Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?

20 февраля, 2021 • 14 минут

Владимир Силивейстр

Контент-маркетолог Poster. Пишет про нюансы открытия и управления бизнесом. Проводит интервью с экспертами и владельцами ресторанного бизнеса.

Посмотрите самостоятельно как работает Poster Ключевые выводы Как организовать учет в кафе Отчеты управленческого учета Какие бывают отчеты по управленческому учету Отчет инжиринг-меню Расходы и затраты Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету Что нужно учитывать при составлении управленческого учета Как выглядит управленческий учет в ресторане Причины повышения фудкоста: как снизить процент Программный РРО для ресторанного бизнеса Что входит в labor-cost ресторана Как контролировать управленческий учет в ресторанном бизнесе Когда учет в ресторанном бизнесе бесполезен?Материалы по теме

Начнем с того, что такое успешный бизнес?

Когда у вас есть прибыль и бизнес работает выше точки безубыточности.
Нет кассовых разрывов и вы контролируете движение денежных средств.
Принципиальное различие P&L и Cash Flow, где Cash Flow — это только движение денег.

Управленческий учет — это будущее вашего заведения. Поэтому одновременно с маркетинговым планом нужно обязательно рассчитать, сколько чистой прибыли вы хотите заработать и потратить.

Посмотрите самостоятельно как работает Poster

Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:

Финансовые отчеты
Складской учет
Статистика и аналитика
Маркетинг и др.

Попробовать бесплатно Посмотреть демо

Ключевые выводы

Управленческий учёт показывает реальную прибыльность подразделений и блюд.
Основные отчёты: P&L, Cash-flow, баланс, ABC-анализ.
Данные собирают из POS, склада и payroll в систему Poster.
Ежемесячная сверка KPI позволяет корректировать цены и расходы.
Визуальные дашборды упрощают принятие решений владельцем.

Как организовать учет в кафе

Начните с планирования и прогнозирования: подготовьте годовой бюджет и разделите его на сезоны. В совокупности с работой маркетолога, на каждый сезон составляется план действий, чтобы достичь требуемых бизнес-показателей.
У вас должно быть два главных человека: управляющий и владелец. Управляющий следит за тем, чтобы не было кассового разрыва, а владелец сфокусирован на организации ресторанного бизнеса, росте и масштабировании своего заведения.
Постоянно ведите отчетности.

P&L

Оценивайте прибыльность и окупаемость бизнеса с помощью удобного и понятного P&L от Poster.

сверяйте разные периоды
легко оценивайте изменения в поступлениях, себестоимости и других расходах
сразу внедряйте управленческие изменения в системе учета

Попробовать бесплатно

Отчеты управленческого учета

Отчет движении денежных средств (ДДС) — важнейший инструмент, работает тогда, когда вы ведете отчет регулярно, от начала года до конца. Дает ответы на вопросы: куда уходят деньги и насколько грамотно они расходуются?
Отчет о прибыли и убытках — показывает, куда вам дальше двигаться и куда идет бизнес. Ответ на вопрос: прибыльно ли заведение?
Бухгалтерский баланс нужно делать раз в квартал, когда вы проверяете активы и пассивы своего заведения. Ответ на вопрос: сколько стоит ваш бизнес?

Структура организации ресторана

Активы заведения:

Внеоборотные: посуда, оборудование и т. д.
Оборотные: запасы, деньги, дебиторская задолженность

Пассивы заведения:

Собственный капитал
Длинные кредиты
Короткие кредиты

Какие бывают отчеты по управленческому учету

Ежедневные
Еженедельные
Ежемесячные
Квартальные
Полугодовые
Годовые

Один из дополнительных отчетов — АВС-анализ, который ранжируется по определенным параметрам: А — 50%, В — 30% и С — 20%. Смотрим продажи, выручку и маржинальность. Данный отчет должен быть еженедельным!

Отчет инжиринг-меню

Это отчет продаж блюд. Есть 4 позиции блюд:

Звезды — позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
Лошади — позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
Загадки — позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
Собаки — позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.

Когда вы создаете управленческий учет в кафе на год вперед, вы должны следить, чтобы к нему были приурочены маркетинговые действия. Отслеживайте популярностью блюд по сезонам и создавайте грамотное меню.

Отчеты нужно вести по каждому сотруднику. Благодаря мониторингу данных по каждому сотруднику в программе для кафе мы можем видеть, какие по каждому выручки, средний чек и так далее.

Расходы и затраты

В управленческом учете они бывают:

Переменные. Определяются в процентах.
Постоянные — в деньгах.
Условно-постоянные. Определяются и в гривнах, и в процентах
Контролируемые и неконтролируемые.
Прямые и косвенные

Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету

Провести маркетинговое исследование
Сделать анализ года и понимаете рынка
Помнить о сезонности
Рассчитать штатное расписание
Сделать анализ рынка и конкурентов
Рассчитать себестоимость среднего чека
Проанализировать все затраты в предыдущем году
Подготовить отчет ДДС
Создать «Платежный календарь» — кому и сколько вы должны заплатить в определенный период времени
Составить бюджет движения денежных средств — прогнозируете и распределяете денежные поступления

Что нужно учитывать при составлении управленческого учета

Бюджет продаж и поступлений — планируем выручку.
Бюджет себестоимости — затраты на фудкост
Бюджет запасов — затраты на складские запасы
Бюджет расходов -— это ваши операционные расходы
Прогнозируем счет прибыли и убытков — P&L

Как выглядит управленческий учет в ресторане

В отчете проводится анализ деятельности ресторана, выручки и отчет ДДС. Такую таблицу должен составить управляющий и в течение 2-х недель до 1 января отправить финансовому директору, который ее корректирует. Потом таблицу присылают владельцу на утверждение и после утверждения уже рассылают по всем заведениям, чтобы начать новый год с новым бюджетом и маркетингом.

Также, с помощью таких отчетов и анализов можно:

Прогнозировать выручку по отдельным продуктам
Учитывать загруженность по дням и оборачиваемость
Вести и учитывать маркетинговый календарь
Страховать заведения по рискам

Управленческий учет в общепите должен быть годовым и ежемесячным. Но стоит помнить и о ежедневных и еженедельных отчетах, например, об аналитике по чекам.

С помощью анализа таких отчетов вы можете оптимизировать любой показатель, который у вас «проседает». Вы можете определить, какое количество гостей вам нужно привлекать для того, чтобы выполнить план и как исправить показатели. Исходя из анализа отчетов можно генерировать новые решения для маркетингового плана. Все показатели можно анализировать. Например, расписание ваших сотрудников или фудкост ресторана. Ускорить этот анализ помогает АІ для ресторанов: алгоритмы самостоятельно выявляют слабые места в отчётах и предлагают обоснованные управленческие решения.

Фудкост — это процентное соотношение себестоимости и отпускной цены.

Фудкост бывает базовый и фактический:

Базовый (plate cost) — это себестоимость продуктов в блюде. Его формула: себестоимость / цена в меню х 100%
Фактический — это фудкост за период, COGS (Cost of Goods Sold) — себестоимость реализованной продукции. Формула: запасы (нач.остатка) + поступления – запасы (конечн.остатки) \ продажи х 100%

Именно на фактический фудкост и стоит ориентироваться, потому что сюда входит нереализованная продукция, списания и т. д.

Причины повышения фудкоста: как снизить процент

Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:

Постоянно контролировать входящие цену
Искать альтернативных поставщиков
Заменить подорожавшие ингредиенты
Убирать несезонные позиции
Уменьшать порции

Следующая причина — это несоблюдение граммовки:

Проверить калькуляционные карты
Повесить тех. карты, на виду у поваров
Поставить весы в каждом цеху
Проводить регулярный контроль весов блюд, отдающихся в зал
Контролировать качество при приемки товара — делайте внезапные проверки
Сокращать отход: аккуратная разделка и альтернативы для использования отходов
Регистрировать отход в актах разделки

Увеличенные закупки у поставщиков**: **

Планировать закупки на основании анализа продаж прошедших периодов
Планировать заготовки для кухни
Проводить регулярную инвентаризацию
Анализировать остатки и управлять продажами (например, акции)
Соблюдать правила хранения и ротации товаров
Повышать цену

Также, есть labor-cost — это коэффициент расходов на заработную плату относительно выручки.

Формула labor-cost выглядит так: (сумма затрат на персонал / сумма выручки) х 100 = число. Это число и есть показатель labor-cost в процентах.

Программный РРО для ресторанного бизнеса

Подключите ПРРО от Poster, чтобы работать с фискальными чеками и отправлять данные в налоговую.

Стоимость ПРО для 1 кассы – 3 000 ₸/мес. Работает с системой учета Poster, чтобы вы могли полноценно управлять своим бизнесом. Первые 14 дней бесплатно, дальше подписка + ПРРО от 11 640 ₸/мес.

Как работает ПРРО

Что входит в labor-cost ресторана

Фонд оплаты труда (ФОТ)
Налоги на ФОТ
Алименты
Групповая страховка
Питание персонала
Премии
Дни рождения и вечеринки
Медицинское обслуживание

Ещё один из коэффициентов — prime-cost. Тут вы сразу просчитываете и соотношение labor-сost и food-cost.

Как контролировать управленческий учет в ресторанном бизнесе

Вводите чек-листы
Ведите все отчеты, о которых мы говорили выше
Аналитика по чекам
Аналитика по наполняемости
Аналитика по среднему чеку
Контроль работы с поставщиками
Собрания с персоналом
Инвентаризации

Когда учет в ресторанном бизнесе бесполезен?

Когда информация не влияет на принятие решений, например:

Высокий фудкост
Незапланированные расходы
Дефицит выручки

Когда данные в программе учета для ресторана некорректные, то у вас:

нет учета новых гостей
неверные калькуляции
постоянные товарные остатки

Вам не поможет учет, если вы не знаете, куда двигаетесь и какие у вас цели. В управленческий учете нужно все фиксировать и закладывать. И обязательно ведите платежный календарь.

Пример платежного календаря:

Платежный календарь систематизирует не только вас, но и вашу команду. Пункты календаря:

Статья доходов и расходов
Название проекта от которого идут поступления и платежи
Наименование контрагента
Дата поступления и списание денег
Сумма платежа и поступления
Комментарий

Что еще можно сделать?

Планировать доходы и расходы, составлять бюджет
Фиксировать показатели не только в деньгах, но и в %
Учитывать расходы методом начисления, вносить коррективы в работу и бюджет
Вводить нормативные показатели по товарным остаткам и допустимой задолженности
Считать фактический фудкост и сравнивать с данными вашей системы учета, чтобы выявлять причины отклонений
Автоматизировать расчет точки безубыточности
Брать для анализа prime-cost и в расчете прибыли учитывать амортизацию, чтобы формировать финансовый резерв
Кредитоваться у поставщиков только при условии получения самой низкой цены

Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.

Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.

Частые вопросы

Управленческий учет в ресторане – это система внутреннего учета и анализа, которая помогает владельцу понимать финансовое состояние и эффективность работы заведения. Он включает сбор данных о выручке, себестоимости блюд, валовой прибыли, контроле расходов (закупки продуктов, оплата труда, аренда и коммунальные платежи) и других ключевых показателях. На основе этих данных составляются отчеты (например, отчет о прибылях и убытках, анализ продаж по блюдам, учет списаний продуктов), которые позволяют руководству принимать обоснованные решения для увеличения прибыли и оптимизации расходов.

Бухгалтерский учет ориентирован на внешнюю отчетность и требования законодательства (налоги, официальная финансовая отчетность), а управленческий учет – на внутренние нужды бизнеса. Управленческий учет более гибкий: ресторан сам определяет, какие показатели и в каком разрезе отслеживать (например, прибыльность каждого блюда, эффективность акций, производительность смен), чтобы лучше понимать свой бизнес. В то время как бухгалтерия показывает общую финансовую картину для контролирующих органов, управленческий учет детализирует информацию для владельца и менеджеров, позволяя им оперативно реагировать на проблемы или возможности.

В рамках управленческого учета ресторана формируется ряд регулярных отчетов, которые помогают контролировать разные стороны бизнеса. Основные из них: отчет о прибылях и убытках (P&L) – показывает доходы и расходы и позволяет оценить прибыльность; отчет по выручке (ежедневной, ежемесячной) – отслеживает динамику продаж; отчет по себестоимости блюд и валовой прибыли – помогает контролировать уровень фудкоста; инвентаризационные ведомости – фиксируют остатки продуктов и списания. Также могут создаваться отчеты по средней сумме чека, по эффективности маркетинговых акций, по работе персонала – все эти данные используются для улучшения работы ресторана и повышения его рентабельности.

Тур по продукту

Дополнения