Издержки и списание продуктов в ресторане и кафе
10 июля, 2022 • 13 минут
Чтобы ваше заведение не теряло ни процента прибыли, ведите учет внутренних документов и вводите специальные правила для администраторов и остального персонала. Только после того, как вы тщательно проработаете каждую статью расходов и определите допустимые колебания для нее, вы перестанете терять деньги на дополнительных закупках и повысите эффективность управления рестораном.
На тему «Как сократить расходы ресторана» с нами делится опытом Виктория Рейникова, эксперт ресторанного консалтинга из Bureau Business Ideas.
Облачная система Poster
Зарегистрируйтесь в Poster, чтобы ускорить продажи, настроить финансовый и складской учет
Расходы продуктов на кухне ресторана и кафе
Постоянные издержки ресторана — частая проблема, но не неизбежная. Чтобы избавиться от них, в первую очередь нужно разобрать все технические калькуляционные карты блюд. В идеале для этого вам лучше привлечь технолога, шеф-повара и бухгалтера-товароведа.
План подготовки:
-
Начните с полуфабрикатов и проработайте каждую позицию несколько раз. Учтите все зачистки, ужарки, уварки — проценты потерь продуктов прямым образом влияют на издержки ресторана. Это нужно сделать хотя бы один раз, и потом ваши линейные повара будут работать по ним.
-
Разрабатывайте закладку на средний расход, а не на 1 кг, как обычно просят бухгалтеры, потому что им так удобно.
-
Утвердите и зафиксируйте дату изменений. Нужно пересматривать карты хотя бы раз в сезон, так как сезонность влияет на вес и отходы многих продуктов.
-
Пересмотрите все калькуляционные карты готовых блюд. Не забывайте про переменные издержки ресторана — учитывайте все украшения блюд, возможные потери при подаче и т. д.
-
Когда у вас утверждены все калькуляционные карты и себестоимость всех блюд, стоит браться за формирование бланка «Номенклатуры товаров с торговыми марками и входящими ценами». Особенно это важно, если в вашем заведении есть старшие по каждому подразделению, которые сами занимаются заказом продукции для своей зоны. Им необходимо утвердить ассортимент и входящие цены.
-
Установите диапазон допустимых колебаний. В себестоимость закладывайте среднюю стоимость. При помощи системы учета вы сможете ежедневно или еженедельно анализировать себестоимость и ее колебания.
-
Когда у вас уже отработаны все калькуляционные карты, определена себестоимость и утверждена номенклатура товара с входящими ценами, пора приступать к планированию продаж и рассчитать food cost.
Установив food cost, проанализируйте и утвердите остальные расходы кухни и общие издержки ресторана. Мы рассмотрим самые распространенные из них.
Штатное питание
Надеемся, что в вашем планировании есть штатное расписание. Утвердив его, вы также должны разобраться с питанием для вашей команды. Поставьте шеф-повару задачу составить меню для персонала на месяц с учетом продуктов, которые уже есть в номенклатуре товаров, и добавьте к ним крупы.
Меню должно быть составлено с учетом потребностей организма взрослого человека с повышенной активностью. В нем обязательно должны быть первое блюдо (наваристый бульон с крупами и овощами или крепкий томатный суп с крупами), горячее (мясо, птица, рыба плюс гарнир — желательно крупы) и салат. Также не забывайте про чай и кофе для персонала.
Учитывайте режим работы вашего заведения и проанализируйте, сколько раз в день необходимо кормить сотрудника. План действий:
-
Составить калькуляционные карты из меню для персонала.
-
Просчитать себестоимость.
-
Утвердить количество человек, получающих питание.
В итоге вы получите примерный бюджет. Заложите дополнительно 20—30% к расходам на случай, когда кухня списывает из меню для гостей продукты на питание персонала. Выводите все цифры в процент от товарооборота — так вам будет легче управлять ими. Ниже в таблице мы покажем это на примере. Процент может меняться, и это нормально: в ресторанном бизнесе рассчитать все до грамма практически невозможно.
Посмотрите самостоятельно как работает Poster
Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:
- Финансовые отчеты
- Складской учет
- Статистика и аналитика
- Маркетинг и др.
Списание в ресторане. Установите допустимый процент
В утопичном заведении списания быть не должно, но на практике так не выйдет. Основная задача менеджера кухни — разработать меню таким образом, чтобы все продукты в блюдах пересекались.
Например, в меню есть салат с авокадо и креветками, и он, предположим, стоит дороже других салатов — вероятность слабых продаж уже довольна высока. А если авокадо не будет входить в другие блюда, то на следующий день себестоимость салата будет еще выше (так как продукт обветривается, чернеет, черствеет и т. п.), возрастет и процент списаний.
Еще один важный момент. Менеджер кухни должен прописать правила использования продуктов из холодильника для хранения товарного запаса: чтобы в первую очередь использовались продукты с более ранней датой закупки, а новую поставку складывали назад.
Для оптимизации списаний необходимо прописать бланк всех товаров и полуфабрикатов, в котором будут указаны:
-
срок хранения;
-
условия хранения;
-
температура хранения;
-
упаковка для хранения;
-
дневная норма, запас;
-
ответственный за весь процесс.
Пример таблицы списаний бара
№
Товар
Кол-во
Ед. изм.
Цена
Сумма
1
Ананас
4,4
кг
48,17
211,95
2
Апельсин
7,0
кг
31,72
222,04
3
Базилик (бар)
0,2
кг
76,60
15,32
4
Грейпфрут
4,3
кг
46,29
199,05
5
Груша
1,2
кг
61,26
73,51
6
Ежевика
0,15
кг
144,60
21,69
7
Карамболь
0,09
кг
80,00
7,20
8
Кофе Costa Rica
4,85
кг
444,64
2156,50
9
Кофе Ethiopia G1 Natural
0,2
кг
747,60
149,52
10
Лайм
2,3
кг
100,07
230,16
11
Лимон
3,8
кг
44,02
167,28
12
Малина
0,2
кг
51,25
10,25
13
Молоко 2,6%, 1 л
3,6
л
23,46
84,46
14
Морковь
0,6
кг
15,50
9,30
15
Мята
0,59
кг
99,45
58,68
16
Перец чили
0,02
кг
917,50
18,35
17
Розмарин
0,07
кг
338,00
23,66
18
Сливки 10%
0,5
л
40,14
20,07
19
Смородина
1,6
кг
40,25
64,40
20
Тимьян
0,1
кг
330,00
33,00
21
Халва
0,3
кг
60,00
18,00
22
Яйцо куриное
10
шт.
1,26
12,60
Всего
3805
Poster QR – меню, отзывы и оплаты для вашего заведения
- Без расходов на разработку и наполнение
- Понятный и привычный интерфейс
- Интегрировано с системой учета
Удобно для заведения, удобно для гостей:
- Отзывы — собирайте отзывы по заказам и блюдам. Мгновенно реагируйте на негатив, чтобы исправить ситуацию тут и сейчас.
- Оплаты — ваш гость сможет оплатить заказ с помощью только лишь своего телефона.
Стоимость всего 252 грн в месяц – первые 15 дней бесплатно.
Расходы на рекламу
Да, не стоит забывать и о расходах кухни на маркетинг: угощение гостей, комплименты, фотографии блюд. Эту норму желательно утвердить заранее, чтобы потом не удивляться непредвиденным расходам и недостачам.
Например, ввести «правило счастливого гостя»: на каждый день выделять 100 грн и, если гость будет вдруг чем-то огорчен или недоволен, угощать его десертом, чаем или лимонадом.
Всегда старайтесь заранее планировать расходы на маркетинг и маркетинговую стратегию: утверждать разработку меню, проработку блюд для подачи, комплименты для гостей, печенье к чаю и т. д. Вы должны уделять подобному планированию максимум внимания, и тогда вам будет гораздо легче управлять этими расходами и вы сможете вовремя влиять на них. К тому же вы избежите многих проблем с анализом.
Статьи товарооборота
Норма
Закупка продуктов
33%
Расходы на персонал
25%
Аренда + коммунальные расходы
12%
Маркетинг
10%
Операционные расходы
5%
Административные расходы
5%
Операционная прибыль
10%
Норма зависит от концепции заведения, поэтому для разных типов могут быть небольшие отклонения.
Пример таблицы расходов бара и кухни
Бар
Кухня
Списание
3805
4486
Порча
Проработки
860
2009
Угощение
3428
Питание учредителей
10454
Питание персонала
9810
Всего
18547
16305
Процент от товарооборота
4%
6%
Оптимизация складов
Еще одной довольно значимой затратой для вас может стать неэффективный запас производства. Для начала нужно определить склады:
-
длительного хранения;
-
ежемесячные;
-
еженедельные;
-
ежедневные.
В первую очередь по каждому складу нужно периодически проводить инвентаризацию. Необходимо также утвердить их нормы, рассчитав «замороженный» товарный запас и выведя его отдельной суммой. К примеру, это могут быть дорогие алкогольные напитки, которые могут месяцами стоять на складе и не продаваться. Когда вы это сделаете, вы наконец сможете ими управлять (в системе автоматизации ресторанов или вручную): составлять планы продаж для официантов, выделяя премии, привязывать заработок барменов к бонусам от «замороженных» продаж и т. д. Но не забывайте учитывать и ошибки в работе официанта, которые так или иначе будут влиять на списания.
Инвентаризация в Poster
В системе учета для кафе Poster можно провести полную или частичную инвентаризацию склада. Полная — проводится по всем позициям, которые хранятся на складе. Как правило, такую инвентаризацию проводят раз в месяц. Частичную инвентаризацию можно провести по нескольким позициям, например, по молочке или другим продуктам с коротким сроком годности.
Вам не нужно будет тратить много времени, чтобы провести инвентаризацию в Poster. Достаточно взять готовую таблицу и заполнить в ней поля с фактическим остатком ингредиента или товара. При этом программа посчитает плановый остаток и его можно будет сравнить с фактическим, чтобы понять, есть ли недостача или пересорт.
Плюс, вы сможете провести инвентаризацию в Poster как на компьютере, так и с помощью планшета — таким образом вносить остатки в планшет можно прямо на складе и не носить с собой бумажки.
Полный список задач перед открытием ресторана
Резюме
Все планирование по всем статьям расходов необходимо разбивать по подразделениям: кухня, бар, десерты. Чем детальнее вы будете вести учет, тем более очевидными станут для вас слабые и сильные места вашего бизнеса. Не забывайте также стареет оборудование для бара, кухни и т. п. Стоит закладывать суммы для ремонта или замены заранее, чтобы потом это не было неожиданностью и не попало в статью непредвиденных расходов.
Утвердив проценты расходов, вы сможете проанализировать, насколько легко или сложно соблюдать их старшим по подразделениям. Потом эти проценты можно урезать, пока не упретесь в «камень преткновения», когда сокращать их больше некуда. Не переусердствуйте! Помните, что все хорошо в меру, но каждый процент расхода — это ваша потерянная прибыль. Поэтому стоит лишний раз потратить время и посчитать либо найти кого-то, кто поможет вам или даже сделает это за вас в первый раз, а вы уже будете вести дальнейший учет.
Материалы по теме
- Бухгалтерский учет ресторана в Украине
- Разработка меню для кафе, ресторана
- Регистрация ресторанного бизнеса в Украине
- Как выбрать POS систему для ресторана или кафе
- Как выбрать CRM-систему для кафе или ресторана
- Фонд оплаты труда в ресторане
- Как сократить расходы ресторана: управление расходами ресторана или кафе
- Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?
- Фудкост — что это такое, как его считать и как им управлять
- Что такое маржинальность блюд в ресторане
- Как правильно принимать товар в кафе и ресторане
- Потери продуктов при обработке: как рассчитать процент отходов продуктов в ресторане
- Как рассчитать калорийность блюда для меню автоматически
- Калькуляция блюд в общепите: как составить и рассчитать калькуляционную карту?
- Как составить технологическую карту блюд для ресторанов и кафе
- Средний чек в ресторане: как повысить средний чек ресторана или кафе
- Инвентаризация в ресторане и кафе
- 8 основных ошибок рестораторов: типичные ошибки в бухгалтерском учете ресторана
- ABC-анализ меню ресторана
- Х и Z-отчет – что такое и как составить
- Прибыль ресторана
- Как управлять финансами ресторана
- Кассовая дисциплина: правила расчетов в ресторане