Когда у вас есть прибыль и бизнес работает выше точки безубыточности.
Нет кассовых разрывов и вы контролируете движение денежных средств.
Принципиальное различие P&L и Cash Flow, где Cash Flow — это только движение денег.
Управленческий учет — это будущее вашего заведения. Поэтому одновременно с маркетинговым планом нужно обязательно рассчитать, сколько чистой прибыли вы хотите заработать и потратить.
Как организовать учет в кафе
Начните с планирования и прогнозирования: подготовьте годовой бюджет и разделите его на сезоны. В совокупности с работой маркетолога, на каждый сезон составляется план действий, чтобы достичь требуемых бизнес-показателей.
У вас должно бытьдва главных человека: управляющий и владелец.
Управляющий следит за тем, чтобы не было кассового разрыва, а владелец сфокусирован на организации ресторанного бизнеса, росте и масштабировании своего заведения.
Постоянно ведите отчетности.
Отчеты управленческого учета
Отчет движении денежных средств (ДДС) — важнейший инструмент, работает тогда, когда вы ведете отчет регулярно, от начала года до конца. Дает ответы на вопросы: куда уходят деньги и насколько грамотно они расходуются?
Отчет о прибыли и убытках — показывает, куда вам дальше двигаться и куда идет бизнес. Ответ на вопрос: прибыльно ли заведение?
Бухгалтерский баланс нужно делать раз в квартал, когда вы проверяете активы и пассивы своего заведения. Ответ на вопрос: сколько стоит ваш бизнес?
Один из дополнительных отчетов — АВС-анализ, который ранжируется по определенным параметрам: А — 50%, В — 30% и С — 20%. Смотрим продажи, выручку и маржинальность. Данный отчет должен быть еженедельным!
Звезды — позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
Лошади — позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
Загадки — позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
Собаки — позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.
Когда вы создаете управленческий учет в кафе на год вперед, вы должны следить, чтобы к нему были приурочены маркетинговые действия. Отслеживайте популярностью блюд по сезонам и создавайте грамотное меню.
Отчеты нужно вести по каждому сотруднику.
Благодаря мониторингу данных по каждому сотруднику в программе для кафе мы можем видеть, какие по каждому выручки, средний чек и так далее.
Расходы и затраты
В управленческом учете они бывают:
Переменные. Определяются в процентах.
Постоянные — в деньгах.
Условно-постоянные. Определяются и в гривнах, и в процентах
Контролируемые и неконтролируемые.
Прямые и косвенные
Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету
Провести маркетинговое исследование
Сделать анализ года и понимаете рынка
Помнить о сезонности
Рассчитать штатное расписание
Сделать анализ рынка и конкурентов
Рассчитать себестоимость среднего чека
Проанализировать все затраты в предыдущем году
Подготовить отчет ДДС
Создать «Платежный календарь» — кому и сколько вы должны заплатить в определенный период времени
Составить бюджет движения денежных средств — прогнозируете и распределяете денежные поступления
Poster — система автоматизации кафе и ресторанов
Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.
Что нужно учитывать при составлении управленческого учета
Бюджет продаж и поступлений — планируем выручку.
Бюджет себестоимости — затраты на фудкост
Бюджет запасов — затраты на складские запасы
Бюджет расходов -— это ваши операционные расходы
Прогнозируем счет прибыли и убытков — P&L
Как выглядит управленческий учет в ресторане
В отчете проводится анализ деятельности ресторана, выручки и отчет ДДС. Такую таблицу должен составить управляющий и в течение 2-х недель до 1 января отправить финансовому директору, который ее корректирует. Потом таблицу присылают владельцу на утверждение и после утверждения уже рассылают по всем заведениям, чтобы начать новый год с новым бюджетом и маркетингом.
Также, с помощью таких отчетов и анализов можно:
Прогнозировать выручку по отдельным продуктам
Учитывать загруженность по дням и оборачиваемость
Вести и учитывать маркетинговый календарь
Страховать заведения по рискам
Управленческий учет в общепите должен быть годовым и ежемесячным.
Но стоит помнить и о ежедневных и еженедельных отчетах, например, об аналитике по чекам.
С помощью анализа таких отчетов вы можете оптимизировать любой показатель, который у вас «проседает». Вы можете определить, какое количество гостей вам нужно привлекать для того, чтобы выполнить план и как исправить показатели. Исходя из анализа отчетов можно генерировать новые решения для маркетингового плана. Все показатели можно анализировать. Например, расписание ваших сотрудников или фудкост ресторана.
Фудкост — это процентное соотношение себестоимости и отпускной цены.
Фудкост бывает базовый и фактический:
Базовый (plate cost) — это себестоимость продуктов в блюде. Его формула: себестоимость / цена в меню х 100%
Фактический — это фудкост за период, COGS (Cost of Goods Sold) — себестоимость реализованной продукции. Формула: запасы (нач.остатка) + поступления – запасы (конечн.остатки) \ продажи х 100%
Именно на фактический фудкост и стоит ориентироваться, потому что сюда входит нереализованная продукция, списания и т. д.
Причины повышения фудкоста: как снизить процент
Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:
Вам не поможет учет, если вы не знаете, куда двигаетесь и какие у вас цели. В управленческий учете нужно все фиксировать и закладывать. И обязательно ведите платежный календарь.
Пример платежного календаря:
Платежный календарь систематизирует не только вас, но и вашу команду. Пункты календаря:
Статья доходов и расходов
Название проекта от которого идут поступления и платежи
Наименование контрагента
Дата поступления и списание денег
Сумма платежа и поступления
Комментарий
Что еще можно сделать?
Планировать доходы и расходы, составлять бюджет
Фиксировать показатели не только в деньгах, но и в %
Учитывать расходы методом начисления, вносить коррективы в работу и бюджет
Вводить нормативные показатели по товарным остаткам и допустимой задолженности
Считать фактический фудкост и сравнивать с данными вашей системы учета, чтобы выявлять причины отклонений
Автоматизировать расчет точки безубыточности
Брать для анализа prime-cost и в расчете прибыли учитывать амортизацию, чтобы формировать финансовый резерв
Кредитоваться у поставщиков только при условии получения самой низкой цены
Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.
Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.
