8 основних помилок рестораторів, типові помилки у бухгалтерському обліку ресторану

31 липня, 2022 • 11 хвилин

Олександра Герасименко
Олександра Герасименко
Власниця бухгалтерського бюро Alfa Gold Consulting, авторка курсів «РРО для ФОП» та «РРО для юросіб»

Дуже часто ресторатори не наймають професійних бухгалтерів та ведуть звітність самотужки. Але постійні зміни законодавства приводять у кращому випадку до помилок в обліку та роботі з документами, у гіршому — до штрафів у сотні тисяч гривень і пошкоджених нервів.

Яких саме помилок найчастіше припускаються ресторатори в керуванні рестораном та як їх уникнути, Poster розповіла Олександра Герасименко, власниця бухгалтерського бюро Alfa Gold Consulting, авторка курсів «РРО для ФОП» та «РРО для юросіб».

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали
Blog whitepapper

1. Не реєструють потужності

Усі заклади HoReCa мають подати до Держпродспоживслужби заяву про реєстрацію потужностей оператора ринку харчових продуктів.

Це треба зробити не пізніше ніж за 10 днів до початку роботи закладу.

Але багато рестораторів, зокрема власників маленького бізнесу, про це не знають або забувають. І, як наслідок, отримують штрафи від Держпродспоживслужби:

  • 8-15 мінімальних зарплат (52 000 — 97 500 грн у 2022 році) для фізосіб;

  • 23-30 мінімальних зарплат (149 500 — 195 000 грн у 2022 році) для юросіб.

Штраф може виписати й податкова: наприклад, минулого року з кафе за відсутність реєстрації потужностей стягнули 6500 грн. Оскаржити таке покарання навряд чи вдасться, адже інспектор має доступ до фіскальних чеків і може звірити дати, коли сами ресторан почав працювати.

Як попередити помилку: завчасно зареєструвати потужності у Держпродспоживслужбі. Зараз це можна зробити як онлайн через «Дію», так і в паперовій формі у відділенні Держпродспоживслужби.

Програмний РРО від Poster

Poster POS

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Poster POS

2. Не користуються бухгалтерською системою обліку

Багато рестораторів використовують програмне забезпечення для ресторану на кшталт Poster, які спрощують їм роботу. Такі програми дозволяють відстежувати собівартість, націнку, маржинальність, валовий прибуток, працювати з касовою дисципліною та інші бізнес-показники.

Проте бухгалтерський облік — це не те саме, що управлінський. Бухгалтер працює з даними про доходи та витрати, веде документообіг, розраховує зарплати та податкові зобов’язання.

Якщо ФОП теоретично може обійтися без спеціалізованої програми та складати звіти вручну, то для юридичної особи (ТОВ/ПП) бухгалтерський інструментарій є обов’язковим.

Пригадую випадок: мій клієнт продавав алкоголь та працював на загальній системі оподаткування. При розрахунку податків його бухгалтер брав 18% з доходів, не враховуючи витрат. Як ми з’ясували пізніше, у нього просто не було зручної бухгалтерської системи обліку, і він не наважувався про це сказати. А власник закладу через це щомісяця сплачував податковій на десятки тисяч гривень більше, ніж мав би.

Як попередити помилку: придбати спеціалізовану бухгалтерську систему обліку. До війни багато підприємців працювали з російським 1С. Аби відхреститися від російського коріння, виробник 1С зареєстрував торгову марку BAS у Польщі — та зараз пропонує цю програму на українському ринку. Але тим, хто не хоче спонсорувати росію та шукає продукти, не пов’язані з країною-агресором, варто звернути увагу на український чи європейський бухгалтерський софт — приміром, «MASTER: Бухгалтерія», ISpro, «Дебет Плюс», «А5», Dilovod.

Якщо можливо, інтегруйте бухгалтерську програму з управлінською системою, щоб автоматично вивантажувати з останньої дані про щоденні продажі. Завдяки цьому ви мінімізуєте можливість помилки, а перевірки будуть проходити без штрафних санкцій.

Подивіться самостійно як працює Poster

Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:

  • Фінансові звіти
  • Складський облік
  • Статистика та аналітика
  • Маркетинг та ін.

3. Не оформлюють працівників у штат, зокрема офіціантів

Я знаю приклади, коли ресторатор оформлює у штат тільки одного працівника. І для податкової картина виглядає так: у закладі одна надлюдина буквально живе у кафе, самотужки виконує роль кухаря-бармена-офіціанта, працює щодня з 10 ранку до 10 вечора без відпусток та вихідних.

Коли інспектор податкової заходить у заклад з перевіркою, він наперед знає, скільки людей там оформлені офіційно — приміром, один. Але бачить інше: його обслуговують два офіціанта, за стійкою працює бармен, а ще хтось займається кухнею.

Штраф за неоформлені трудові відносини — 10 мінімальних зарплат (65 000 грн у 2022 році) за кожного працівника. Та 30 мінімальних зарплат (195 000 грн у 2022 році) за кожне повторне порушення протягом двох років. Ці санкції діють і протягом воєнного стану, адже регулюються не Податковим, а Трудовим кодексом.

Як попередити помилку: оформити в штат усіх працівників. Першою чергою — тих, хто працює у залі та є «видимим» для гостей та інспекторів, які прийшли з перевіркою. До того ж офіційне оформлення співробітників дає можливість підписати з ними договір матеріальної відповідальності — й попередити випадки, коли нечесна людина забирає касу та зникає.

4. Не закуповують всі позиції офіційно

Більшість рестораторів пам’ятають про підакцизні товари та приділяють увагу тому, щоб офіційно закупити алкоголь і тютюн. Але при цьому забувають про інші продукти: сік, молоко, апельсини, цукор, чай тощо.

Уявімо, що кафе придбало чай без підтверджуючих документів. Клієнт замовляє напій, але ж його офіційно немає у наявності. І що тоді списувати у бухгалтерському обліку? Хіба що воду — але це буде порушенням.

Саме в такій ситуації відслідковується різниця між бухгалтерським та управлінським обліком. Собівартість є, прибуток є, але отримуємо штрафну санкцію за неправильне ведення бухгалтерського обліку.

Як попередити помилку: офіційно закуповувати всі позиції, що є у меню.

Хмарна каса Poster

Poster POS

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Poster POS

5. Плутають термінали ФОП та ТОВ

Для оптимізації оподаткування заклади нерідко вдаються до гібридної роботи в плані юридичного оформлення: приміром, кухню пропускають через ФОП, а бар — через ТОВ.

При цьому поширена помилка касирів — плутати еквайєри, тобто чек ФОП пробивати на рахунок ТОВ, або навпаки. Особливо, якщо у закладі один платіжний термінал, де треба вручну перемикатися між рахунками — тоді безладу не уникнути. Це людський фактор.

У випадку такої плутанини бухгалтер отримує нестиковку даних: до прикладу, гроші, що за чеком призначалися ФОП, пішли на ТОВ.

Тоді ресторатору доведеться добивати чеки ТОВ, щоб за ними зібралася потрібна сума. А на рахунок ФОП перевести власні гроші, щоб компенсувати нестачу, і банківська виписка не суперечила даним за чеками. Водночас, якщо це підакцизний товар, то ризик отримати штраф зростає в рази — за продаж підакцизного товару без наявності ліцензії.

Як попередити помилку: встановити у закладі окремі термінали для різних рахунків та підписати великими літерами кожний з них — це найпростіший та найдешевший спосіб. Також можна впровадити програмне рішення — це може бути зручніше у користуванні, але не безкоштовно.

6. Видаляють чеки із системи обліку

В системі обліку передбачена можливість видалити чек, але сама по собі ця функція не повертає дані про продаж товару з серверів податкової. Я неодноразово стикалася з випадками, коли офіціанти видаляють із системи обліку фіскальні чеки. Приміром, працівник помітив помилку і переробив чек наново, а попередній стер.

Щоб уникнути розходження з фіскальною виручкою, такі дії повинні супроводжуватися фіскальним поверненням видаленого чека.

Повернення фіскального чека в Poster

У програмі для кафе Poster офіціант може на терміналі зробити повернення фіскального чека. Після повернення ця інформація відобразиться на сервері у податковій. Далі чек можна буде видалити на панелі управління, щоб він не впливав на виручку закладу.

Як попередити помилку: звертайте увагу на фіскальний індикатор чека, який видяляєте. Якщо він зелений, то чек передано до податкової і спершу радимо зробити його повернення. Під час повернення чека індикатор фіскалізації стає жовтого кольору. Це означає, що чек можна сміливо видалити.

7. Не опрацьовувають акцизні товари

Підакцизні товари в Україні — це ті, за продаж яких потрібно сплачувати акцизний податок. Наприклад, до них відносяться алкогольні напої, тютюн, стіки для тютюнових виробів для електричного нагрівання. Але, як показує практика, нерідко ресторатори не вивчають список підакцизних позицій та у бухгалтерських звітах ставлять відповідну відмітку на всіх позиціях кухні. Через це вони сплачують зайві податки.

Наприклад, з 1 травня 2022 року продавці мають сплачувати 5% за цигарки, які виготовлені до 1 квітня. Якщо ж товар виготовлений пізніше, сплачувати 5% не потрібно. Тож ресторатор має розуміти, яка пачка у нього в руках, і що з нею робити.

Проти гірше, якщо, навпаки, заклад забуває відмітити у звітах належні підакцизні позиції — тоді виникає недоплата податків. Податкова легко відстежує такі порушення, адже «бачить» операції з підакцизними товарами за фіскальними чеками і контролює продаж кожної позиції. І коли до закладу приходить перевірка, в інспекторів уже є всі ваші порушення.

Як попередити помилку: слідкувати за змінами у законодавстві щодо підакцизних товарів, подавати коректні звіти про продажі таких позицій та сплачувати відповідні податки. Зверніть увагу: штрафи за підакцизними товарами продовжують діяти і протягом воєнного стану.

8. Закривають зміну із запізненням

Уявімо, ресторан відчиняється о 8 ранку. Сьогодні касир прийшов трохи раніше і відкрив зміну в РРО о 7:50. А завтра запізнився — і закрив о 8:05. Проте, якщо зміна триває довше 24 годин, це відображається у Z-звіті — маємо порушення. Для ФОП це не критично, а для ТОВ передбачений штраф — 510 грн. На час воєнного часу за такі правопорушення не штрафують, але законодавча норма не зникла.

Найчастіше таких помилок припускаються у закладах, які працюють цілодобово. Якщо не встановити певний час закриття зміни, він може «гуляти» протягом доби. У такому випадку штрафи неминучі.

Як попередити помилку: виставити чіткі вимоги, коли зміна має бути закритою. Приміром, якщо заклад відчиняється о 8 ранку, то закривати попередню зміну не пізніше, ніж о 7:59. А якщо працює цілодобово, то відкривати о 00:00 та закривати о 23:59. Так легше контролювати дати, адже кожному календарному числу відповідатиме один Z-звіт.

Матеріали за темою

Підписка на розсилку

Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали