Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?

20 февраля, 2021 • 12 минут

Владимир Силивейстр

Контент-маркетолог Poster. Пишет про нюансы открытия и управления бизнесом. Проводит интервью с экспертами и владельцами ресторанного бизнеса.

Как организовать учет в кафе Отчеты управленческого учета Какие бывают отчеты по управленческому учету Отчет инжиринг-меню Расходы и затраты Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету Что нужно учитывать при составлении управленческого учета Как выглядит управленческий учет в ресторане Причины повышения фудкоста: как снизить процент Что входит в labor-cost ресторана Как контролировать управленческий учет в ресторанном бизнесе Когда учет в ресторанном бизнесе бесполезен?Материалы по теме

Начнем с того, что такое успешный бизнес?

Когда у вас есть прибыль и бизнес работает выше точки безубыточности.
Нет кассовых разрывов и вы контролируете движение денежных средств.
Принципиальное различие P&L и Cash Flow, где Cash Flow — это только движение денег.

Управленческий учет — это будущее вашего заведения. Поэтому одновременно с маркетинговым планом нужно обязательно рассчитать, сколько чистой прибыли вы хотите заработать и потратить.

Чеклист подготовки к налоговым проверкам ресторанов и кафе

Чтобы избежать проблем с налоговой, мы подготовили готовый чеклист, который поможет тщательно подготовиться к нововведениям и налоговым проверкам заведения.

Как организовать учет в кафе

Начните с планирования и прогнозирования: подготовьте годовой бюджет и разделите его на сезоны. В совокупности с работой маркетолога, на каждый сезон составляется план действий, чтобы достичь требуемых бизнес-показателей.
У вас должно быть два главных человека: управляющий и владелец. Управляющий следит за тем, чтобы не было кассового разрыва, а владелец сфокусирован на организации ресторанного бизнеса, росте и масштабировании своего заведения.
Постоянно ведите отчетности.

P&L

Оценивайте прибыльность и окупаемость бизнеса с помощью удобного и понятного P&L от Poster.

сверяйте разные периоды
легко оценивайте изменения в поступлениях, себестоимости и других расходах
сразу внедряйте управленческие изменения в системе учета

Попробовать бесплатно

Отчеты управленческого учета

Отчет движении денежных средств (ДДС) — важнейший инструмент, работает тогда, когда вы ведете отчет регулярно, от начала года до конца. Дает ответы на вопросы: куда уходят деньги и насколько грамотно они расходуются?
Отчет о прибыли и убытках — показывает, куда вам дальше двигаться и куда идет бизнес. Ответ на вопрос: прибыльно ли заведение?
Бухгалтерский баланс нужно делать раз в квартал, когда вы проверяете активы и пассивы своего заведения. Ответ на вопрос: сколько стоит ваш бизнес?

Структура организации ресторана

Активы заведения:

Внеоборотные: посуда, оборудование и т. д.
Оборотные: запасы, деньги, дебиторская задолженность

Пассивы заведения:

Собственный капитал
Длинные кредиты
Короткие кредиты

Какие бывают отчеты по управленческому учету

Ежедневные
Еженедельные
Ежемесячные
Квартальные
Полугодовые
Годовые

Один из дополнительных отчетов — АВС-анализ, который ранжируется по определенным параметрам: А — 50%, В — 30% и С — 20%. Смотрим продажи, выручку и маржинальность. Данный отчет должен быть еженедельным!

Отчет инжиринг-меню

Это отчет продаж блюд. Есть 4 позиции блюд:

Звезды — позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
Лошади — позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
Загадки — позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
Собаки — позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.

Когда вы создаете управленческий учет в кафе на год вперед, вы должны следить, чтобы к нему были приурочены маркетинговые действия. Отслеживайте популярностью блюд по сезонам и создавайте грамотное меню.

Отчеты нужно вести по каждому сотруднику. Благодаря мониторингу данных по каждому сотруднику в программе для кафе мы можем видеть, какие по каждому выручки, средний чек и так далее.

Расходы и затраты

В управленческом учете они бывают:

Переменные. Определяются в процентах.
Постоянные — в деньгах.
Условно-постоянные. Определяются и в гривнах, и в процентах
Контролируемые и неконтролируемые.
Прямые и косвенные

Что нужно сделать перед началом расчетов по управленческому учету

Провести маркетинговое исследование
Сделать анализ года и понимаете рынка
Помнить о сезонности
Рассчитать штатное расписание
Сделать анализ рынка и конкурентов
Рассчитать себестоимость среднего чека
Проанализировать все затраты в предыдущем году
Подготовить отчет ДДС
Создать «Платежный календарь» — кому и сколько вы должны заплатить в определенный период времени
Составить бюджет движения денежных средств — прогнозируете и распределяете денежные поступления

Облачная касса Poster

Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской учет и финансы.

Попробовать бесплатно Узнать больше

Что нужно учитывать при составлении управленческого учета

Бюджет продаж и поступлений — планируем выручку.
Бюджет себестоимости — затраты на фудкост
Бюджет запасов — затраты на складские запасы
Бюджет расходов -— это ваши операционные расходы
Прогнозируем счет прибыли и убытков — P&L

Как выглядит управленческий учет в ресторане

В отчете проводится анализ деятельности ресторана, выручки и отчет ДДС. Такую таблицу должен составить управляющий и в течение 2-х недель до 1 января отправить финансовому директору, который ее корректирует. Потом таблицу присылают владельцу на утверждение и после утверждения уже рассылают по всем заведениям, чтобы начать новый год с новым бюджетом и маркетингом.

Также, с помощью таких отчетов и анализов можно:

Прогнозировать выручку по отдельным продуктам
Учитывать загруженность по дням и оборачиваемость
Вести и учитывать маркетинговый календарь
Страховать заведения по рискам

Управленческий учет в общепите должен быть годовым и ежемесячным. Но стоит помнить и о ежедневных и еженедельных отчетах, например, об аналитике по чекам.

С помощью анализа таких отчетов вы можете оптимизировать любой показатель, который у вас «проседает». Вы можете определить, какое количество гостей вам нужно привлекать для того, чтобы выполнить план и как исправить показатели. Исходя из анализа отчетов можно генерировать новые решения для маркетингового плана. Все показатели можно анализировать. Например, расписание ваших сотрудников или фудкост ресторана.

Фудкост — это процентное соотношение себестоимости и отпускной цены.

Фудкост бывает базовый и фактический:

Базовый (plate cost) — это себестоимость продуктов в блюде. Его формула: себестоимость / цена в меню х 100%
Фактический — это фудкост за период, COGS (Cost of Goods Sold) — себестоимость реализованной продукции. Формула: запасы (нач.остатка) + поступления – запасы (конечн.остатки) \ продажи х 100%

Именно на фактический фудкост и стоит ориентироваться, потому что сюда входит нереализованная продукция, списания и т. д.

Причины повышения фудкоста: как снизить процент

Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:

Постоянно контролировать входящие цену
Искать альтернативных поставщиков
Заменить подорожавшие ингредиенты
Убирать несезонные позиции
Уменьшать порции

Посмотрите самостоятельно как работает Poster

Оцените преимущества программы для учета бесплатно и без регистрации:

Финансовые отчеты
Складской учет
Статистика и аналитика
Маркетинг и др.

Посмотреть демо

Следующая причина — это несоблюдение граммовки:

Проверить калькуляционные карты
Повесить тех. карты, на виду у поваров
Поставить весы в каждом цеху
Проводить регулярный контроль весов блюд, отдающихся в зал
Контролировать качество при приемки товара — делайте внезапные проверки
Сокращать отход: аккуратная разделка и альтернативы для использования отходов
Регистрировать отход в актах разделки

Увеличенные закупки у поставщиков**: **

Планировать закупки на основании анализа продаж прошедших периодов
Планировать заготовки для кухни
Проводить регулярную инвентаризацию
Анализировать остатки и управлять продажами (например, акции)
Соблюдать правила хранения и ротации товаров
Повышать цену

Также, есть labor-cost — это коэффициент расходов на заработную плату относительно выручки.

Формула labor-cost выглядит так: (сумма затрат на персонал / сумма выручки) х 100 = число. Это число и есть показатель labor-cost в процентах.

Облачная касса Poster

Подключите Poster, чтобы ускорить продажи, наладить складской учет и финансы.

Попробовать бесплатно Узнать больше

Что входит в labor-cost ресторана

Фонд оплаты труда (ФОТ)
Налоги на ФОТ
Алименты
Групповая страховка
Питание персонала
Премии
Дни рождения и вечеринки
Медицинское обслуживание

Ещё один из коэффициентов — prime-cost. Тут вы сразу просчитываете и соотношение labor-сost и food-cost.

Как контролировать управленческий учет в ресторанном бизнесе

Вводите чек-листы
Ведите все отчеты, о которых мы говорили выше
Аналитика по чекам
Аналитика по наполняемости
Аналитика по среднему чеку
Контроль работы с поставщиками
Собрания с персоналом
Инвентаризации

Когда учет в ресторанном бизнесе бесполезен?

Когда информация не влияет на принятие решений, например:

Высокий фудкост
Незапланированные расходы
Дефицит выручки

Когда данные в программе учета для ресторана некорректные, то у вас:

нет учета новых гостей
неверные калькуляции
постоянные товарные остатки

Вам не поможет учет, если вы не знаете, куда двигаетесь и какие у вас цели. В управленческий учете нужно все фиксировать и закладывать. И обязательно ведите платежный календарь.

Пример платежного календаря:

Платежный календарь систематизирует не только вас, но и вашу команду. Пункты календаря:

Статья доходов и расходов
Название проекта от которого идут поступления и платежи
Наименование контрагента
Дата поступления и списание денег
Сумма платежа и поступления
Комментарий

Что еще можно сделать?

Планировать доходы и расходы, составлять бюджет
Фиксировать показатели не только в деньгах, но и в %
Учитывать расходы методом начисления, вносить коррективы в работу и бюджет
Вводить нормативные показатели по товарным остаткам и допустимой задолженности
Считать фактический фудкост и сравнивать с данными вашей системы учета, чтобы выявлять причины отклонений
Автоматизировать расчет точки безубыточности
Брать для анализа prime-cost и в расчете прибыли учитывать амортизацию, чтобы формировать финансовый резерв
Кредитоваться у поставщиков только при условии получения самой низкой цены

Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.

Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.

Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?

Как организовать учет в кафе

P&L