При відкритті ресторану є багато процесів, які мають бути автоматизовані та правильно налагоджені. Один із важливих процесів — прийом товару на склад кафе. У статті розберемося як правильно приймати товар, хто має це робити та якими документами супроводжується приймання продукції у громадському харчуванні.

Прийом товару у громадському харчуванні

Процес приймання товару починається з моменту, коли постачальник приїхав до вас до закладу. Правила приймання потрібно дотримуватися у тому, щоб отримати від постачальника якісний товар. Перше, на що треба звертати увагу — вид товару, терміни та документи на нього. Сам процес прийому товару ділиться різні етапи, які мають контролюватись персоналом. Прийом товару закінчується в той момент, коли продукція надходить у холодильники на контроль кухарів та персоналу кухні.

Хмарна каса Poster

Підключіть Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити складський облік та фінанси.

Спробувати безкоштовноДізнатися більше

Хто відповідає за прийом товару у кафе

У закладах громадського харчування приймати товар на склад може комірник, адміністратор чи шеф-кухар. Головне — цей співробітник повинен контролювати приймання на кожному етапі та нести відповідальність за товар, який надійде на склад.

Основні обов’язки співробітника, який відповідатиме за приймання товару:

• прийняти товар у постачальника та перевірити його на кількість та якість;

• додати постачання до адмін-панелі системи обліку;

• стежити за тим, як зберігаються продукти і як проходить їх списання: на приготування, опрацювання або заготівлі страв.

Залежно від формату закладу та його розміру таких працівників може бути кілька, наприклад, по одному на зміну.

Декілька рекомендацій щодо вибору співробітника на процес приймання товару:

• Прийомом товару має займатися людина з досвідом роботи. Наприклад, комірник зможе проконтролювати, чи правильно виставлені коробки і чи немає пошкодження тари.

• Якщо приймання робить кухар, він повинен бути в курсі всіх процесів на кухні, щоб правильно оцінити якість всіх продуктів.

• У момент приймання товару персонал не повинен бути задіяний в інших процесах, щоб не відволікатися та якісно прийняти продукцію.

У ресторані за приймання різних груп товарів можуть відповідати різні люди. Наприклад, за прийом продуктів кухар, а напоїв – бармен. Те саме стосується й господарських товарів — краще призначити комірника чи прибирача.

Подивіться самостійно як працює Poster

Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:

• Фінансові звіти
• Складський облік
• Статистика та аналітика
• Маркетинг та ін.

Подивитися демо

Договір про матеріальну відповідальність

Не слід забувати, що продукція — це гроші ресторану. І, якщо буде прийнято неякісний товар або не в тій кількості, заклад втратить прибуток у вигляді зіпсованого товару та недостачі. Зі співробітником, який відповідає за приймання товару краще укласти договір про матеріальну відповідальність, він може бути колективний, якщо таких співробітників дещо у вашому кафе.

Інший документ, який може використати комірник, — довіреність. У випадку, якщо у вас немає печатки для документів, знадобиться скласти довіреність на тих працівників, які прийматимуть товар у постачальників. Довіреність підтверджує право співробітника підписувати документи про приймання товару.

Види приймання товарів

Є два види приймання товарів у громадському харчуванні: за кількістю та якістю. У кафе використовують обидва варіанти, тому що будь-яку продукцію потрібно перевірити на якість та перерахувати кількість.

Приймання за якістю

Товар на якість перевіряється під час постачальника. Звіряється товар із сертифікатом якості, перевіряються терміни придатності. Комірник додатково повинен візуально оцінити якість продукції, що її приймає. Не завжди хороші терміни придатності говорять про якісний товар — він міг зберігатись неправильно та зіпсуватися. У продуктів, які псуються, швидко оцінюють запах. Усі претензії оформляються одночасно з постачальника і місці складається акт невідповідності.

Прийом товару за кількістю

Цей вид приймання передбачає, що комірник повинен перевірити кількість товару та звірити його з накладною. Як правило, продукти харчування, які привозить постачальник, перевіряються обов’язково на якість і на кількість. Є окремі категорії товарів, які можна прийняти лише за кількістю, наприклад: госп. товари, посуд, розхідники.

Якщо в момент прийому товару співробітник виявить невідповідність з накладною, то потрібно буде скласти акт розбіжностей, щоб прийняти постачання. Він заповнюється дома відповідальною особою з боку кафе і може бути оформлений без присутності постачальника, якщо він згоден.

Оформлення договору із постачальником

Вибір постачальника в кафе — відповідальний процес, від якості продукції залежатиме і якість готових страв. Декілька критеріїв, які допоможуть у виборі надійного постачальника:

• наявність документів продукції;

• свіжі та якісні товари;

• пунктуальність у доставках товару;

• співвідношення «ціна — якість»;

• дотримання правил зберігання товарів та їх перевезення.

З кожним постачальником потрібно буде укласти договір про співпрацю та постачання товарів. У договорі важливо описати всі умови постачання, наприклад: які товари доставлятимуться, зразкову кількість та ціна, у які терміни відбуватиметься постачання та інші нюанси. У договорі також можна прописати як відбуватиметься прийом товару та перевірка якості.

Важливо обговорити з постачальником та прописати в договорі графік доставок та можливість його коригування, якщо продукти у вас закінчилися швидко чи навпаки – ще є на залишках.

У договорі окрему увагу слід приділити пункту оплати. Ще на початку співробітництва обговорюються варіанти оплати за продукцію та методи оплати. Деякі постачальники працюють тільки безготівково, а з іншими можна розраховуватися готівкою.

Взаєморозрахунки з постачальниками

Оплата постачання це важливий процес у прийманні товарів. У громадському харчуванні є кілька варіантів взаєморозрахунку з постачання:

• повна оплата поставки відразу після доставки товарів;

• відстрочення платежу на кілька днів або на кінець місяця;

• оплата товару частинами.

Для того, щоб не втратити історію платежів та розрахунок у борг із постачальником, використовуйте систему автоматизації для кафе. Наприклад, у програмі Poster ви зможете вказувати варіант оплати доставки. При додаванні бланка прийому в програмі вкажіть, чи ви сплатили поставку повністю, частково чи оплата не пройшла. У списку всіх поставок ви побачите яке з них оплачене, а яке ні — поруч буде сума заборгованості.

Poster надає можливість фільтрувати постачання за окремими постачальниками, дозволяючи легко знаходити інформацію про конкретні товари, які вони доставили, та статус оплати кожної поставки.

Система також включає історію оплат і заборгованості, що допомагає швидко переглядати всі поточні борги, частково сплачені рахунки й завершені транзакції. Це спрощує контроль за фінансами та допомагає вчасно планувати платежі, уникати прострочень і зберігати фінансову дисципліну закладу.

Документи під час приймання товару

Правильне прийняття продукції завжди супроводжується документами, їх буває багато, тому потрібно розібратися з кожним.

Бухгалтерські документи

Це частина документів, де описано кількість товарів, їх ціна, умови доставки. Бухгалтерські документи, що супроводжують передачу товару від постачальника:

• Товарна накладна — головний документ постачання товарів. У накладній завжди вказані назви товарів, їх кількість, ціна та загальна сума. У накладній є інформація про реквізити постачальника та заклади.

• Рахунок-фактура — рахунок виставляють постачальники, які працюють із ПДВ.

• Товарно-транспортна накладна — якщо товар доставляють машиною, то накладній пишеться маршрут і деталі транспортних послуг.

• Універсальний передавальний документ (УПД) — поєднує у собі рахунок-фактуру та товарну накладну.

Програмний РРО для ресторанного бізнесу

• Підключіть ПРРО від Poster, щоб працювати с фіскальними чеками та відправляти дані в податкову.

Вартість ПРРО для 1 каси – 144 грн/міс. Працює разом з системою обліку Poster, щоб ви могли повноцінно керувати своїм бізнесом. Перші 14 днів безкоштовно, далі підписка + ПРРО від 432 грн/міс.

Як працює ПРРО

Документи на продукти

Другий комплект документів — підтвердження якості продукції, ці папери обов’язково мають бути у кожного постачальника, хто доставляє продукти харчування. Розберемося які документи мають супроводжувати різні групи товарів:

• М’ясо та риба — обов’язкова наявність ветеринарного свідоцтва. На м’ясі може бути тавро.

• Фрукти та овочі — повинна бути етикетка з інформацією про місце збору та виробника.

• Бакалія — сертифікати якості та ГОСТ.

• Яйця — штамп, етикетка та ветеринарне свідоцтво.

• Молочна продукція — сертифікати якості від виробника.

Критерії прийому якісного товару

У громадському харчуванні є кілька важливих критеріїв, за якими виробляється прийом товарів. Перевіряється все, починаючи з автомобіля, закінчуючи перевіркою дотримання ланцюжка холоду. Все це важливо перевіряти для того, щоб переконатися в тому, що товар приїжджає якісний і незіпсований. На що варто звертати увагу при прийманні продуктів харчування:

• Чистий салон автомобіля — продукти, які приїжджають до вас у кафе, повинні доставлятися в чистому авто, чи це багажник легкової машини або фургон вантажівки. Усі покриття в автомобілі повинні бути чистими та неушкодженими, постачальник та водій зобов’язані мити та дезінфікувати місце, де зберігаються продукти в момент перевезення.

• Зберігання продуктів та товарне сусідство — ніхто не скасовує правила зберігання продукції в момент їх перевезення. Як і в закладі, в автомобільні продукти повинні стояти на палетах, а не на підлозі. Товарне сусідство також відіграє важливу роль — м’ясо не може бути поруч із молочними продуктами, такі товари мають доставлятися окремо або у вакуумній тарі.

• Температурний режим — в автомобілі повинна дотримуватися температура, вказана виробником на упаковці. Наприклад, м’ясо та молочку потрібно перевозити до спеціальних авто з рефрижераторами. Десерти та солодощі також повинні доставлятися в авто з холодильниками, особливо влітку.

• Якість упаковки та маркування — упаковка не повинна бути порушена під час транспортування. Якщо вона пошкоджена, продукт можна вважати зіпсованим. Маркування повинне бути на кожному продукті і містити всю інформацію про нього (дата виробництва та реалізації, склад продукту, інформація про виробника).

• Супровідні документи — водій має мати на руках усі бухгалтерські документи та сертифікати на продукцію.

• Якість продукції — найголовніший критерій, якщо авто та документи в порядку, а продукт зіпсований, значить проблема в його якості і такий продукт повертається виробнику.

• Дотримання ланцюга холоду — температурний режим потрібно дотримуватися починаючи від прийому товару від виробника, в момент перевезення, під час самої приймання в кафе і до тих пір, поки товар не опиниться на складі. Якщо це заморожений товар, він не повинен бути розморожений у момент приймання, а потім знову заморожений. За таких умов приймання товар буде зіпсований.

Етапи приймання товару

Процес приймання продукції в кафе краще поділити на етапи, щоб персонал, який відповідає за приймання, все зробив правильно.

1. Перевірка документів

Перше, що має зробити комірник, — перевірити наявність усіх документів та вивчити їх. Потрібно переконатися, що:

• всі найменування та кількість товарів збігаються з накладною;

• реквізити кафе вказані правильно в документах (назва, адреса, ІПН та дата поставки);

• на всі продукти є сертифікати якості.

2. Перевірка кількості та якості товару

Щоб переконатися як продукція комірник повинен:

• оглянути упаковку та тару на цілісність;

• перевірити маркування на товарах та тарі — переконатися, що товар не прострочений, вказано правильну вагу та найменування;

• перерахувати кількість товару, який доставлено;

• розкрити вибірково тару або упаковку товару, щоб переконатися у його якості (оцінити зовнішній вигляд, запах та стан);

• перевірити температурний режим товарів;

• перерахувати товар і зважити його, якщо є вагова продукція, звірити з кількістю накладної.

3. Упорядкування акта розбіжності, якщо є пересортиця

Якщо при прийманні виявилося, що фактично товару менше, ніж у накладній, — комірник повинен скласти акт за формою № М-7 «Акт про приймання матеріалів», затвердженою наказом Мінстату України від 21.06.96 р. № 193. Цей акт складається, якщо постачальник привіз неякісний товар.

Акт потрібно оформити у двох примірниках та підписати, один акт для вас, другий – для постачальника.

4. Підтвердження приймання товару

Якщо проблем із кількістю та якістю немає — комірник підписує документи приймання та ставить на них друк. На цьому закінчується фактичний прийом товару комірником. Далі товар переходить під контроль кафе.

5. Переміщення товару на склад

Продукцію з місця приймання потрібно перемістити на склад або холодильне обладнання в ресторані. Далі відповідальність за зберігання та якість продуктів лягає на кухарів.

6. Внесення постачання до системи автоматизації

Після того, як поставка прийнята, комірник вносить дані про неї в програму автоматизації. Для цього потрібно створити постачання в системі та додати всі найменування, кількість та вартість. У системі обліку для ресторану Poster можна завантажити готову таблицю Excel з накладною, і всі дані автоматично відобразяться у бланку поставки.

Облік поставок сировини у системі автоматизації

Для правильного ведення складського обліку і подальшого проведення інвентаризації в програму потрібно додавати всі поставки та детальну інформацію про них: вартість, кількість, дані постачальника, склад, на який зроблено надходження продукції.

Додати поставку до Poster можна у вкладці Склад → Постачання. У бланку заповнюються всі дані із накладної.

Для швидкої роботи з постачанням – завантажуйте готові електронні накладні у форматах CSV, XLS та XLSX. Досить буде лише порівняти найменування з таблиці з інгредієнтами у програмі. Вартість та кількість автоматично підтягнуться до бланку поставки у програмі.

Проблеми при прийманні товарів у ресторані

Неправильний процес приймання товарів впливає складський облік, так складі можуть виникнути недостачі, пересортица і навіть надлишки. Розберемося як із цим боротися та не допустити втрату грошей.

• Недостача — заповніть меню та всі складові страв, не пропускайте інгредієнти та правильно розраховуйте вагу брутто та нетто (після приготування). Слідкуйте за залишками та рухом товарів у реальному часі за допомогою програми для ресторану Poster.

• Надлишок — може виникнути, якщо комірник неуважно приймав поставку і допустив розбіжність з накладною. Якщо у складських залишках у програмі з’явився надлишок товару, то потрібно перевірити його списання, можливо, інгредієнт не додали до складу якоїсь страви у програмі.

• Пересортиця — буває через те, що комірник прийняв інший товар, замість того, що був у накладній. Також пересортиця може з’явитися вже в процесі роботи кафе, якщо кухарі припустилися помилки у заготівлі або опрацюванні страви.

Приймання товару — процес, за допомогою якого продукти потрапляють на кухню і далі гостю в тарілку. Продукти в процесі приймання повинні ретельно перевірятися на якість, важливо дотримуватися черговості етапів приймання та перевіряти всі супроводжуючі документи на товар.

Матеріали за темою

• Бухгалтерський облік ресторану в Україні
• Розробка меню для кафе або ресторану
• Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
• Як вибрати POS систему для ресторану або кафе
• Як вибрати CRM-систему для кафе чи ресторану
• Фонд оплати праці у ресторані
• Як скоротити витрати ресторану: управління витратами ресторану чи кафе
• Як організувати управлінський облік у ресторані чи кафе?
• Витрати та списання продуктів у ресторані
• Як рахувати фудкост
• Що таке маржинальність страв у ресторані
• Відходи продуктів: як розрахувати відсоток відходів продуктів у ресторані
• Як розрахувати калорійність страви для меню автоматично
• Калькуляція страв у громадському харчуванні: як скласти та розрахувати калькуляційну карту?
• Як скласти технологічну карту страв для ресторанів та кафе
• Середній чек у ресторані: як підвищити середній чек ресторану чи кафе
• Інвентаризація в ресторані та кафе
• 8 основних помилок рестораторів: типові помилки у бухгалтерському обліку ресторану
• ABC-аналіз меню ресторану
• Х та Z-звіт – що таке та як скласти
• Прибуток ресторану
• Як керувати фінансами ресторану
• Касова дисципліна, правила розрахунків в ресторані

Читайте також

Переглянути всі →

Як скласти технологічну карту страв для ресторанів та кафе

Правила зберігання продуктів харчування у громадському харчуванні: терміни зберігання та товарне сусідство

Як скласти меню для ресторану або кафе

Калькуляція страв у громадському харчуванні: як скласти та розрахувати калькуляційну карту?