Как управлять финансами ресторана

Успех ресторанного бизнеса зависит не только от качества блюд, красивого дизайна и обслуживания, но и эффективного управления финансами. Ведь вся ресторанная машина работает не для того, чтобы владелец порадовался всему этому и положил в карман клиентское "спасибо". Заведение должно приносить прибыль, а потому даже самое маленькое кафе, не говоря уже о крупных сетевых ресторанах, требует постоянного контроля над финансовой стороной деятельности. Четкий финансовый учет позволяет принимать правильные решения, осуществлять рациональное распределение ресурсов, а также создавать планы с учетом финансовых возможностей. Планирование бюджета ресторана, предвидение рисков и умение правильно ими управлять обеспечивают стабильный рост бизнеса и позволяют избежать нежелательных финансовых затруднений. Сейчас же в максимально бурные времена это особенно важно, ведь переменных слишком много и правильная экономика ресторана может уберечь от глобального фиаско.

Важной задачей управления бюджетом ресторана является анализ ключевых показателей: затраты на ингредиенты и сырье, затраты на персонал, рентабельность, оборот и прибыль, запасы. Контроль этих финансовых показателей позволяет эффективно планировать бюджет, избежать непредвиденных расходов и увеличить общую прибыль ресторана. Чтобы в конце концов заведение перестало быть “фабрикой по переработке денег”, а стало золотой жилой для владельца. Разобраться в этом помогла консалтер, которая помогает открывать заведения, Ольга Насонова. 

Чек-лист по запуску заведения

Полный список задач перед открытием кафе

Скачать

Введите корректный адрес эл. почты

✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.

Основные категории финансовых расходов и доходов

Основные статьи доходов и расходов ресторана могут различаться в зависимости от типа заведения и его концепции. Чтобы определить эффективность управления финансами в ресторанном бизнесе, следует сравнивать затраты с оборотом ресторана. Этот процент показывает, какая часть расходов составляет общий доход ресторана. Идеальный процент может варьироваться в зависимости от типа ресторанного бизнеса и его целей.

“Нужно следить, чтобы все расходы были в пределах этих цифр. Чтобы не было такого, что вдруг фудкост скакнул и начал составлять 50% вместо 30%. Если же это произошло, нужно сразу выяснять, почему это произошло, что произошло в заведении или на уровне государства. Иначе ресторан превратится в "фабрику по переработке денег", из которой владелец будет получать в лучшем случае какую-нибудь 1000 в месяц", — рассказывает Ольга Насонова.

Важно отметить, что эти проценты ориентировочные и могут меняться в зависимости от многих факторов. Единственное правильное решение по бюджетированию ресторана - постоянно анализировать финансовую деятельность ресторана и определять оптимальное количество затрат для достижения желаемых финансовых результатов. 

Poster — система автоматизации кафе и ресторанов

Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.

Посмотреть демо Узнать больше

Как управлять финансами ресторана

Начать следует с двух важных пунктов: во-первых, финансами нужно управлять и контролировать их с особой бдительностью; во-вторых, в команде следует иметь хотя бы одного человека с опытом ведения финансов ресторана и соответствующей отчетности.

“Если владелец никогда не руководил финансами ресторана, ему крайне нужен человек, у которого такой опыт есть. Иначе будет много ошибок и заведение может даже не открыться. Поэтому нужен хотя бы один опытный человек, обычно это — главный бухгалтер. Или сейчас подобные услуги предоставляют специализированные компании. Потому что кроме того, что нужно управлять финансами, нужно знать всю законодательную базу, налоговые вопросы и подобные нюансы, которые есть только в ресторанном бизнесе”, — делится Ольга Насонова.

Ну а дальше советуем соблюдать несколько довольно простых и базовых, но очень важных советов:

Планируйте расходы

Планирование бюджета ресторана — это первый, а потому, пожалуй, и самый важный шаг. Разработайте подробный бюджет, в котором определите прогнозируемые доходы и расходы. Постоянно обновляйте его и сравнивайте фактические результаты с планами. Вносите в план не только плановые расходы, типа зарплаты и аренды, но закладывайте определенный процент на внезапные непредсказуемые статьи расходов. Лучше, чтобы вы их не потратили, чем потом вам этих средств не хватало. 

Ведите финансовый отчет

Ведите подробный финансовый отчет, чтобы точно отслеживать все доходы и расходы ресторана. Регулярный анализ финансовой отчетности поможет выявить сильные и слабые стороны бизнеса и принимать обоснованные решения по его улучшению. Кроме того, это поможет избежать воровства в ресторане, которое, к сожалению, случается довольно часто.

Следите за финансами только в одном месте

Обеспечьте централизованное наблюдение за финансами, собирая все данные в одном месте, например, в специальном программном обеспечении или облачном учетном хранилище. Это позволит избежать путаницы, сводя разрозненные данные из нескольких источников.

Ежедневно мониторьте финансы

Проверяйте ежедневно финансы ресторана, чтобы оперативно реагировать на возможные ошибки, вызовы и изменения в финансовом состоянии. Регулярное наблюдение позволит вовремя выявлять неблагоприятные тенденции и реагировать на них. Конечно, это требует от вас постоянной вовлеченности, однако именно она обеспечит стабильность и рост бизнеса.

Как контролировать финансы ресторана

Чтобы все было хорошо, важно не только глобально управлять финансами ресторана и отчетностью, но и контролировать их. Это немного разные вещи, где управление требует от вас профессиональных скилов, а управление — организаторских.

“Есть много примеров, когда владельцев на разных уровнях обворовывали на очень большие суммы. Когда люди чувствуют безнаказанность, они начинают делать это еще больше. Но постоянный тщательный контроль и определенные методики помогают если и не полностью убрать возможность воровства, то хотя бы минимизировать его. Видеонаблюдение, ежедневный контроль кассы и по программе — сколько продалось, сколько потратилось — контроль закупочных цен, контроль расходов на персонал и мелких затрат типа такси, экстренных покупок, тех.карт и т.п. На любом этапе может что-то пойти не так, поэтому контроль очень важен”, — добавляет Ольга Насонова.

Кроме того, предпринимайте следующие шаги для облегчения контроля за финансами ресторана:

1. Контролируйте расходы на фонд оплаты труда

Эффективное управление зарплатой персонала помогает сохранить финансовую устойчивость ресторана. Определите оптимальное количество работников для обеспечения эффективности работы, учитывая потребности и специфику заведения. Рассмотрите возможность использования сезонного персонала или гибких графиков для понижения затрат.

2. Удерживайтесь от кредитов и долгов

Порой соблазн хотя бы намочить ножки в кредите или долгах у знакомых достаточно велик, однако со временем задолженности становятся больше и причиняют не меньшие финансовые трудности. Планируйте расходы и запасайтесь финансовым резервом во избежание непредвиденных кризисных ситуаций, которые могут повлиять на работу учреждения. 

3. Вовремя оплачивайте счета

Своевременная оплата счетов помогает избежать штрафов и сохранить позитивный имидж перед поставщиками. Установите систему мониторинга дат платежей и создайте плановый график оплаты, чтобы вовремя производить выплаты. Удобнее всего делать это в программах автоматизации.

4. Подготовьтесь к запланированным расходам

Подробно планируйте любые запланированные затраты на инвестиции, учитывая все их нюансы и специфику. Постепенно накапливайте средства для планируемых проектов, чтобы обеспечить стабильное развитие ресторана и избежать чрезмерных финансовых рисков.

Эти советы помогут создать эффективный финансовый план и устойчивое развитие вашего ресторанного бизнеса. А еще они тонко намекают, что успешно вести учет и финансовую отчетность ресторана без программы автоматизации невозможно.

Управление финансами в системе учета

Автоматизация учета и контроль финансовых операций делает процесс управления финансами более точным, эффективным и удобным для владельцев ресторанов. Это как в компьютерных играх вводить читкод: несколько кнопок и целый пласт процессов упрощается. Программы для автоматизации управления финансами позволяют вести финансовую отчетность, создавать счета и контролировать кассовые изменения.

Финансовый отчет

Финансовый отчет по системе учета является одним из важнейших инструментов для управления финансами ресторана. Он должен включать подробную информацию о доходах, расходах, задолженностях и финансовом состоянии учреждения. Отчет позволяет отслеживать динамику показателей за разные периоды, обеспечивает анализ эффективности и указывает на недостатки. Финансовый отчет способствует принятию обоснованных управленческих решений, оптимизации затрат и увеличению прибыли ресторана. А в программах он формируется практически автоматически.

Счета

Создание фактических счетов в программе учета является важнейшим этапом для отслеживания финансовых операций ресторана. Только так можно увидеть реальную картинку бюджета доходов и расходов ресторана. Стандартные счета, к примеру, сейф, безналичный счет или наличные деньги, такой привилегией лишены, ведь отследить их сложнее, а значит и нестыковку увидеть труднее.

Кассовые смены

Кассовые смены — это систематический контроль наличных и выручки в пределах отдельных рабочих смен. Благодаря автоматизации, ресторан может очень точно отслеживать количество наличных, которое находится в кассе в начале и конце смены, а также фиксировать сумму полученной налички за период. Это помогает уберечься от возможных потерь и выявлять несоответствия в работе. Кассовые смены обеспечивают точность финансового учета и помогают избежать воровства.

Преимущества ведения финансов в Poster

Транзакции на кассе

На кассе продаж добавляйте расходы, и создавайте внесения. Эти денежные средства будут попадать на счет денежного ящика. Также получится создавать инкассацию — это перевод средств из денежного ящика на счет сейфа. В админ-панели получится быстро и удобно отслеживать средства, которые добавили на кассе и проверять их в финансовом отчете. 

Счета

Создавайте в программе неограниченное количество счетов. Это поможет разграничить поступление средств из разных источников. Привяжите основные счета к заведению, чтобы транзакции и продажи с кассы сразу поступали на них. К примеру, привяжите счет для безналичных оплат к заведению и средства при безналичном расчете на кассе автоматически поступят на него после закрытия кассовой смены. 

Финансовый отчет

Финансовый отчет в Poster помогает контролировать движение денежных средств на счетах. Разделяйте транзакции на разные категории, чтобы проверять в финансовом отчете, какую сумму тратите на каждую из них.

Программа показывает точное время создания транзакции и баланса на счете в момент проведения транзакции. Таким образом, получится проверить актуальный баланс на вчерашний день, или на любую нужную дату.

Финансовый отчет программа создает автоматически. Не нужно тратить время на его заполнение. А финансовый результат в отчете покажет чистую прибыль заведения с учетом всех расходов. 

Кассовые смены

Кассовые смены помогают контролировать все расходы и внесения сотрудников на кассе. Эта функция поможет следить за работой кассиров, суммами наличной и безналичной выручки за день с админ-панели или собственного телефона. 

Итак, финансовый учет является неотъемлемой частью успешной деятельности ресторанного бизнеса. Можно даже сказать — ее залогом. Контроль за финансами помогает обеспечить стабильность, понять эффективность деятельности, уменьшить затраты и увеличить прибыль. Но ведение учета вручную может создать только еще больше проблем.

Применение систем автоматизации в финансовом учете ресторанов является лучшим выбором для обеспечения точности и эффективности. Автоматизированные программы позволяют отслеживать финансовые показатели в режиме реального времени, создавать детальные финансовые отчеты, контролировать счета и кассовые смены. Такой подход становится настоящим спасением для владельцев заведений, ведь упрощает процесс финансового анализа, обеспечивает правдивость данных и позволяет принимать обоснованные управленческие решения, освобождая на них много времени.