Інвентаризація в ресторані та кафе

Інвентаризація — невід’ємний робочий процес в структурі управління рестораном — і, напевно, один із найбільш нудних. Тим не менш, саме завдяки їй ви можете уникнути більшості проблем з постачанням, списанням, оплатою рахунків і контролем персоналу. 

Щоб ефективно і швидко проводити інвентаризацію, краще за все запровадити в закладі єдину систему обліку, яка буде автоматично списувати використані продукти зі складу, нагадувати про постачання і т.д. Наприклад, як це вміє програма для кафе Poster. Зареєструйтесь і спробуйте самі, перші 15 днів безкоштовно. 

Чек-лист із запуску закладу

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Завантажити

Введіть коректну адресу ел. пошти

✔ Дякую! Завантаження PDF почнеться автоматично за 5 секунд. Натисніть, якщо завантаження не почалось.

Що таке інвентаризація в ресторані?

Інвентаризація — це не просто підрахунок залишків і порівняння планового залишку з фактичним. Результат інвентаризації напряму впливає на ваш реальний дохід, на маржинальний прибуток. Давайте подивимось, як повинна проводитись інвентаризація в ресторанах, наскільки часто, ким і, найголовніше, що робити з результатами інвентаризації. 

Як часто потрібно проводити інвентаризацію?

Інвентаризація буває декількох видів, в залежності від строків і обсягів перевірки:

• Щомісячна. Облік продуктів, витратних матеріалів, дезінфікуючих засобів та інших господарчих товарів.

• Щотижнева. Як правило, це лише облік продуктів. 

• Щоденна. Облік залишків бару. Кожен вечір керуючий, або відповідальний шеф-бармен проводить інвентаризацію в програмі для обліку в барі, поки бармен закриває зміну і прибирає своє робоче місце. Щоденна інвентаризація кухні дуже затратна, тому зустрічається доволі рідко. 

• Позапланова. Позапланова інвентаризація, про яку ніхто, крім вас не знає. Це може бути як вибіркова перевірка по визначеним позиціям, так і повна інвентаризація кухні або бару. В цьому підході головне - ефект несподіваності.

Як провести інвентаризацію в Poster

У програмі обліку для кафе Poster можна провести повну або часткову інвентаризацію складу. Повна — проводиться за всіма позиціями, які зберігаються на складі. Як правило, таку інвентаризацію проводять раз на місяць. Часткову інвентаризацію можна провести за декількома позиціями, наприклад, по молочку або іншим продуктам з коротким терміном придатності. 

Проведення інвентаризації в Poster не займає багато часу — у вас є готова таблиця зі списком товарів та інгредієнтів, а також видно рух та списання кожного товару. Для проведення інвентаризації достатньо внести до таблиці фактичні залишки та порівняти їх із плановими. Програма сама вважатиме різницю у проведенні інвентаризації та покаже результат проведення — чи багато недоліків, і чи є розбіжності з плановими залишками.

Плюс, ви зможете провести інвентаризацію в Poster як на комп'ютері, так і за допомогою планшета — таким чином вносити залишки в планшет можна прямо на складі та не носити з собою папірці.

Хто проводить інвентаризацію?

Відповідальні особи — керуючий, шеф-кухар, шеф-бармен. Виявлені за результатами інвентаризації мінуси по залишкам, як правило, розподіляються між матеріально відповідальними співробітниками. А це всі, хто має доступ до товарно-матеріальних цінностей: кухарі, бармени, офіціанти, менеджери.

Що може показати інвентаризація:

• Помилки в одиницях обліку. Наприклад, по накладній товар приходить вам упаковками, а заносити потрібно в штуках. При внесенні залишків, ви вказуєте кількість в штуках, а в системі обліку дана позиція внесена в упаковках.

Наприклад, в одній з кав’ярень по результатам інвентаризації виходили в плюс 8 000 грн. Справа в тому, що пергаментний папір для упаковки сендвічів внесли в упаковках, а залишки при інвентаризації вносили в листах.

До витратних матеріалів потрібно відноситись максимально уважно, особливо якщо у вас багато позицій продається навиніс або через доставку. В такому випадку правильно рахувати собівартість з урахуванням витратних матеріалів. Це допоможе вам в аналізі управлінської звітності, вона буде объективною і реальною. В калькуляцію таких позицій краще включати упакування, а також контролювати, як персонал пробиває товар: в залі або навиніс, щоб упаковка списувалась правильно. 

• Позиції-дублікати. Наприклад, «креветки заморожені» і«заморожені креветки». В технологічних картах вказана одна позиція, а товар заноситься на склад за другою. Це дуже швидко виявляється за допомогою інвентаризації.

• Кухарі і бармени не працюють за тех. картами, не дотримуються рецептури — відбувається перепорціонування.

• Великі залишки товару на складі. Краще замовляти продукцію частіше, але менше. Це «заморожені» гроші, що буде позначатися і на вашому маржинальному прибутку, з якого ви сплачуєте всі щомісячні витрати.

• Помилки в розрахунках. Коли ви бачите, що залишки по одній і тій самій позиції постійно мають розбіжності, потрібно перевірити калькуляційні карти, куди входить дана позиція.

• Крадіжки. Про даний пункт детальніше розкажемо нижче.

• Можливості для лояльності. Так-так, у вашій інвентаризації приховується навіть це! Ось приклад для кав’ярень. 

Часто в тех. картці для приготування капучино вказана більша кількість молока, ніж попадає в чашку гостю. Причина — потрібно налити в пітчер визначену кількість молока для приготування ідеальної піни, але розміри чашок можуть відрізнятись, і в пітчері може залишитись молоко. В хороших кав’ярнях бариста розуміє, що збите молоко проживе буквально кілька секунд, і добросовісно виливають його, якщо немає наступного замовлення. Таким чином, при інвентаризації в кав’ярні молоко часто «плюсить», при умові, що тех. картка враховує специфіку приготування.

Ось в цих плюсах по молоці і приховані можливості для лояльності: молоко можна не виливати, а приготувати капучино або лате і подарувати його гостю — тому, хто давно сидить за столиком і вже знудився або хто зайшов за свіжими круасанами до сніданку і вже купляв каву. 

Ефект — ваш заклад запам’ятається гостю, він всім про це розповість і наступного разу вже точно не проміняє вас на іншу кав’ярню. Для вас це списання порції еспресо на маркетинг. І так, не забувайте списувати, адже кава піде в мінус). Старайтесь не упускати такі моменти, як можливість використати плюси для підвищення лояльності гостей. Лояльності не буває занадто багато.

Крадіжки

Найпопулярніший метод — це використання одного і того ж столику з «частим» замовленням по декілька разів. Це особливо актуально для закладів з невеликим меню, де є позиції топових продажів. Наприклад, в кав’ярні це капучино, в барі — віскі з колою і т. д. Після оформлення замовлення роздруковується пречек для гостя, але стіл не закривається, а пречек відміняється. Таким чином, при наступному такому ж замовленні не створюється новий стіл, а просто знову роздруковується пречек — так через один стіл можна пропустити декілька замовлень. Існують ще і інші типові помилки офіціанта окрім крадіжок, з якими також треба боротись.

Як боротися з крадіжками в ресторані

• Слідкуйте протягом дня за столами, які довго не закриваються.

• Аналізуйте середній час обслуговування. Якщо раптом з’являється відхилення від середньої швидкості, подивіться, у якого співробітника і в які зміни це найбільше помітно. Далі можна ще поглибитись в аналіз столів, враховуючи замовлені страви і напої, і виявити закономірність.

• Проводьте вибіркову внепланову інвентаризацію саме тих позицій (інгредієнтів), які використовуються в приготуванні популярних страв і напоїв.

Є ще один спосіб, але він більш складний. В тех. картці повинен враховуватись відсоток відходу, зачистка овочів, обрізки — загалом, все, що йде в смітник. Тоді ви відразу помітите, якщо цей показник раптом перетвориться з 20% в 80%, а зазвичай це не найдешевші позиції, такі як восьминіг або ананас. Виходить, що один ананас отримав гість в своєму шейці, а інший забрав собі бармен — необов’язково самим продуктом, а грошима, наприклад, завдяки непробитим чекам.

Що робити з розбіжностями?

Ваші керуючі повинні вміти читати звіти і пояснювати, чому є розбіжності (як плюси, так і мінуси), розуміти причину невідповідностей. Не вигадувати виправдання, а вміти аналізувати.

• Переглянути калькуляції та тех. картки.

• Перевірити одиниці виміру в системі.

• Придумати систему лояльності (для продуктів, які через технології виробництва виходять в плюс).

• Вести додатковий контроль тих позицій, які регулярно виходять в мінус.

• Провести додаткове навчання для кухарів-новачків, закріпити за ними наставників.

Як аналізувати:

1. Виділити позиції, по яким є розбіжності.

2. Якщо це штучна продукція — те, що ви не виробляєте самі (сік, вода, печиво та інше), — перевірте накладні, внесені за тиждень. Якщо помилок в них немає, то причин недостачі може бути декілька: крадіжки, забули списати «протерміноване», неуважність при пробитті.

3. Якщо це інгредієнти, із яких ви готуєте, то потрібно розбиратись з калькуляціями і тех. картками, і, якщо помилок в них немає, потрібно перевірити, як точно кухарі притримуються рецептури. Якщо ж з цим все в порядку, залишаються несвоєчасні списання і крадіжки.

Допустимий відсоток недостачі і списань для різних типів закладів

Будь-яка розбіжність по недостачі недопустима, це показник неорганізованості роботи і поганого контролю.

По списанню:

• Для кав’ярень — максимум 5% для продукції, яка закуповується готовою, а не виробляється самим закладом: сендвічі, десерти, випічка. Цей відсоток можна утримувати на низькому рівні, якщо правильно оформляти замовлення, але він ніколи не буде нульовим — інакше у вас будуть пусті вітрини.

• Для фастфуду — також не більше 5%. Вся ця продукція: як правило, заготовки і напівфабрикати.

• Для кафе і ресторанів, де все готується «з-під ножа», — 3%. Все, що вище, — ознака великих залишків і неграмотних замовлень, заготівель.  

Специфіка проведення інвентаризації для різних типів закладів

• Інвентаризація для закладів з готовою продукцією — це штучний облік. Його потрібно проводити як можна частіше, можливо, навіть щоденно. Так ви зможете відразу визначати помилки в накладних, одиницях обліку і виявляти факти крадіжок. Аналогічна ситуація і з барами: поки бармен закриває зміну, керуючий проводить інвентаризацію.

• Для закладів, де більша кількість продукції продається навиніс або через доставку, дуже важливо регулярно вести управлінський облік в ресторані витратних матеріалів і упаковки. Обов’язково включайте їх в калькуляційну картку і враховуйте в собівартості.

• Для закладів з повним виробничим процесом залишки є показником дотримання тех. карток і адекватних закупівель.

Проблеми з інвентаризацією бару і кухні

Найчастіша проблема — облік заготівель, які використовуються як в барі, так і на кухні.

Наприклад, заморожена полуниця і цукор. По факту у вас на залишках можуть бути як самі інгредієнти по окремості, так і в складі полуничного соусу. Його ви можете використовувати і в барі, і на кухні. Головне, не плутати залишки по підрозділам, а обов’язково враховувати окремо бар і окремо кухню. 

Перед внесенням залишків, потрібно внести в інвентаризацію тех. картку на полуничний соус і вказати, скільки цього соусу в грамах є в залишку по факту. Тоді система автоматично перерахує кожний інгредієнт в грамах і додасть ту кількість, яка є в складі соусу, до того, що є в «сирому» вигляді. 

Хмарна каса Poster

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Подивитися демо Дізнатися більше

Додаткові і альтернативні методи інвентаризації

Додаткові методи — це позапланова інвентаризація по окремих позиціях. Важливий ефект неочікуваності: ніхто з персоналу не повинен розуміти, коли ви можете провести інвентаризацію. Альтернативний метод, точніше, метод аналізу в допомогу інвентаризації, — це щоденна перевірка і контроль актів списання з розбором причин списання. 

Якщо ви будете робити це щоденно, то зможете швидко вносити поправки в замовлення продуктів і набагато швидше виявляти проблемні моменти, щоб виключити їх в майбутньому. 

Поради починаючим рестораторам

Сплануйте регулярність, визначіть відповідальних і навчіть персонал правильно вносити прихід накладної (звісно, якщо це у вас робить не бухгалтер). Перевірте, чи всі тех. картки, в тому числі і на заготівки, внесені в вашу систему обліку. І обов’язково запам’ятайте: результати інвентаризації потрібно аналізувати постійно, це неперервний процес. 

Облегшити інвентаризацію для малих і великих закладів допоможе система автоматизації ресторану. Програма має гнучкий і зручний функціонал складського обліку, і ви зможете побачити реальні залишки на складі в будь-який момент часу.