3. Утвердите и зафиксируйте дату изменений. Нужно пересматривать карты хотя бы раз в сезон, так как сезонность влияет на вес и отходы многих продуктов.

4. Пересмотрите все калькуляционные карты готовых блюд. Не забывайте про переменные издержки ресторана — учитывайте все украшения блюд, возможные потери при подаче и т. д.

5. Когда у вас утверждены все калькуляционные карты и себестоимость всех блюд, стоит браться за формирование бланка «Номенклатуры товаров с торговыми марками и входящими ценами». Особенно это важно, если в вашем заведении есть старшие по каждому подразделению, которые сами занимаются заказом продукции для своей зоны. Им необходимо утвердить ассортимент и входящие цены.

6. Установите диапазон допустимых колебаний. В себестоимость закладывайте среднюю стоимость. При помощи системы учета вы сможете ежедневно или еженедельно анализировать себестоимость и ее колебания. Например, как это реализовано в Poster.

7. Когда у вас уже отработаны все калькуляционные карты, определена себестоимость и утверждена номенклатура товара с входящими ценами, пора приступать к планированию продаж и рассчитать food cost.

Установив food cost, проанализируйте и утвердите остальные расходы кухни и общие издержки ресторана. Мы рассмотрим самые распространенные из них.

Штатное питание

Надеемся, что в вашем планировании есть штатное расписание. Утвердив его, вы также должны разобраться с питанием для вашей команды. Поставьте шеф-повару задачу составить меню для персонала на месяц с учетом продуктов, которые уже есть в номенклатуре товаров, и добавьте к ним крупы.

Меню должно быть составлено с учетом потребностей организма взрослого человека с повышенной активностью. В нем обязательно должны быть первое блюдо (наваристый бульон с крупами и овощами или крепкий томатный суп с крупами), горячее (мясо, птица, рыба плюс гарнир — желательно крупы) и салат. Также не забывайте про чай и кофе для персонала.

Учитывайте режим работы вашего заведения и проанализируйте, сколько раз в день необходимо кормить сотрудника. План действий:

• Составить калькуляционные карты из меню для персонала.

• Просчитать себестоимость.

• Утвердить количество человек, получающих питание.

В итоге вы получите примерный бюджет. Заложите дополнительно 20—30% к расходам на случай, когда кухня списывает из меню для гостей продукты на питание персонала. Выводите все цифры в процент от товарооборота — так вам будет легче управлять ими. Ниже в таблице мы покажем это на примере. Процент может меняться, и это нормально: в ресторанном бизнесе рассчитать все до грамма практически невозможно.

Списание в ресторане. Установите допустимый процент

В утопичном заведении списания быть не должно, но на практике так не выйдет. Основная задача менеджера кухни — разработать меню таким образом, чтобы все продукты в блюдах пересекались.

Например, в меню есть салат с авокадо и креветками, и он, предположим, стоит дороже других салатов — вероятность слабых продаж уже довольна высока. А если авокадо не будет входить в другие блюда, то на следующий день себестоимость салата будет еще выше (так как продукт обветривается, чернеет, черствеет и т. п.), возрастет и процент списаний.

Еще один важный момент. Менеджер кухни должен прописать правила использования продуктов из холодильника для хранения товарного запаса: чтобы в первую очередь использовались продукты с более ранней датой закупки, а новую поставку складывали назад.

Для оптимизации списаний необходимо прописать бланк всех товаров и полуфабрикатов, в котором будут указаны:

• срок хранения;

• условия хранения;

• температура хранения;

• упаковка для хранения;

• дневная норма, запас;

• ответственный за весь процесс.

Пример таблицы списаний бара

№

Товар

Кол-во

Ед. изм.

Цена

Сумма

1

Ананас

4,4

кг

48,17

211,95

2

Апельсин

7,0

кг

31,72

222,04

3

Базилик (бар)

0,2

кг

76,60

15,32

4

Грейпфрут

4,3

кг

46,29

199,05

5

Груша

1,2

кг

61,26

73,51

6

Ежевика

0,15

кг

144,60

21,69

7

Карамболь

0,09

кг

80,00

7,20

8

Кофе Costa Rica

4,85

кг

444,64

2156,50

9

Кофе Ethiopia G1 Natural

0,2

кг

747,60

149,52

10

Лайм

2,3

кг

100,07

230,16

11

Лимон

3,8

кг

44,02

167,28

12

Малина

0,2

кг

51,25

10,25

13

Молоко 2,6%, 1 л

3,6

л

23,46

84,46

14

Морковь

0,6

кг

15,50

9,30

15

Мята

0,59

кг

99,45

58,68

16

Перец чили

0,02

кг

917,50

18,35

17

Розмарин

0,07

кг

338,00

23,66

18

Сливки 10%

0,5

л

40,14

20,07

19

Смородина

1,6

кг

40,25

64,40

20

Тимьян

0,1

кг

330,00

33,00

21

Халва

0,3

кг

60,00

18,00

22

Яйцо куриное

10

шт.

1,26

12,60

Всего

3805

Расходы на рекламу

Да, не стоит забывать и о расходах кухни на маркетинг: угощение гостей, комплименты, фотографии блюд. Эту норму желательно утвердить заранее, чтобы потом не удивляться непредвиденным расходам и недостачам.

Например, ввести «правило счастливого гостя»: на каждый день выделять 100 грн и, если гость будет вдруг чем-то огорчен или недоволен, угощать его десертом, чаем или лимонадом.

Всегда старайтесь заранее планировать расходы на маркетинг и маркетинговую стратегию: утверждать разработку меню, проработку блюд для подачи, комплименты для гостей, печенье к чаю и т. д. Вы должны уделять подобному планированию максимум внимания, и тогда вам будет гораздо легче управлять этими расходами и вы сможете вовремя влиять на них. К тому же вы избежите многих проблем с анализом.

Статьи товарооборота

Норма

Закупка продуктов

33%

Расходы на персонал

25%

Аренда + коммунальные расходы

12%

Маркетинг

10%

Операционные расходы

5%

Административные расходы

5%

Операционная прибыль

10%

Норма зависит от концепции заведения, поэтому для разных типов могут быть небольшие отклонения.

Пример таблицы расходов бара и кухни

Бар

Кухня

Списание

3805

4486

Порча

Проработки

860

2009

Угощение

3428

Питание учредителей

10454

Питание персонала

9810

Всего

18547

16305

Процент от товарооборота

4%

6%

Оптимизация складов

Еще одной довольно значимой затратой для вас может стать неэффективный запас производства. Для начала нужно определить склады:

• длительного хранения;

• ежемесячные;

• еженедельные;

• ежедневные.

В первую очередь по каждому складу нужно периодически проводить инвентаризацию. Необходимо также утвердить их нормы, рассчитав «замороженный» товарный запас и выведя его отдельной суммой. К примеру, это могут быть дорогие алкогольные напитки, которые могут месяцами стоять на складе и не продаваться. Когда вы это сделаете, вы наконец сможете ими управлять (в системе автоматизации ресторанов или вручную): составлять планы продаж для официантов, выделяя премии, привязывать заработок барменов к бонусам от «замороженных» продаж и т. д. Но не забывайте учитывать и ошибки в работе официанта, которые так или иначе будут влиять на списания.

Инвентаризация в Poster

В системе учета для кафе Poster можно провести полную или частичную инвентаризацию склада. Полная — проводится по всем позициям, которые хранятся на складе. Как правило, такую инвентаризацию проводят раз в месяц. Частичную инвентаризацию можно провести по нескольким позициям, например, по молочке или другим продуктам с коротким сроком годности.

Вам не нужно будет тратить много времени, чтобы провести инвентаризацию в Poster. Достаточно взять готовую таблицу и заполнить в ней поля с фактическим остатком ингредиента или товара. При этом программа посчитает плановый остаток и его можно будет сравнить с фактическим, чтобы понять, есть ли недостача или пересорт.

Плюс, вы сможете провести инвентаризацию в Poster как на компьютере, так и с помощью планшета — таким образом вносить остатки в планшет можно прямо на складе и не носить с собой бумажки.

Резюме

Все планирование по всем статьям расходов необходимо разбивать по подразделениям: кухня, бар, десерты. Чем детальнее вы будете вести учет, тем более очевидными станут для вас слабые и сильные места вашего бизнеса. Не забывайте также стареет оборудование для бара, кухни и т. п. Стоит закладывать суммы для ремонта или замены заранее, чтобы потом это не было неожиданностью и не попало в статью непредвиденных расходов.

Утвердив проценты расходов, вы сможете проанализировать, насколько легко или сложно соблюдать их старшим по подразделениям. Потом эти проценты можно урезать, пока не упретесь в «камень преткновения», когда сокращать их больше некуда. Не переусердствуйте! Помните, что все хорошо в меру, но каждый процент расхода — это ваша потерянная прибыль. Поэтому стоит лишний раз потратить время и посчитать либо найти кого-то, кто поможет вам или даже сделает это за вас в первый раз, а вы уже будете вести дальнейший учет.

Материалы по теме

• Бухгалтерский учет ресторана в Украине
• Разработка меню для кафе, ресторана
• Регистрация ресторанного бизнеса в Украине
• Как выбрать POS систему для ресторана или кафе
• Как выбрать CRM-систему для кафе или ресторана
• Фонд оплаты труда в ресторане
• Как сократить расходы ресторана: управление расходами ресторана или кафе
• Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?
• Фудкост — что это такое, как его считать и как им управлять
• Что такое маржинальность блюд в ресторане
• Как правильно принимать товар в кафе и ресторане
• Потери продуктов при обработке: как рассчитать процент отходов продуктов в ресторане
• Как рассчитать калорийность блюда для меню автоматически
• Калькуляция блюд в общепите: как составить и рассчитать калькуляционную карту?
• Как составить технологическую карту блюд для ресторанов и кафе
• Средний чек в ресторане: как повысить средний чек ресторана или кафе
• Инвентаризация в ресторане и кафе
• 8 основных ошибок рестораторов: типичные ошибки в бухгалтерском учете ресторана
• ABC-анализ меню ресторана
• Х и Z-отчет — что такое и как составить
• Прибыль ресторана
• Как управлять финансами ресторана
• Кассовая дисциплина: правила расчетов в ресторане