Що таке X та Z-звіт

29 травня, 2023 • 11 хвилин

Ангеліна Головач

Фуд-журналістка, копірайтерка з культурологічною освітою

Що таке X-звіт та Z-звіт і яка різниця між ними Для чого потрібні X та Z звіти Електронний або паперовий Z-звіт Як зробити Х і Z звіт у Poster Чи потрібно зберігати Z та X звіт Подивіться самостійно як працює Poster Штрафи за відсутність Z-звіту Популярні питання про X та Z-звіти та основні помилки Матеріали за темою

Зазвичай звітність і всі види подібної документації викликають багато питань і легкої паніки в очах людей, котрі не стикалися з бухгалтерською справою. Є якісь звіти, вони бувають кількох видів, їх треба не проґавити, щоб не влипнути в штрафні історії, і, бажано, ще й розуміти. На щастя, не такий страшний вовк, як його малюють і з X і Z-звітами розібратися простіше, ніж здається. Нам у цьому питанні допомогла Олександра Герасименко — бухгалтер і власниця бюро Alfa Gold.

Що таке X-звіт та Z-звіт і яка різниця між ними

Отож, коли ви займаєтесь управлінням ресторану та працюєте в закладі з касовим апаратом (PPO), вам потрібно знати, що таке X і Z-звіти — це основні документи фіскалізації. Вони містять однакову інформацію, але по значенню принципово різні.

Х-звіт — це звіт, що показує кількість продажів і суми готівкового та безготівкового виторгу з моменту відкриття касової зміни на фіскальному реєстраторі. Його також називають звіт без погашення, а друкувати його можна необмежену кількість разів, щоб звірити суму грошей у касі.

Х-звіт у податкову не відправляється, тому бухгалтери часто радять перед тим, як друкувати Z-звіт, сформувати Х, щоб усе перевірити.

Z-звіт або звіт із погашенням показує підсумкові суми продажів за зміну та обнулює їх, вносячи в фіскальну пам’ять PPO. Це також найважливіший звіт за робочу зміну без якого вона не вважається закритою. Тому його можна і потрібно робити раз на добу під час закриття касової зміни до півночі. Такого поняття, як проміжний Z-звіт не існує, хіба що ви так називаєте Х-звіт (але нащо себе так плутати).

Програмний РРО від Poster

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 432 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції від 144 грн/міс.

Спробувати ПРРО Дізнатися більше

Для чого потрібні X та Z звіти

Звіти Х і Z потрібні обидва, але для різних людей і цілей. Х-звіт існує виключно для вас, ви можете звіряти дані впродовж дня стільки разів, скільки вам хочеться, перевіряти суми, часом давати його для якихось швидких перевірок абощо. Z-звіт натомість — геть інша справа.

Усе фіскальне законодавство побудоване на Z-звітах, котрі є головними документами для оприбуткування готівки, оприбуткування доходу та основою для списання собівартості. Цей звіт, фактично, легітимізує всі операції, підтверджує їх і дотримання всіх вимог щодо здійснення розрахунків. Якщо проґавити та не зробити його протягом 24 годин після першої фіскальної оплати чи транзакції на звичайному РРО, реєстратор заблокується та не друкуватиме чеки.

Електронний або паперовий Z-звіт

Відповідей на питання, як зняти Z-звіт, два: ви можете отримати стандартний паперовий звіт із фіскального реєстратора або ж зняти електронний звіт. Паперовий звіт формується на звичайних касових апаратах і є обов’язковим. Звісно, як і всюди, є певні невеличкі винятки щодо паперових звітів, однак загальне правило просте: паперовий звіт потрібен і ви мусите його зберігати. На касових апаратах також формуються й електронні звіти, однак вони лиш дублюють паперові та не вважаються їх альтернативою. Він існує для вашого спокою, щоб в разі втрати паперового, ви мали змогу роздрукувати новий. Але є одне але.

Хмарна каса Poster

Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

Спробуйте безкоштовно Дізнатися більше

Особливості Z-звіту в програмному РРО

У 2020 році прийшли такі собі програмі PPO, а разом з ними й епоха електронних звітів. Раніше вони дублювалися у вигляді даних зі звичайних касових апартів, а тепер програмні PPO формують саме електронні варіанти як основний фіскальний звітний чек. Такі звіти формуються в програмі для ресторану, тому підприємці, що ними користуються, мають до всіх переваг цієї системи ще й менше ризиків у питаннях звітності. Адже зміну можна легко закрити у програмі РРО, а тому перейматися про 24 години не потрібно. Звіт надходить на фіскальний сервер, після чого вам надходить повідомлення-підтвердження цієї дії. Технології таки сильно полегшують нам життя!

Чекліст підготовки до податкових перевірок ресторанів та кафе

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Як зробити Х і Z звіт у Poster

Звісно, створити обидва види звітності можна в системі Poster. Для цього натисніть на кнопку «≡» у верхньому правому куті екрана каси. Далі обираєте блок Фіскалізація, потрібний звіт і формуєте його.

Якщо ви використовуєте зміни, Z-звіт автоматично друкуватиметься при закритті касової зміни. Хтось також може випадково роздрукувати Z-звіт впродовж дня іще до закриття зміни. Тут головне не розгубитися і тоді це взагалі не буде проблемою. Потрібно просто почати нову фіскальну зміну і працювати далі, обов’язково зберігши сформований Z-звіт і повідомивши про нього бухгалтера.

Також, щоб убезпечити себе від зайвих конфузів, можна встановити пароль на адмін-панель, де і є звітність. Так ви зможете зробити доступ до формування звітності ексклюзивним для адміністратора чи бухгалтера.

Чи потрібно зберігати Z та X звіт

Х-звіт потрібен лише для вас і ваших співробітників, ви їх хоч мільйон надрукуйте! Тому їх зберігати не потрібно.

А от Z-звіти обов’язкові до зберігання впродовж 1095 днів, що дорівнює 3 рокам. І тут немає різниці вони паперові чи електронні — ви повинні їх мати впродовж визначеного законодавством часу.

Наразі відбуваються також певні зміни щодо термінів зберігання цих звітів, однак вони радше тільки збільшаться, тому зберігати їх дуже важливо.

Для чого, окрім як за законом? Питання риторичне, але відповідь дамо: бо будь-яка перевірка податкової вимагатиме саме Z-звітів. Певні, проблем із податковою і купи штрафів ніхто не хоче, тож просто зберігайте те все та й по тому.

Конкретно визначеного місця та строгого формату збереження звітів немає ні для електронного, ні для паперового варіанту. Тому просто впевніться, що вони зберігаються в безпечному місці, до якого у вас у разі потреби завжди є доступ. У випадку з електронними звітами не забувайте викачувати їх файлами на якийсь носій інформації, адже якщо програма, яка їх робить з певних причин накриється чи ви просто з неї вийдете, звіти втрачаються.

Подивіться самостійно як працює Poster

Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:

Фінансові звіти
Складський облік
Статистика та аналітика
Маркетинг та ін.

Подивитися демо

Штрафи за відсутність Z-звіту

У 2019 році законодавство в цій сфері трохи змінилося, тому ймовірність отримати штрафи за відсутність Z-звіту знизилася, їх фактично немає. Це, однак не звільняє вас від обов’язку це робити. Натомість фінансові стяги можна заробити за незбереження первинних документів, себто втрату роздрукованого звіту — 1020 грн за перший раз, 2040 — за повторний впродовж року. Також можна отримати штраф за недотримання правил проведення розрахунків — від 85 до 170 грн з посадових осіб, що не поширюється на ФОП. Ці суми можуть здаватися невеликими, однак йдеться не тільки про гроші, але й про прозоре й чесне ведення бізнесу, котре має вплив на те, яким буде майбутнє України. Тож на суми штрафів звертати уваги не варто: не вони повинні мотивувати вас подавати звітність та вести бухгалтерський облік ресторану.

Популярні питання про X та Z-звіти та основні помилки

Головна помилка при роботі на звичайному РРО — незакриття зміни. Річ у тім, що Z-звіт потрібно створити не пізніше, ніж через 24 години від початку робочої зміни. Навіть якщо ваш заклад працює безперервно чи понад добу, Z-звіт повинен бути поданий за класичну календарну добу. Приміром, від 09:00 такого-то числа, до 08:59 наступного дня. Часто на класичних РРО цей момент забувається, а штраф за один прострочений 24-годинний звіт — 510 грн.

Чи потрібний Z-звіт, якщо не було за день операцій

Якщо за всю зміну касовий апарат лиш увімкнувся, але жодних операцій не було, друкувати Z-звіт не обов’язково. Якщо це були лише службові внесення — так само, не потрібно. Однак, якщо ви сумніваєтеся, чи звіт таки нульовий, проведіть спершу Х-звіт. Так ви зможете впевнитися, що ніяких розрахунків не було й вирішити, чи потрібно подавати Z-звіт.

Але! Насправді Z-звіт не буде зайвим і по руках за нульовий звіт ніхто вам не надає. Тож для спокою всіх навколо, можете подавати й такі звіти.

Що робити, якщо припустилися помилки в Z-звіті

Коротка відповідь — так і буде. Річ у тім, що всі виправлення можна вносити лише до формування Z-звіту, адже він формується лише раз на добу, обнуляючи всю інформацію за зміну. Чому, якщо ви, приміром, не відправляєте його? Бо саме формування Z-звіту наділяє його податковим номером, а тому він у будь-якому разі вже зареєстрований. Тож тут порада одна — не лажайте :)

Копії Z-звіту

Якщо ви робили все правильно й маєте електронний звіт, не важливо, з програмним чи звичайним РРО, ви можете повторно надрукувати Z-звіт або перенести його з іншого носія, у випадку з електронними звітами.

Відключення електроенергії та Z-звіт

Наразі відключень світла практично немає, однак життя буремне, а обставини можуть статися дивні на рівному місці. Тому краще знати, як діяти в такій ситуації. Отож, якщо світло вимкнули, а ви продовжуєте працювати й проводити якісь транзакції абощо, після увімкнення світла ви повинні провести усі суми розрахунків за час роботи, а потім сформувати Z-звіт. Також алгоритм дій тут залежить від РРО, у програмних можуть бути інші специфічні налаштування, котрі здатні спростити цей процес.

Отож, як підсумок, хочеться іще раз наголосити на тому, що Z-звіт річ необхідна і про це варто інформувати ваших співробітників. Розуміти його цінність важливо, особливо для тих, хто займається закриттям звіту щодня та не хоче допустити помилки у бухгалтерському обліку. А ще просто вкотре нагадуємо, як технології можуть покращити ваше життя — програмний РРО позбавляє великої кількості стресу і вас, і ваших працівників, котрим не потрібно буде ставати трішечки бухгалтерами на нервах, щоб вчасно подати правильну звітність.