Інвентаризація в ресторані та кафе – етапи проведення

6 жовтня, 2023 • 16 хвилин

Володимир Силівейстр
Володимир Силівейстр
Контент-маркетолог Poster. Пише про нюанси відкриття та управління бізнесом. Проводить інтерв'ю з експертами та власниками ресторанного бізнесу.

Інвентаризація — невід’ємний робочий процес в структурі управління рестораном — і, напевно, один із найбільш нудних. Тим не менш, саме завдяки їй ви можете уникнути більшості проблем з постачанням, списанням, оплатою рахунків і контролем персоналу.

Щоб ефективно і швидко проводити інвентаризацію, краще за все запровадити в закладі єдину систему обліку, яка буде автоматично списувати використані продукти зі складу, нагадувати про постачання і т. д. Наприклад, як це вміє програма для кафе Poster. Зареєструйтесь і спробуйте самі, перші 15 днів безкоштовно.

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали
Blog whitepapper

Що таке інвентаризація в ресторані?

Інвентаризація — це не просто підрахунок залишків і порівняння планового залишку з фактичним. Результат інвентаризації напряму впливає на ваш реальний дохід, на маржинальний прибуток. Давайте подивимось, як повинна проводитись інвентаризація в ресторанах, наскільки часто, ким і, найголовніше, що робити з результатами інвентаризації.

Як часто потрібно проводити інвентаризацію?

Інвентаризація буває декількох видів, в залежності від строків і обсягів перевірки:

  • Щомісячна. Облік продуктів, витратних матеріалів, дезінфікуючих засобів та інших господарчих товарів.

  • Щотижнева. Як правило, це лише облік продуктів.

  • Щоденна. Облік залишків бару. Кожен вечір керуючий, або відповідальний шеф-бармен проводить інвентаризацію в програмі для обліку в барі, поки бармен закриває зміну і прибирає своє робоче місце. Щоденна інвентаризація кухні дуже затратна, тому зустрічається доволі рідко.

  • Позапланова. Позапланова інвентаризація, про яку ніхто, крім вас не знає. Це може бути як вибіркова перевірка по визначеним позиціям, так і повна інвентаризація кухні або бару. В цьому підході головне — ефект несподіваності.

Як провести інвентаризацію в Poster

У програмі обліку для кафе Poster можна провести повну або часткову інвентаризацію складу. Повна — проводиться за всіма позиціями, які зберігаються на складі. Як правило, таку інвентаризацію проводять раз на місяць. Часткову інвентаризацію можна провести за декількома позиціями, наприклад, по молочку або іншим продуктам з коротким терміном придатності.

Проведення інвентаризації в Poster не займає багато часу — у вас є готова таблиця зі списком товарів та інгредієнтів, а також видно рух та списання кожного товару. Для проведення інвентаризації достатньо внести до таблиці фактичні залишки та порівняти їх із плановими. Програма сама вважатиме різницю у проведенні інвентаризації та покаже результат проведення — чи багато недоліків, і чи є розбіжності з плановими залишками.

Плюс, ви зможете провести інвентаризацію в Poster як на комп’ютері, так і за допомогою планшета — таким чином вносити залишки в планшет можна прямо на складі та не носити з собою папірці.

Хто проводить інвентаризацію?

Відповідальні особи — керуючий, шеф-кухар, шеф-бармен. Виявлені за результатами інвентаризації мінуси по залишкам, як правило, розподіляються між матеріально відповідальними співробітниками. А це всі, хто має доступ до товарно-матеріальних цінностей: кухарі, бармени, офіціанти, менеджери.

Що може показати інвентаризація:

  • Помилки в одиницях обліку. Наприклад, по накладній товар приходить вам упаковками, а заносити потрібно в штуках. При внесенні залишків, ви вказуєте кількість в штуках, а в системі обліку дана позиція внесена в упаковках.

Наприклад, в одній з кав’ярень по результатам інвентаризації виходили в плюс 8 000 грн. Справа в тому, що пергаментний папір для упаковки сендвічів внесли в упаковках, а залишки при інвентаризації вносили в листах.

До витратних матеріалів потрібно відноситись максимально уважно, особливо якщо у вас багато позицій продається навиніс або через доставку. В такому випадку правильно рахувати собівартість з урахуванням витратних матеріалів. Це допоможе вам в аналізі управлінської звітності, вона буде объективною і реальною. В калькуляцію таких позицій краще включати упакування, а також контролювати, як персонал пробиває товар: в залі або навиніс, щоб упаковка списувалась правильно.

  • Позиції-дублікати. Наприклад, «креветки заморожені» і«заморожені креветки». В технологічних картах вказана одна позиція, а товар заноситься на склад за другою. Це дуже швидко виявляється за допомогою інвентаризації.

  • Кухарі і бармени не працюють за тех. картами, не дотримуються рецептури — відбувається перепорціонування.

  • Великі залишки товару на складі. Краще замовляти продукцію частіше, але менше. Це «заморожені» гроші, що буде позначатися і на вашому маржинальному прибутку, з якого ви сплачуєте всі щомісячні витрати.

  • Помилки в розрахунках. Коли ви бачите, що залишки по одній і тій самій позиції постійно мають розбіжності, потрібно перевірити калькуляційні карти, куди входить дана позиція.

  • Крадіжки. Про даний пункт детальніше розкажемо нижче.

  • Можливості для лояльності. Так-так, у вашій інвентаризації приховується навіть це! Ось приклад для кав’ярень.

Часто в тех. картці для приготування капучино вказана більша кількість молока, ніж попадає в чашку гостю. Причина — потрібно налити в пітчер визначену кількість молока для приготування ідеальної піни, але розміри чашок можуть відрізнятись, і в пітчері може залишитись молоко. В хороших кав’ярнях бариста розуміє, що збите молоко проживе буквально кілька секунд, і добросовісно виливають його, якщо немає наступного замовлення. Таким чином, при інвентаризації в кав’ярні молоко часто «плюсить», при умові, що тех. картка враховує специфіку приготування.

Ось в цих плюсах по молоці і приховані можливості для лояльності: молоко можна не виливати, а приготувати капучино або лате і подарувати його гостю — тому, хто давно сидить за столиком і вже знудився або хто зайшов за свіжими круасанами до сніданку і вже купляв каву.

Ефект — ваш заклад запам’ятається гостю, він всім про це розповість і наступного разу вже точно не проміняє вас на іншу кав’ярню. Для вас це списання порції еспресо на маркетинг. І так, не забувайте списувати, адже кава піде в мінус). Старайтесь не упускати такі моменти, як можливість використати плюси для підвищення лояльності гостей. Лояльності не буває занадто багато.

Крадіжки

Найпопулярніший метод — це використання одного і того ж столику з «частим» замовленням по декілька разів. Це особливо актуально для закладів з невеликим меню, де є позиції топових продажів. Наприклад, в кав’ярні це капучино, в барі — віскі з колою і т. д. Після оформлення замовлення роздруковується пречек для гостя, але стіл не закривається, а пречек відміняється. Таким чином, при наступному такому ж замовленні не створюється новий стіл, а просто знову роздруковується пречек — так через один стіл можна пропустити декілька замовлень. Існують ще і інші типові помилки офіціанта окрім крадіжок, з якими також треба боротись.

Як боротися з крадіжками в ресторані

  • Слідкуйте протягом дня за столами, які довго не закриваються.

  • Аналізуйте середній час обслуговування. Якщо раптом з’являється відхилення від середньої швидкості, подивіться, у якого співробітника і в які зміни це найбільше помітно. Далі можна ще поглибитись в аналіз столів, враховуючи замовлені страви і напої, і виявити закономірність.

  • Проводьте вибіркову внепланову інвентаризацію саме тих позицій (інгредієнтів), які використовуються в приготуванні популярних страв і напоїв.

Є ще один спосіб, але він більш складний. В тех. картці повинен враховуватись відсоток відходу, зачистка овочів, обрізки — загалом, все, що йде в смітник. Тоді ви відразу помітите, якщо цей показник раптом перетвориться з 20% в 80%, а зазвичай це не найдешевші позиції, такі як восьминіг або ананас. Виходить, що один ананас отримав гість в своєму шейці, а інший забрав собі бармен — необов’язково самим продуктом, а грошима, наприклад, завдяки непробитим чекам.

Що робити з розбіжностями?

Ваші керуючі повинні вміти читати звіти і пояснювати, чому є розбіжності (як плюси, так і мінуси), розуміти причину невідповідностей. Не вигадувати виправдання, а вміти аналізувати.

  • Переглянути калькуляції та тех. картки.

  • Перевірити одиниці виміру в системі.

  • Придумати систему лояльності (для продуктів, які через технології виробництва виходять в плюс).

  • Вести додатковий контроль тих позицій, які регулярно виходять в мінус.

  • Провести додаткове навчання для кухарів-новачків, закріпити за ними наставників.

Як аналізувати:

  1. Виділити позиції, по яким є розбіжності.

  2. Якщо це штучна продукція — те, що ви не виробляєте самі (сік, вода, печиво та інше), — перевірте накладні, внесені за тиждень. Якщо помилок в них немає, то причин недостачі може бути декілька: крадіжки, забули списати «протерміноване», неуважність при пробитті.

  3. Якщо це інгредієнти, із яких ви готуєте, то потрібно розбиратись з калькуляціями і тех. картками, і, якщо помилок в них немає, потрібно перевірити, як точно кухарі притримуються рецептури. Якщо ж з цим все в порядку, залишаються несвоєчасні списання і крадіжки.

Управління запасами в ресторані

Правильне управління запасами в ресторані допоможе власнику закладу не лише уникнути зайвих витрат, а й безпосередньо вплине на прибуток ресторану. Не секрет, що правильний облік продуктів на складі допоможе уникнути пересортування інгредієнтів, знизить списання через псування запасів і дозволить грамотно та раціонально використовувати закуплену продукцію. Ви знатимете, чи є товари на складі у потрібній кількості, що своєю чергою дозволить планувати постачання без зайвих витрат.

Крім того, ретельний контроль за запасами ресторану допоможе уникнути крадіжок та втрат. Ви знатимете точну кількість того чи іншого продукту і зможете вчасно реагувати на будь-які невідповідності.

Важливо стежити за запасами на складі постійно, а не лише під час інвентаризації запасів продуктів. Корисним інструментом у такій роботі буде система обліку. З нею ви будете бачити весь перелік інгредієнтів та товарів на складі, відстежувати залишки в реальному часі, проводити списання та просто стежити за всіма змінами.

Залишки на складі

З Poster ви завжди знатимете, скільки того чи іншого інгредієнта було на складі в потрібний момент. У вкладці Залишки в адмін-панелі вдасться перевірити залишки товарів та інгредієнтів за категоріями продуктів, цехами приготування та складами, якщо ви працюєте з кількома складами в акаунті.

Така кількість фільтрів покаже повну інформацію про стан вашого складу. За допомогою зручної навігації вдасться швидко знайти на складі потрібний продукт, перевірити наявність залишків за категорією товарів або відстежити залишки на конкретному складі закладу.

Звіт за рухом

Звіт за рухом — це таблиця, у якій зазначено надходження, витрати та середня собівартість кожного продукту складі. Це корисна та зручна вкладка, яка допоможе швидко виявити нестачу або пересортування.

Щоб перевірити надходження та списання продукту, просто наведіть на стрілку у відповідному стовпці Надходження або Витрата. Якщо витрата перевищує звичайне значення, це привід звернути увагу на цей інгредієнт.

У календарі вийде вибрати конкретну дату чи проміжок часу, щоб перевірити рух продукту цей період. Ви також можете перевіряти собівартість інгредієнта на конкретний час за допомогою цього фільтра.

Навіть якщо в зазначений період за продуктом не було руху, програма все одно покаже залишки по ньому. Це допоможе вам стежити за продуктами та їх собівартістю. Якщо ви помітили, що собівартість продуктів стала аномально високою, звіт руху допоможе зрозуміти, в який саме момент це сталося. Після цього ви зможете легко знайти помилку і виправити її.

Якщо ви працюєте з кількома закладами в обліковому записі одночасно, у звіті за рухом, вдасться перевірити не тільки рух продуктів за конкретним складом, а й загалом за потрібним закладом.

Переміщення

Якщо ви працюєте з кількома складами у програмі, зручним інструментом буде переміщення між складами. За допомогою переміщення вийде переносити інгредієнти або товари на інший склад.

Наприклад, якщо на одному складі у вас закінчилося молоко, перемістіть його до закладу з іншого складу. Так у програмі не списуватиметься позиція в мінус. У майбутньому під час перевірки залишків у програмі ви бачитимете реальну кількість товарів на складах.

Списання

Якщо продукт закінчився термін придатності або ви використовували частину інгредієнтів для опрацювання нового меню, додайте ручне списання на такі інгредієнти. Ручне списання допоможе враховувати витрати тих продуктів, які автоматично не списуються під час продажу на касі.

Списання можна додати заднім числом, що зручно, якщо ви забили внести інформацію відразу. Крім того, у програмі є фільтр з причин списання. Ви можете вказувати різноманітні причини під час створення списань зі складу, а потім шукати потрібні за допомогою фільтра.

Допустимий відсоток недостачі і списань для різних типів закладів

Будь-яка розбіжність по недостачі недопустима, це показник неорганізованості роботи і поганого контролю.

По списанню:

  • Для кав’ярень — максимум 5% для продукції, яка закуповується готовою, а не виробляється самим закладом: сендвічі, десерти, випічка. Цей відсоток можна утримувати на низькому рівні, якщо правильно оформляти замовлення, але він ніколи не буде нульовим — інакше у вас будуть пусті вітрини.

  • Для фастфуду — також не більше 5%. Вся ця продукція: як правило, заготовки і напівфабрикати.

  • Для кафе і ресторанів, де все готується «з-під ножа», — 3%. Все, що вище, — ознака великих залишків і неграмотних замовлень, заготівель.

Коефіцієнт оборотності запасів у ресторані

Коефіцієнт оборотності запасів (КОЗ) використовують для оцінки ефективності управління запасами у ресторані. Він допомагає визначити, скільки разів ресторан обернув свої запаси, тобто продав і замінив запаси за певний проміжок часу. Зазвичай цей коефіцієнт розраховують з періодом в один рік.

Що вище коефіцієнт, то ефективніше працює ресторан і тим вигідніше він використовує свої запаси. Аналіз оборотності продукції в ресторані допоможе збільшувати прибуток та оптимізувати бізнес-процеси у вашому закладі.

Формула розрахунку така: КОЗ = Середньорічна вартість запасів / Середньорічний виторг

Розрахуємо КОЗ на прикладі страви «Спагеті Болоньєзе» для вашого ресторану. Припустимо, що на інгредієнти для страви за місяць ви витрачаєте 10 000 грн. За рік середньорічна вартість запасів буде: 10 000*12 = 120 000 грн/рік.

За продану страву в ресторані ви отримуєте 150 грн, в середньому на місяць ви продаєте 500 порцій. Тобто середньорічний виторг виходить: (150 * 500) * 12 = 900 000 грн/рік.

За формулою вище отримуємо: КОЗ = 120 000/900 000 = 0,13

Отже, коефіцієнт оборотності товару для «Спагеті Болоньєзе» становить 0,13. Це означає, що ваші запаси інгредієнтів для приготування цієї страви обертаються 0,13 раза на рік. Ця інформація може допомогти вам оптимізувати управління запасами у ресторані та покращити фінансову ефективність бізнесу.

Специфіка проведення інвентаризації для різних типів закладів

  • Інвентаризація для закладів з готовою продукцією — це штучний облік. Його потрібно проводити як можна частіше, можливо, навіть щоденно. Так ви зможете відразу визначати помилки в накладних, одиницях обліку і виявляти факти крадіжок. Аналогічна ситуація і з барами: поки бармен закриває зміну, керуючий проводить інвентаризацію.

  • Для закладів, де більша кількість продукції продається навиніс або через доставку, дуже важливо регулярно вести управлінський облік в ресторані витратних матеріалів і упаковки. Обов’язково включайте їх в калькуляційну картку і враховуйте в собівартості.

  • Для закладів з повним виробничим процесом залишки є показником дотримання тех. карток і адекватних закупівель.

Проблеми з інвентаризацією бару і кухні

Найчастіша проблема — облік заготівель, які використовуються як в барі, так і на кухні.

Наприклад, заморожена полуниця і цукор. По факту у вас на залишках можуть бути як самі інгредієнти по окремості, так і в складі полуничного соусу. Його ви можете використовувати і в барі, і на кухні. Головне, не плутати залишки по підрозділам, а обов’язково враховувати окремо бар і окремо кухню.

Перед внесенням залишків, потрібно внести в інвентаризацію тех. картку на полуничний соус і вказати, скільки цього соусу в грамах є в залишку по факту. Тоді система автоматично перерахує кожний інгредієнт в грамах і додасть ту кількість, яка є в складі соусу, до того, що є в «сирому» вигляді.

Хмарна каса Poster

Poster POS

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Poster POS

Додаткові і альтернативні методи інвентаризації

Додаткові методи — це позапланова інвентаризація по окремих позиціях. Важливий ефект неочікуваності: ніхто з персоналу не повинен розуміти, коли ви можете провести інвентаризацію. Альтернативний метод, точніше, метод аналізу в допомогу інвентаризації, — це щоденна перевірка і контроль актів списання з розбором причин списання.

Якщо ви будете робити це щоденно, то зможете швидко вносити поправки в замовлення продуктів і набагато швидше виявляти проблемні моменти, щоб виключити їх в майбутньому.

Поради починаючим рестораторам

Сплануйте регулярність, визначіть відповідальних і навчіть персонал правильно вносити прихід накладної (звісно, якщо це у вас робить не бухгалтер). Перевірте, чи всі тех. картки, в тому числі і на заготівки, внесені в вашу систему обліку. І обов’язково запам’ятайте: результати інвентаризації потрібно аналізувати постійно, це неперервний процес.

Облегшити інвентаризацію для малих і великих закладів допоможе система автоматизації ресторану. Програма має гнучкий і зручний функціонал складського обліку, і ви зможете побачити реальні залишки на складі в будь-який момент часу.

Матеріали за темою

Підписка на розсилку

Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали