Інвентаризація — невід’ємний робочий процес в структурі управління рестораном — і, напевно, один із найбільш нудних. Тим не менш, саме завдяки їй ви можете уникнути більшості проблем з постачанням, списанням, оплатою рахунків і контролем персоналу.
Щоб ефективно і швидко проводити інвентаризацію, краще за все запровадити в закладі єдину систему обліку, яка буде автоматично списувати використані продукти зі складу, нагадувати про постачання і т.д. Наприклад, як це вміє програма для кафе Poster. Зареєструйтесь і спробуйте самі, перші 15 днів безкоштовно.
Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану
Інвентаризація — це не просто підрахунок залишків і порівняння планового залишку з фактичним. Результат інвентаризації напряму впливає на ваш реальний дохід, на маржинальний прибуток. Давайте подивимось, як повинна проводитись інвентаризація в ресторанах, наскільки часто, ким і, найголовніше, що робити з результатами інвентаризації.
Інвентаризація буває декількох видів, в залежності від строків і обсягів перевірки:
Щомісячна. Облік продуктів, витратних матеріалів, дезінфікуючих засобів та інших господарчих товарів.
Щотижнева. Як правило, це лише облік продуктів.
Щоденна. Облік залишків бару. Кожен вечір керуючий, або відповідальний шеф-бармен проводить інвентаризацію в програмі для обліку в барі, поки бармен закриває зміну і прибирає своє робоче місце. Щоденна інвентаризація кухні дуже затратна, тому зустрічається доволі рідко.
Позапланова. Позапланова інвентаризація, про яку ніхто, крім вас не знає. Це може бути як вибіркова перевірка по визначеним позиціям, так і повна інвентаризація кухні або бару. В цьому підході головне - ефект несподіваності.
Відповідальні особи — керуючий, шеф-кухар, шеф-бармен. Виявлені за результатами інвентаризації мінуси по залишкам, як правило, розподіляються між матеріально відповідальними співробітниками. А це всі, хто має доступ до товарно-матеріальних цінностей: кухарі, бармени, офіціанти, менеджери.
Помилки в одиницях обліку. Наприклад, по накладній товар приходить вам упаковками, а заносити потрібно в штуках. При внесенні залишків, ви вказуєте кількість в штуках, а в системі обліку дана позиція внесена в упаковках.
Наприклад, в одній з кав’ярень по результатам інвентаризації виходили в плюс 8 000 грн. Справа в тому, що пергаментний папір для упаковки сендвічів внесли в упаковках, а залишки при інвентаризації вносили в листах.
До витратних матеріалів потрібно відноситись максимально уважно, особливо якщо у вас багато позицій продається навиніс або через доставку. В такому випадку правильно рахувати собівартість з урахуванням витратних матеріалів. Це допоможе вам в аналізі управлінської звітності, вона буде объективною і реальною. В калькуляцію таких позицій краще включати упакування, а також контролювати, як персонал пробиває товар: в залі або навиніс, щоб упаковка списувалась правильно.
Кухарі і бармени не працюють за тех. картами, не дотримуються рецептури — відбувається перепорціонування.
Великі залишки товару на складі. Краще замовляти продукцію частіше, але менше. Це «заморожені» гроші, що буде позначатися і на вашому маржинальному прибутку, з якого ви сплачуєте всі щомісячні витрати.
Помилки в розрахунках. Коли ви бачите, що залишки по одній і тій самій позиції постійно мають розбіжності, потрібно перевірити калькуляційні карти, куди входить дана позиція.
Крадіжки. Про даний пункт детальніше розкажемо нижче.
Можливості для лояльності. Так-так, у вашій інвентаризації приховується навіть це! Ось приклад для кав’ярень.
Часто в тех. картці для приготування капучино вказана більша кількість молока, ніж попадає в чашку гостю. Причина — потрібно налити в пітчер визначену кількість молока для приготування ідеальної піни, але розміри чашок можуть відрізнятись, і в пітчері може залишитись молоко. В хороших кав’ярнях бариста розуміє, що збите молоко проживе буквально кілька секунд, і добросовісно виливають його, якщо немає наступного замовлення. Таким чином, при інвентаризації в кав’ярні молоко часто «плюсить», при умові, що тех. картка враховує специфіку приготування.
Ось в цих плюсах по молоці і приховані можливості для лояльності: молоко можна не виливати, а приготувати капучино або лате і подарувати його гостю — тому, хто давно сидить за столиком і вже знудився або хто зайшов за свіжими круасанами до сніданку і вже купляв каву.
Ефект — ваш заклад запам’ятається гостю, він всім про це розповість і наступного разу вже точно не проміняє вас на іншу кав’ярню. Для вас це списання порції еспресо на маркетинг. І так, не забувайте списувати, адже кава піде в мінус). Старайтесь не упускати такі моменти, як можливість використати плюси для підвищення лояльності гостей. Лояльності не буває занадто багато.
Найпопулярніший метод — це використання одного і того ж столику з «частим» замовленням по декілька разів. Це особливо актуально для закладів з невеликим меню, де є позиції топових продажів. Наприклад, в кав’ярні це капучино, в барі — віскі з колою і т. д. Після оформлення замовлення роздруковується пречек для гостя, але стіл не закривається, а пречек відміняється. Таким чином, при наступному такому ж замовленні не створюється новий стіл, а просто знову роздруковується пречек — так через один стіл можна пропустити декілька замовлень. Існують ще і інші типові помилки офіціанта окрім крадіжок, з якими також треба боротись.
Слідкуйте протягом дня за столами, які довго не закриваються.
Аналізуйте середній час обслуговування. Якщо раптом з’являється відхилення від середньої швидкості, подивіться, у якого співробітника і в які зміни це найбільше помітно. Далі можна ще поглибитись в аналіз столів, враховуючи замовлені страви і напої, і виявити закономірність.
Проводьте вибіркову внепланову інвентаризацію саме тих позицій (інгредієнтів), які використовуються в приготуванні популярних страв і напоїв.
Є ще один спосіб, але він більш складний. В тех. картці повинен враховуватись відсоток відходу, зачистка овочів, обрізки — загалом, все, що йде в смітник. Тоді ви відразу помітите, якщо цей показник раптом перетвориться з 20% в 80%, а зазвичай це не найдешевші позиції, такі як восьминіг або ананас. Виходить, що один ананас отримав гість в своєму шейці, а інший забрав собі бармен — необов’язково самим продуктом, а грошима, наприклад, завдяки непробитим чекам.
Ваші керуючі повинні вміти читати звіти і пояснювати, чому є розбіжності (як плюси, так і мінуси), розуміти причину невідповідностей. Не вигадувати виправдання, а вміти аналізувати.
Переглянути калькуляції та тех. картки.
Перевірити одиниці виміру в системі.
Придумати систему лояльності (для продуктів, які через технології виробництва виходять в плюс).
Вести додатковий контроль тих позицій, які регулярно виходять в мінус.
Провести додаткове навчання для кухарів-новачків, закріпити за ними наставників.
Виділити позиції, по яким є розбіжності.
Якщо це штучна продукція — те, що ви не виробляєте самі (сік, вода, печиво та інше), — перевірте накладні, внесені за тиждень. Якщо помилок в них немає, то причин недостачі може бути декілька: крадіжки, забули списати «протерміноване», неуважність при пробитті.
Якщо це інгредієнти, із яких ви готуєте, то потрібно розбиратись з калькуляціями і тех. картками, і, якщо помилок в них немає, потрібно перевірити, як точно кухарі притримуються рецептури. Якщо ж з цим все в порядку, залишаються несвоєчасні списання і крадіжки.
Будь-яка розбіжність по недостачі недопустима, це показник неорганізованості роботи і поганого контролю.
Для кав’ярень — максимум 5% для продукції, яка закуповується готовою, а не виробляється самим закладом: сендвічі, десерти, випічка. Цей відсоток можна утримувати на низькому рівні, якщо правильно оформляти замовлення, але він ніколи не буде нульовим — інакше у вас будуть пусті вітрини.
Для фастфуду — також не більше 5%. Вся ця продукція: як правило, заготовки і напівфабрикати.
Для кафе і ресторанів, де все готується «з-під ножа», — 3%. Все, що вище, — ознака великих залишків і неграмотних замовлень, заготівель.
Інвентаризація для закладів з готовою продукцією — це штучний облік. Його потрібно проводити як можна частіше, можливо, навіть щоденно. Так ви зможете відразу визначати помилки в накладних, одиницях обліку і виявляти факти крадіжок. Аналогічна ситуація і з барами: поки бармен закриває зміну, керуючий проводить інвентаризацію.
Для закладів, де більша кількість продукції продається навиніс або через доставку, дуже важливо регулярно вести управлінський облік в ресторані витратних матеріалів і упаковки. Обов’язково включайте їх в калькуляційну картку і враховуйте в собівартості.
Для закладів з повним виробничим процесом залишки є показником дотримання тех. карток і адекватних закупівель.
Найчастіша проблема — облік заготівель, які використовуються як в барі, так і на кухні.
Наприклад, заморожена полуниця і цукор. По факту у вас на залишках можуть бути як самі інгредієнти по окремості, так і в складі полуничного соусу. Його ви можете використовувати і в барі, і на кухні. Головне, не плутати залишки по підрозділам, а обов’язково враховувати окремо бар і окремо кухню.
Перед внесенням залишків, потрібно внести в інвентаризацію тех. картку на полуничний соус і вказати, скільки цього соусу в грамах є в залишку по факту. Тоді система автоматично перерахує кожний інгредієнт в грамах і додасть ту кількість, яка є в складі соусу, до того, що є в «сирому» вигляді.
Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік
Додаткові методи — це позапланова інвентаризація по окремих позиціях. Важливий ефект неочікуваності: ніхто з персоналу не повинен розуміти, коли ви можете провести інвентаризацію. Альтернативний метод, точніше, метод аналізу в допомогу інвентаризації, — це щоденна перевірка і контроль актів списання з розбором причин списання.
Якщо ви будете робити це щоденно, то зможете швидко вносити поправки в замовлення продуктів і набагато швидше виявляти проблемні моменти, щоб виключити їх в майбутньому.
Сплануйте регулярність, визначіть відповідальних і навчіть персонал правильно вносити прихід накладної (звісно, якщо це у вас робить не бухгалтер). Перевірте, чи всі тех. картки, в тому числі і на заготівки, внесені в вашу систему обліку. І обов’язково запам’ятайте: результати інвентаризації потрібно аналізувати постійно, це неперервний процес.
Облегшити інвентаризацію для малих і великих закладів допоможе система автоматизації ресторану. Програма має гнучкий і зручний функціонал складського обліку, і ви зможете побачити реальні залишки на складі в будь-який момент часу.
Підписка на розсилку
Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес
Підписка на розсилку
Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес
