Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?

Начнем с того, что такое успешный бизнес? 

• Когда у вас есть прибыль и бизнес работает выше точки безубыточности.
• Нет кассовых разрывов и вы контролируете движение денежных средств.
• Принципиальное различие P&L и Cash Flow, где Cash Flow — это только движение денег. 

Управленческий учет — это будущее вашего заведения. Поэтому одновременно с маркетинговым планом нужно обязательно рассчитать, сколько чистой прибыли вы хотите заработать и потратить.

Как организовать учет в кафе

• Начните с планирования и прогнозирования: подготовьте годовой бюджет и разделите его на сезоны. В совокупности с работой маркетолога, на каждый сезон составляется план действий, чтобы достичь требуемых бизнес-показателей. 
• У вас должно быть два главных человека: управляющий и владелец. Управляющий следит за тем, чтобы не было кассового разрыва, а владелец сфокусирован на организации ресторанного бизнеса, росте и масштабировании своего заведения. 
• Постоянно ведите отчетности. 

Отчеты управленческого учета

1. Отчет движении денежных средств (ДДС) — важнейший инструмент, работает тогда, когда вы ведете отчет регулярно, от начала года до конца. Дает ответы на вопросы: куда уходят деньги и насколько грамотно они расходуются?
2. Отчет о прибыли и убытках — показывает, куда вам дальше двигаться и куда идет бизнес. Ответ на вопрос: прибыльно ли заведение?
3. Бухгалтерский баланс нужно делать раз в квартал, когда вы проверяете активы и пассивы своего заведения. Ответ на вопрос: сколько стоит ваш бизнес? 

Структура организации ресторана

Активы заведения:

• Внеоборотные: посуда, оборудование и т. д.
• Оборотные: запасы, деньги, дебиторская задолженность

Пассивы заведения:

• Собственный капитал
• Длинные кредиты
• Короткие кредиты

Какие бывают отчеты по управленческому учету

• Ежедневные
• Еженедельные
• Ежемесячные
• Квартальные
• Полугодовые
• Годовые

Один из дополнительных отчетов — АВС-анализ, который ранжируется по определенным параметрам: А — 50%, В — 30% и С — 20%. Смотрим продажи, выручку и маржинальность. Данный отчет должен быть еженедельным!

Отчет инжиринг-меню

Это отчет продаж блюд. Есть 4 позиции блюд:

1. Звезды — позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
2. Лошади — позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
3. Загадки — позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
4. Собаки — позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.

Когда вы создаете управленческий учет в кафе на год вперед, вы должны следить, чтобы к нему были приурочены маркетинговые действия. Отслеживайте популярностью блюд по сезонам и создавайте грамотное меню. 

Отчеты нужно вести по каждому сотруднику. Благодаря мониторингу данных по каждому сотруднику в системе автоматизации кафе, мы можем видеть, какие по каждому выручки, средний чек и так далее. 

Расходы и затраты

В управленческом учете они бывают:

• Переменные. Определяются в процентах.
• Постоянные — в деньгах.
• Условно-постоянные. Определяются и в рублях, и в процентах
• Контролируемые и неконтролируемые.
• Прямые и косвенные 

Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету

• Провести маркетинговое исследование
• Сделать анализ года и понимаете рынка
• Помнить о сезонности
• Рассчитать штатное расписание
• Сделать анализ рынка и конкурентов
• Рассчитать себестоимость среднего чек
• Проанализировать все затраты в предыдущем году
• Подготовить отчет ДДС
• Создать «Платежный календарь» — кому и сколько вы должны заплатить в определенный период времени
• Составить бюджет движения денежных средств — прогнозируете и распределяете денежные поступления

Poster — система автоматизации кафе и ресторанов

Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.

Посмотреть демо Узнать больше

Что нужно учитывать при составлении управленческого учета

• Бюджет продаж и поступлений — планируем выручку.
• Бюджет себестоимости — затраты на фудкост
• Бюджет запасов — затраты на складские запасы
• Бюджет расходов -— это ваши операционные расходы
• Прогнозируем счет прибыли и убытков — P&L

Как выглядит управленческий учет в ресторане

В отчете мы видим чистую прибыль за вычетом в процентах, расходы на эксплуатацию, ремонты и т.д. Здесь же проводится анализ деятельности ресторана, выручки и отчет ДДС. Такую таблицу должен составить управляющий и в течение 2-х недель до 1 января отправить финансовому директору, который ее корректирует. Потом таблицу присылают владельцу на утверждение и после утверждения уже рассылают по всем заведениям, чтобы начать новый год с новым бюджетом и маркетингом.

Также, с помощью таких отчетов и анализов можно:

• Прогнозировать выручку по отдельным продуктам
• Учитывать загруженность по дням и оборачиваемость
• Вести и учитывать маркетинговый календарь
• Страховать заведения по рискам  

Управленческий учет в общепите должен быть годовым и ежемесячным. Но стоит помнить и о ежедневных и еженедельных отчетах, например, об аналитике по чекам.

С помощью анализа таких отчетов вы можете оптимизировать любой показатель, который у вас «проседает». Вы можете определить, какое количество гостей вам нужно привлекать для того, чтобы выполнить план и как исправить показатели. Исходя из анализа отчетов можно генерировать новые решения для маркетингового плана. Все показатели можно анализировать. Например, расписание ваших сотрудников или фудкост. 

Фудкост — это процентное соотношение себестоимости и отпускной цены.

Фудкост бывает базовый и фактический:

• Базовый (plate cost) — это себестоимость продуктов в блюде. Его формула: себестоимость / цена в меню х 100%
• Фактический — это фудкост за период, COGS (Cost of Goods Sold) — себестоимость реализованной продукции. Формула: запасы (нач.остатка) + поступления – запасы (конечн.остатки) \ продажи  х 100%

Именно на фактический фудкост и стоит ориентироваться, потому что сюда входит нереализованная продукция, списания и т. д.

Причины повышения фудкоста: как снизить процент

Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:

• Постоянно контролировать входящие цену
• Искать альтернативных поставщиков
• Заменить подорожавшие ингредиенты
• Убирать несезонные позиции
• Уменьшать порции

Следующая причина — это несоблюдение граммовки:

• Проверить калькуляционные карты
• Повесить тех. карты, на виду у поваров
• Поставить весы в каждом цеху
• Проводить регулярный контроль весов блюд, отдающихся в зал
• Контролировать качество при приемки товара — делайте внезапные проверки
• Сокращать отход: аккуратная разделка и альтернативы для использования отходов
• Регистрировать отход в актах разделки

Увеличенные закупки у поставщиков:

• Планировать закупки на основании анализа продаж прошедших периодов
• Планировать заготовки для кухни
• Проводить регулярную инвентаризацию
• Анализировать остатки и управлять продажами (например, акции)
• Соблюдать правила хранения и ротации товаров
• Повышать цену

Также, есть labor-cost — это коэффициент расходов на заработную плату относительно выручки.

Формула labor-cost выглядит так: (сумма затрат на персонал / сумма выручки) х 100 = число. Это число и есть показатель labor-cost в процентах. 

Что входит в labor-cost ресторана

• Фонд оплаты труда (ФОТ)
• Налоги на ФОТ
• Алименты
• Групповая страховка
• Питание персонала
• Премии
• Дни рождения и вечеринки
• Медицинское обслуживание

Ещё один из коэффициентов — prime-cost. Тут вы сразу просчитываете и соотношение labor-сost и food-cost. 

Как контролировать управленческий учет в ресторанном бизнесе

• Вводите чек-листы
• Ведите все отчеты, о которых мы говорили выше
• Аналитика по чекам
• Аналитика по наполняемости
• Аналитика по среднему чеку
• Контроль работы с поставщиками
• Собрания с персоналом
• Инвентаризации 

Когда учет в ресторанном бизнесе бесполезен?

Когда информация не влияет на принятие решений, например: 

• Высокий фудкост
• Незапланированные расходы
• Дефицит выручки

Когда данные в программе учета для ресторана некорректные, то у вас:

• нет учета новых гостей
• неверные калькуляции
• постоянные товарные остатки

Вам не поможет учет, если вы не знаете, куда двигаетесь и какие у вас цели. В управленческий учете нужно все фиксировать и закладывать. И обязательно ведите платежный календарь. 

Пример платежного календаря: 

Платежный календарь систематизирует не только вас, но и вашу команду. Пункты календаря:

• Статья доходов и расходов
• Название проекта от которого идут поступления и платежи
• Наименование контрагента
• Дата поступления и списание денег
• Сумма платежа и поступления
• Комментарий

Что еще можно сделать?

• Планировать доходы и расходы, составлять бюджет
• Фиксировать показатели не только в деньгах, но и в %
• Учитывать расходы методом начисления, вносить коррективы в работу и бюджет
• Вводить нормативные показатели по товарным остаткам и допустимой задолженности
• Считать фактический фудкост и сравнивать с данными вашей системы учета, чтобы выявлять причины отклонений
• Автоматизировать расчет точки безубыточности
• Брать для анализа prime-cost и в расчете прибыли учитывать амортизацию, чтобы формировать финансовый резерв
• Кредитоваться у поставщиков только при условии получения самой низкой цены 

Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.

Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.