Очень часто рестораторы не нанимают профессиональных бухгалтеров и ведут отчетность своими силами. Но постоянные изменения законодательства приводят в лучшем случае к ошибкам в учете и работе с документами, в худшем — к штрафам в сотни тысяч гривен и испорченными нервам.

Какие бывают проблемы ресторанного бизнеса и какие ошибки чаще всего допускают в управлении рестораном, а самое главное — как их избежать нам рассказала Александра Герасименко, владелица бухгалтерского бюро Alfa Gold Consulting, автор курсов «РРО для ФЛП» и «РРО для юрлиц».

1. Не регистрируют мощности

Есть основные ошибки ресторатора и вот это одна из них. Все учреждения HoReCa должны подать в Госпродслужбу заявление о регистрации мощностей оператора рынка пищевых продуктов.

Это нужно сделать не позднее чем за 10 дней до начала работы заведения.

Но многие рестораторы, в том числе владельцы маленького бизнеса, об этом не знают или забывают. И, как следствие, получают штрафы от Госпродпотребслужбы:

• 8-15 минимальных зарплат (52 000 — 97 500 грн в 2022 году) для физлиц;
• 23-30 минимальных зарплат (149 500 — 195 000 грн в 2022 году) для юрлиц.

Штраф может выписать и налоговая: например, в прошлом году с кафе за отсутствие регистрации мощностей взыскали 6 500 грн. Обжаловать такое наказание вряд ли удастся, ведь инспектор имеет доступ к фискальным чекам и может сверить даты, когда ресторан начал работать.

Советы начинающим рестораторам: заранее зарегистрировать мощности в Госпродслужбе. Сейчас это можно сделать как онлайн через Действие, так и в бумажной форме в отделении Госпродпотребслужбы.

2. Не пользуются бухгалтерской системой учета

Многие рестораторы работают с ПО для ресторанов типа Poster, которые упрощают им работу. Такие программы позволяют отслеживать себестоимость, наценку, маржинальность, валовую прибыль, работать с кассовой дисциплиной и другие бизнес-показатели.

Однако, бухгалтерский учет — это не то же, что управленческое. Бухгалтер работает с данными о доходах и расходах, ведет документооборот, рассчитывает зарплаты и налоговые обязательства.

Если ФЛП теоретически может обойтись без специализированной программы и составлять отчеты вручную, то для юридического лица (ООО) бухгалтерский инструментарий обязателен.

«Истории рестораторов», помню случай: мой клиент продавал алкоголь и работал на общей системе налогообложения. При расчете налогов его бухгалтер брал 18% с доходов, не считая расходов. Как мы выяснили позже, у него просто не было удобной бухгалтерской системы учета и он не решался об этом сказать. А владелец заведения поэтому ежемесячно платил налоговой на десятки тысяч гривен больше, чем должен.

Как предотвратить ошибку: купить специализированную бухгалтерскую систему учета. До войны многие предприниматели работали с русским 1С. Чтобы откреститься от российских корней, производитель 1С зарегистрировал торговую марку BAS в Польше и сейчас предлагает эту программу на украинском рынке. Но тем, кто не хочет спонсировать россию и ищет продукты, не связанные со страной-агрессором, стоит обратить внимание на украинский или европейский бухгалтерский софт, например, «MASTER: Бухгалтерия», ISpro, «Дебет Плюс», «А5», Диловод.

Если возможно, интегрируйте бухгалтерскую программу с управленческой системой, чтобы автоматически выгружать из последней данные о ежедневных продажах. Благодаря этому вы минимизируете возможность ошибки, а проверки будут проходить без штрафных санкций.

3. Не оформляют работников в штат, в том числе официантов

Типичные ошибки ресторатора, среди которых оформление занимает по праву третье место. Я знаю примеры, когда ресторатор оформляет в штате только одного работника. И для налоговой картина выглядит так: в заведении один сверхчеловек буквально живет в кафе, самостоятельно исполняет роль повара-бармена-официанта, работает ежедневно с 10 утра до 10 вечера без отпусков и выходных.

Когда инспектор налоговой заходит в заведение с проверкой, он заранее знает, сколько людей там оформлено официально — например, один. Но видит другое: его обслуживают два официанта, за стойкой работает бармен, а еще кто-то занимается кухней.

Штраф за неоформленные трудовые отношения — 10 минимальных зарплат (65 000 грн в 2022 году) за каждого работника. И 30 минимальных зарплат (195 000 грн в 2022 году) за каждое повторное нарушение в течение двух лет. Эти санкции действуют и во время военного положения, ведь регулируются не Налоговым, а Трудовым кодексом.

Советы рестораторам: оформить в штате всех работников. В первую очередь — тех, кто работает в зале и «видим» для гостей и инспекторов, которые пришли с проверкой. К тому же официальное оформление сотрудников позволяет подписать с ними договор материальной ответственности — и предупредить случаи, когда нечестный человек забирает кассу и исчезает.

4. Не закупают все позиции официально

Большинство рестораторов помнят о подакцизных товарах и уделяют внимание тому, чтобы официально закупить алкоголь и табак. Но при этом забывают о других продуктах: соке, молоке, апельсинах, сахаре, чае и т. д.

Представим, что кафе приобрело чай без подтверждающих документов. Клиент заказывает напиток, но его официально нет в наличии. И что тогда списывать в бухгалтерском учете? Разве что воду — но это будет нарушением.

Именно в такой ситуации вы расследуется разница между бухгалтерским и управленческим учетом. Себестоимость есть, прибыль есть, но получаем штрафную санкцию за неправильное ведение бухгалтерского учета.

Как предупредить ошибку: официально закупать все позиции в меню.

5. Путают терминалы ФЛП и ООО

Отдельное место занимают ошибки администратора ресторана. Для оптимизации налогообложения заведения нередко прибегают к гибридной работе в плане юридического оформления: например, кухню пропускают через ФЛП, а бар через ООО.

При этом распространена ошибка кассиров — путать эквайеры, то есть чек ФЛП пробивать на счет ООО, или наоборот. Особенно если в заведении один платежный терминал, где нужно вручную переключаться между счетами, тогда беспорядка не избежать. Это человеческий фактор.

При такой неразберихи бухгалтер получает нестыковку данных: к примеру, деньги, по чеку назначавшиеся ФЛП, пошли на ООО.

Тогда ресторатору придется добивать чеки ООО, чтобы за ними собралась нужная сумма. А на счет ФЛП перевести собственные деньги, чтобы компенсировать недостаток, и банковская выписка не противоречила данным чекам. В то же время, если это подакцизный товар, риск получить штраф растет в разы — за продажу подакцизного товара без наличия лицензии.

Советы ресторатору: установить в заведении отдельные терминалы для разных счетов и подписать заглавными буквами каждый из них — самый простой и дешевый способ. Также можно внедрить программное решение — это может быть удобнее в использовании, но не бесплатно.

6. Удаляют чеки из системы учета

В системе учета предусмотрена возможность удалить чек, но сама по себе эта функция не возвращает данные о продаже товара с налоговых серверов. Я неоднократно сталкивалась со случаями, когда официанты удаляют из системы учета фискальные чеки. К примеру, работник заметил ошибку и переработал чек заново, а предыдущий стер.

Чтобы избежать различия с фискальной выручкой, такие действия должны сопровождаться фискальным возвратом удаленного чека.

Возврат фискального чека в Poster

В программном обеспечении для кафе Poster официант может на терминале сделать возврат фискального чека. После возврата эта информация отобразится на сервере в налоговой. Дальше чек можно будет удалить в панели управления, чтобы он не влиял на выручку заведения.

Как предотвратить ошибки ресторатора: обращайте внимание на выделяемый фискальный индикатор чека. Если он зелен, то чек передан в налоговую и сначала советуем сделать его возврат. При возвращении чека индикатор фискализации становится желтого цвета. Это означает, что чек можно смело удалить.

7. Не прорабатывают акцизные товары

Подакцизные товары в Украине — это те, за продажу которых нужно платить акцизный налог. К примеру, к ним относятся алкогольные напитки, табак, стики для табачных изделий для электрического нагревания. Но, как показывает практика, часто рестораторы не изучают перечень подакцизных позиций и в бухгалтерских отчетах ставят соответствующую отметку на всех позициях кухни. Поэтому они платят лишние налоги.

Например, с 1 мая 2022 года продавцы должны платить 5% за сигареты, изготовленные до 1 апреля. Если же товар сделан позже, платить 5% не нужно. Так что ресторатор должен понимать, какая пачка у него в руках, и что с ней делать.

Или еще хуже, если, наоборот, заведение забывает отметить в отчетах надлежащие подакцизные позиции, тогда возникает недоплата налогов. Налоговая легко отслеживает такие нарушения, ведь «видит» операции с подакцизными товарами по фискальным чекам и контролирует продажу каждой позиции. И когда в заведение приходит проверка, у инспекторов уже есть все ваши нарушения.

Как предупредить ошибки в ресторанном бизнесе: следить за изменениями в законодательстве по подакцизным товарам, представлять корректные отчеты о продаже таких позиций и уплачивать соответствующие налоги. Обратите внимание: штрафы по подакцизным товарам продолжают действовать и во время военного положения.

8. Закрывают смену с опозданием

Представим, ресторан открывается в 8 утра. Сегодня кассир пришел чуть раньше и открыл смену в РРО в 7:50. А завтра опоздал и закрыл в 8:05. Однако, если смена длится дольше 24 часов, это отображается в Z-отчете — есть нарушения. Для ФЛП это не критично, а для ООО предусмотрен штраф — 510 грн. На время военного времени такие правонарушения не штрафуют, но законодательная норма не исчезла.

Чаще всего такие ошибки допускаются в учреждениях, которые работают круглосуточно. Если не установить время закрытия смены, он может «гулять» в течение суток. В таком случае штрафы неизбежны.

Как предотвратить ошибку: выставить четкие требования, когда изменение должно быть закрытым. К примеру, если заведение открывается в 8 утра, то закрывать предварительную смену не позднее 7:59. А если работает круглосуточно, то открывать в 00:00 и закрывать в 23:59. Так легче контролировать даты, ведь каждому календарному числу будет соответствовать один Z-отчет.

Материалы по теме

• Бухгалтерский учет ресторана в Украине
• Разработка меню для кафе, ресторана
• Регистрация ресторанного бизнеса в Украине
• Как выбрать POS систему для ресторана или кафе
• Как выбрать CRM-систему для кафе или ресторана
• Фонд оплаты труда в ресторане
• Как сократить расходы ресторана: управление расходами ресторана или кафе
• Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе?
• Издержки и списание продуктов в ресторане
• Фудкост — что это такое, как его считать и как им управлять
• Что такое маржинальность блюд в ресторане
• Как правильно принимать товар в кафе и ресторане
• Потери продуктов при обработке: как рассчитать процент отходов продуктов в ресторане
• Как рассчитать калорийность блюда для меню автоматически
• Калькуляция блюд в общепите: как составить и рассчитать калькуляционную карту?
• Как составить технологическую карту блюд для ресторанов и кафе
• Средний чек в ресторане: как повысить средний чек ресторана или кафе
• Инвентаризация в ресторане и кафе
• ABC-анализ меню ресторана
• Х и Z-отчет — что такое и как составить
• Прибыль ресторана
• Как управлять финансами ресторана
• Кассовая дисциплина: правила расчетов в ресторане