Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?

Начнем с того, что такое успешный бизнес? 

  • Когда у вас есть прибыль и бизнес работает выше точки безубыточности.
  • Нет кассовых разрывов и вы контролируете движение денежных средств.
  • Принципиальное различие P&L и Cash Flow, где Cash Flow — это только движение денег. 
Управленческий учет — это будущее вашего заведения. Поэтому одновременно с маркетинговым планом нужно обязательно рассчитать, сколько чистой прибыли вы хотите заработать и потратить.

Как организовать учет в кафе

  • Начните с планирования и прогнозирования: подготовьте годовой бюджет и разделите его на сезоны. В совокупности с работой маркетолога, на каждый сезон составляется план действий, чтобы достичь требуемых бизнес-показателей. 
  • У вас должно быть два главных человека: управляющий и владелец. Управляющий следит за тем, чтобы не было кассового разрыва, а владелец сфокусирован на организации ресторанного бизнеса, росте и масштабировании своего заведения. 
  • Постоянно ведите отчетности

Отчеты управленческого учета

  1. Отчет движении денежных средств (ДДС) — важнейший инструмент, работает тогда, когда вы ведете отчет регулярно, от начала года до конца. Дает ответы на вопросы: куда уходят деньги и насколько грамотно они расходуются?
  2. Отчет о прибыли и убытках — показывает, куда вам дальше двигаться и куда идет бизнес. Ответ на вопрос: прибыльно ли заведение?
  3. Бухгалтерский баланс нужно делать раз в квартал, когда вы проверяете активы и пассивы своего заведения. Ответ на вопрос: сколько стоит ваш бизнес? 

Статистика продаж в ресторане

Структура организации ресторана

Активы заведения:

  • Внеоборотные: посуда, оборудование и т. д.
  • Оборотные: запасы, деньги, дебиторская задолженность

Пассивы заведения:

  • Собственный капитал
  • Длинные кредиты
  • Короткие кредиты

Какие бывают отчеты по управленческому учету

  • Ежедневные
  • Еженедельные
  • Ежемесячные
  • Квартальные
  • Полугодовые
  • Годовые
Один из дополнительных отчетов — АВС-анализ, который ранжируется по определенным параметрам: А — 50%, В — 30% и С — 20%. Смотрим продажи, выручку и маржинальность. Данный отчет должен быть еженедельным!
АБЦ-анализ

Отчет инжиринг-меню

Это отчет продаж блюд. Есть 4 позиции блюд:

  1. Звезды — позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
  2. Лошади — позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
  3. Загадки — позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
  4. Собаки — позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.
Когда вы создаете управленческий учет в кафе на год вперед, вы должны следить, чтобы к нему были приурочены маркетинговые действия. Отслеживайте популярностью блюд по сезонам и создавайте грамотное меню. 

Отчеты нужно вести по каждому сотруднику. Благодаря мониторингу данных по каждому сотруднику в системе автоматизации кафе, мы можем видеть, какие по каждому выручки, средний чек и так далее. 


Расходы и затраты

В управленческом учете они бывают:

  • Переменные. Определяются в процентах.
  • Постоянные — в деньгах.
  • Условно-постоянные. Определяются и в рублях, и в процентах
  • Контролируемые и неконтролируемые.
  • Прямые и косвенные 

Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету

  • Провести маркетинговое исследование
  • Сделать анализ года и понимаете рынка
  • Помнить о сезонности
  • Рассчитать штатное расписание
  • Сделать анализ рынка и конкурентов
  • Рассчитать себестоимость среднего чек
  • Проанализировать все затраты в предыдущем году
  • Подготовить отчет ДДС
  • Создать «Платежный календарь» — кому и сколько вы должны заплатить в определенный период времени
  • Составить бюджет движения денежных средств — прогнозируете и распределяете денежные поступления


Что нужно учитывать при составлении управленческого учета

  • Бюджет продаж и поступлений — планируем выручку.
  • Бюджет себестоимости — затраты на фудкост
  • Бюджет запасов — затраты на складские запасы
  • Бюджет расходов -— это ваши операционные расходы
  • Прогнозируем счет прибыли и убытков — P&L

Как выглядит управленческий учет в ресторане

Структура отчета

В отчете мы видим чистую прибыль за вычетом в процентах, расходы на эксплуатацию, ремонты и т.д. Здесь же проводится анализ деятельности ресторана, выручки и отчет ДДС. Такую таблицу должен составить управляющий и в течение 2-х недель до 1 января отправить финансовому директору, который ее корректирует. Потом таблицу присылают владельцу на утверждение и после утверждения уже рассылают по всем заведениям, чтобы начать новый год с новым бюджетом и маркетингом.

Также, с помощью таких отчетов и анализов можно:

  • Прогнозировать выручку по отдельным продуктам
  • Учитывать загруженность по дням и оборачиваемость
  • Вести и учитывать маркетинговый календарь
  • Страховать заведения по рискам  
Управленческий учет в общепите должен быть годовым и ежемесячным. Но стоит помнить и о ежедневных и еженедельных отчетах, например, об аналитике по чекам.

С помощью анализа таких отчетов вы можете оптимизировать любой показатель, который у вас «проседает». Вы можете определить, какое количество гостей вам нужно привлекать для того, чтобы выполнить план и как исправить показатели. Исходя из анализа отчетов можно генерировать новые решения для маркетингового плана. Все показатели можно анализировать. Например, расписание ваших сотрудников или фудкост. 

Фудкост — это процентное соотношение себестоимости и отпускной цены.
Отчет по сотрудникам ресторана

Фудкост бывает базовый и фактический:

  • Базовый (plate cost) — это себестоимость продуктов в блюде. Его формула: себестоимость / цена в меню х 100%
  • Фактический — это фудкост за период, COGS (Cost of Goods Sold) — себестоимость реализованной продукции. Формула: запасы (нач.остатка) + поступления – запасы (конечн.остатки) \ продажи  х 100%
Именно на фактический фудкост и стоит ориентироваться, потому что сюда входит нереализованная продукция, списания и т. д.

Причины повышения фудкоста: как снизить процент

Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:

  • Постоянно контролировать входящие цену
  • Искать альтернативных поставщиков
  • Заменить подорожавшие ингредиенты
  • Убирать несезонные позиции
  • Уменьшать порции

Следующая причина — это несоблюдение граммовки:

  • Проверить калькуляционные карты
  • Повесить тех. карты, на виду у поваров
  • Поставить весы в каждом цеху
  • Проводить регулярный контроль весов блюд, отдающихся в зал
  • Контролировать качество при приемки товара — делайте внезапные проверки
  • Сокращать отход: аккуратная разделка и альтернативы для использования отходов
  • Регистрировать отход в актах разделки

Увеличенные закупки у поставщиков:

  • Планировать закупки на основании анализа продаж прошедших периодов
  • Планировать заготовки для кухни
  • Проводить регулярную инвентаризацию
  • Анализировать остатки и управлять продажами (например, акции)
  • Соблюдать правила хранения и ротации товаров
  • Повышать цену
Также, есть labor-cost — это коэффициент расходов на заработную плату относительно выручки.

Формула labor-cost выглядит так: (сумма затрат на персонал / сумма выручки) х 100 = число. Это число и есть показатель labor-cost в процентах. 

Что входит в labor-cost ресторана

  • Фонд оплаты труда (ФОТ)
  • Налоги на ФОТ
  • Алименты
  • Групповая страховка
  • Питание персонала
  • Премии
  • Дни рождения и вечеринки
  • Медицинское обслуживание
Ещё один из коэффициентов — prime-cost. Тут вы сразу просчитываете и соотношение labor-сost и food-cost. 

Prime cost ресторана

Как контролировать управленческий учет в ресторанном бизнесе

  • Вводите чек-листы
  • Ведите все отчеты, о которых мы говорили выше
  • Аналитика по чекам
  • Аналитика по наполняемости
  • Аналитика по среднему чеку
  • Контроль работы с поставщиками
  • Собрания с персоналом
  • Инвентаризации 

Когда учет в ресторанном бизнесе бесполезен?

Когда информация не влияет на принятие решений, например: 

  • Высокий фудкост
  • Незапланированные расходы
  • Дефицит выручки

Когда данные в программе учета для ресторана некорректные, то у вас:

  • нет учета новых гостей
  • неверные калькуляции
  • постоянные товарные остатки
Вам не поможет учет, если вы не знаете, куда двигаетесь и какие у вас цели. В управленческий учете нужно все фиксировать и закладывать. И обязательно ведите платежный календарь. 

Пример платежного календаря: 

Платежный календарь в ресторане

Платежный календарь систематизирует не только вас, но и вашу команду. Пункты календаря:

  • Статья доходов и расходов
  • Название проекта от которого идут поступления и платежи
  • Наименование контрагента
  • Дата поступления и списание денег
  • Сумма платежа и поступления
  • Комментарий

Что еще можно сделать?

  • Планировать доходы и расходы, составлять бюджет
  • Фиксировать показатели не только в деньгах, но и в %
  • Учитывать расходы методом начисления, вносить коррективы в работу и бюджет
  • Вводить нормативные показатели по товарным остаткам и допустимой задолженности
  • Считать фактический фудкост и сравнивать с данными вашей системы учета, чтобы выявлять причины отклонений
  • Автоматизировать расчет точки безубыточности
  • Брать для анализа prime-cost и в расчете прибыли учитывать амортизацию, чтобы формировать финансовый резерв
  • Кредитоваться у поставщиков только при условии получения самой низкой цены 
Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.

Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.  


Читайте также

Попробуйте Poster бесплатно
Присоединитесь к 50 000 заведениям, которые уже попробовали Poster — создайте аккаунт прямо сейчас. Первые 15 дней бесплатно.
Бесплатная мини-книга:
Чек-лист по запуску заведения
Полный список задач перед открытием кафе
✔ Спасибо! Загрузка PDF начнется автоматически через 5 секунд. Нажмите, если загрузка не началась.
×

Войти в Poster

Забыли свой поддомен в Poster?