Начнем с того, что такое успешный бизнес?
- Когда у вас есть прибыль и бизнес работает выше точки безубыточности.
- Нет кассовых разрывов и вы контролируете движение денежных средств.
- Принципиальное различие P&L и Cash Flow, где Cash Flow — это только движение денег.
Управленческий учет — это будущее вашего заведения. Поэтому одновременно с маркетинговым планом нужно обязательно рассчитать, сколько чистой прибыли вы хотите заработать и потратить.
Как организовать учет в кафе
- Начните с планирования и прогнозирования: подготовьте годовой бюджет и разделите его на сезоны. В совокупности с работой маркетолога, на каждый сезон составляется план действий, чтобы достичь требуемых бизнес-показателей.
- У вас должно быть два главных человека: управляющий и владелец. Управляющий следит за тем, чтобы не было кассового разрыва, а владелец сфокусирован на росте и масштабировании своего заведения.
- Постоянно ведите отчетности.
Отчеты управленческого учета
- Отчет движении денежных средств (ДДС) — важнейший инструмент, работает тогда, когда вы ведете отчет регулярно, от начала года до конца. Дает ответы на вопросы: куда уходят деньги и насколько грамотно они расходуются?
- Отчет о прибыли и убытках — показывает, куда вам дальше двигаться и куда идет бизнес. Ответ на вопрос: прибыльно ли заведение?
- Бухгалтерский баланс нужно делать раз в квартал, когда вы проверяете активы и пассивы своего заведения. Ответ на вопрос: сколько стоит ваш бизнес?
Структура организации ресторана
Активы заведения:
- Внеоборотные: посуда, оборудование и т. д.
- Оборотные: запасы, деньги, дебиторская задолженность
Пассивы заведения:
- Собственный капитал
- Длинные кредиты
- Короткие кредиты
Какие бывают отчеты по управленческому учету
- Ежедневные
- Еженедельные
- Ежемесячные
- Квартальные
- Полугодовые
- Годовые
Один из дополнительных отчетов — АВС-анализ, который ранжируется по определенным параметрам: А — 50%, В — 30% и С — 20%. Смотрим продажи, выручку и маржинальность. Данный отчет должен быть еженедельным!
Отчет инжиринг-меню
Это отчет продаж блюд. Есть 4 позиции блюд:
- Звезды — позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
- Лошади — позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
- Загадки — позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
- Собаки — позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.
Когда вы создаете управленческий учет в кафе на год вперед, вы должны следить, чтобы к нему были приурочены маркетинговые действия. Отслеживайте популярностью блюд по сезонам и создавайте грамотное меню.
Отчеты нужно вести по каждому сотруднику. Благодаря мониторингу данных по каждому сотруднику в системе автоматизации кафе, мы можем видеть, какие по каждому выручки, средний чек и так далее.
Расходы и затраты
В управленческом учете они бывают:
- Переменные. Определяются в процентах.
- Постоянные — в деньгах.
- Условно-постоянные. Определяются и в рублях, и в процентах
- Контролируемые и неконтролируемые.
- Прямые и косвенные
Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету
- Провести маркетинговое исследование
- Сделать анализ года и понимаете рынка
- Помнить о сезонности
- Рассчитать штатное расписание
- Сделать анализ рынка и конкурентов
- Рассчитать себестоимость среднего чек
- Проанализировать все затраты в предыдущем году
- Подготовить отчет ДДС
- Создать «Платежный календарь» — кому и сколько вы должны заплатить в определенный период времени
- Составить бюджет движения денежных средств — прогнозируете и распределяете денежные поступления
Что нужно учитывать при составлении управленческого учета
- Бюджет продаж и поступлений — планируем выручку.
- Бюджет себестоимости — затраты на фудкост
- Бюджет запасов — затраты на складские запасы
- Бюджет расходов -— это ваши операционные расходы
- Прогнозируем счет прибыли и убытков — P&L
Как выглядит управленческий учет в ресторане
В отчете мы видим чистую прибыль за вычетом в процентах, расходы на эксплуатацию, ремонты и т.д. Здесь же проводится анализ деятельности ресторана, выручки и отчет ДДС. Такую таблицу должен составить управляющий и в течение 2-х недель до 1 января отправить финансовому директору, который ее корректирует. Потом таблицу присылают владельцу на утверждение и после утверждения уже рассылают по всем заведениям, чтобы начать новый год с новым бюджетом и маркетингом.
Также, с помощью таких отчетов и анализов можно:
- Прогнозировать выручку по отдельным продуктам
- Учитывать загруженность по дням и оборачиваемость
- Вести и учитывать маркетинговый календарь
- Страховать заведения по рискам
Управленческий учет в общепите должен быть годовым и ежемесячным. Но стоит помнить и о ежедневных и еженедельных отчетах, например, об аналитике по чекам.
С помощью анализа таких отчетов вы можете оптимизировать любой показатель, который у вас «проседает». Вы можете определить, какое количество гостей вам нужно привлекать для того, чтобы выполнить план и как исправить показатели. Исходя из анализа отчетов можно генерировать новые решения для маркетингового плана. Все показатели можно анализировать. Например, расписание ваших сотрудников или фудкост.
Фудкост — это процентное соотношение себестоимости и отпускной цены.
Фудкост бывает базовый и фактический:
- Базовый (plate cost) — это себестоимость продуктов в блюде. Его формула: себестоимость / цена в меню х 100%
- Фактический — это фудкост за период, COGS (Cost of Goods Sold) — себестоимость реализованной продукции. Формула: запасы (нач.остатка) + поступления – запасы (конечн.остатки) \ продажи х 100%
Именно на фактический фудкост и стоит ориентироваться, потому что сюда входит нереализованная продукция, списания и т. д.
Причины повышения фудкоста: как снизить процент
Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:
- Постоянно контролировать входящие цену
- Искать альтернативных поставщиков
- Заменить подорожавшие ингредиенты
- Убирать несезонные позиции
- Уменьшать порции
Следующая причина — это несоблюдение граммовки:
- Проверить калькуляционные карты
- Повесить тех. карты, на виду у поваров
- Поставить весы в каждом цеху
- Проводить регулярный контроль весов блюд, отдающихся в зал
- Контролировать качество при приемки товара — делайте внезапные проверки
- Сокращать отход: аккуратная разделка и альтернативы для использования отходов
- Регистрировать отход в актах разделки
Увеличенные закупки у поставщиков:
- Планировать закупки на основании анализа продаж прошедших периодов
- Планировать заготовки для кухни
- Проводить регулярную инвентаризацию
- Анализировать остатки и управлять продажами (например, акции)
- Соблюдать правила хранения и ротации товаров
- Повышать цену
Также, есть labor-cost — это коэффициент расходов на заработную плату относительно выручки.
Формула labor-cost выглядит так: (сумма затрат на персонал / сумма выручки) х 100 = число. Это число и есть показатель labor-cost в процентах.
Что входит в labor-cost ресторана
- Фонд оплаты труда (ФОТ)
- Налоги на ФОТ
- Алименты
- Групповая страховка
- Питание персонала
- Премии
- Дни рождения и вечеринки
- Медицинское обслуживание
Ещё один из коэффициентов — prime-cost. Тут вы сразу просчитываете и соотношение labor-сost и food-cost.
Как контролировать управленческий учет в ресторанном бизнесе
- Вводите чек-листы
- Ведите все отчеты, о которых мы говорили выше
- Аналитика по чекам
- Аналитика по наполняемости
- Аналитика по среднему чеку
- Контроль работы с поставщиками
- Собрания с персоналом
- Инвентаризации
Когда учет в ресторанном бизнесе бесполезен?
Когда информация не влияет на принятие решений, например:
- Высокий фудкост
- Незапланированные расходы
- Дефицит выручки
Когда данные в программе учета для ресторана некорректные, то у вас:
- нет учета новых гостей
- неверные калькуляции
- постоянные товарные остатки
Вам не поможет учет, если вы не знаете, куда двигаетесь и какие у вас цели. В управленческий учете нужно все фиксировать и закладывать. И обязательно ведите платежный календарь.
Пример платежного календаря:
Платежный календарь систематизирует не только вас, но и вашу команду. Пункты календаря:
- Статья доходов и расходов
- Название проекта от которого идут поступления и платежи
- Наименование контрагента
- Дата поступления и списание денег
- Сумма платежа и поступления
- Комментарий
Что еще можно сделать?
- Планировать доходы и расходы, составлять бюджет
- Фиксировать показатели не только в деньгах, но и в %
- Учитывать расходы методом начисления, вносить коррективы в работу и бюджет
- Вводить нормативные показатели по товарным остаткам и допустимой задолженности
- Считать фактический фудкост и сравнивать с данными вашей системы учета, чтобы выявлять причины отклонений
- Автоматизировать расчет точки безубыточности
- Брать для анализа prime-cost и в расчете прибыли учитывать амортизацию, чтобы формировать финансовый резерв
- Кредитоваться у поставщиков только при условии получения самой низкой цены
Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.
Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.
