Успіх ресторанного бізнесу залежить не тільки від якості страв, красивого дизайну та обслуговування, але й від ефективного керування фінансами. Адже вся ресторанна машина працює не для того, щоб власник потішився з того всього і поклав у кишеню клієнтське «дякую». Заклад повинен приносити прибуток, а тому навіть найменша кав’ярня, не кажучи вже про великі мережеві ресторани, потребує постійного контролю над фінансовою стороною діяльності. Чіткий фінансовий облік у ресторані дозволяє приймати правильні рішення, здійснювати раціональне розподілення ресурсів, а також створювати плани з урахуванням фінансових можливостей. Планування бюджету ресторану, передбачення ризиків і вміння правильно ними керувати забезпечують стабільне зростання бізнесу і дозволяють уникнути небажаних фінансових труднощів. Зараз же, у максимально буремні часи, це особливо важливо, адже змінних надто багато і правильна економіка ресторану може вберегти від глобального фіаско.

Важливою задачею керування рестораном є аналіз ключових показників: витрати на інгредієнти та сировину, затрати на персонал, рентабельність, оборот і прибуток, запаси. Контроль над цими фінансовими показниками дозволяє ефективно планувати бюджет, уникнути непередбачуваних витрат та збільшити загальний прибуток ресторану. Щоб врешті заклад перестав бути «фабрикою з перероблення грошей», а став золотою жилою для власника. Розібратися в цьому допомогла консалтерка, котра допомагає відкривати заклади, Ольга Насонова.

Основні категорії фінансових витрат та доходів

Основні статті доходів і витрат ресторану можуть різнитися залежно від типу закладу та його концепції. Щоб визначити ефективність керування фінансами в ресторанному бізнесі, потрібно порівнювати витрати з оборотом ресторану. Цей відсоток показує, яка частка витрат складає загальний дохід ресторану. Ідеальний відсоток може варіюватися в залежності від типу ресторанного бізнесу та його цілей.

Статті витрат

% від доходу

Фудкост

Витрати на закупівлю інгредієнтів і сировини. Одна з ключових витрат.

25-30%

Персонал

Витрати на зарплати та інші виплати персоналу, такі як премії та бонуси, трансфер тощо

20-25%

Оренда

Витрати на оренду приміщення, комунальні послуги та утримання ресторану

12-20%

Маркетинг

Витрати на маркетингові заходи, такі як реклама, PR-кампанії та програми лояльності

2-5%

Обладнання та інтер’єр

Витрати на закупівлю та обслуговування обладнання та інтер’єру

2-5%

Накладні витрати

Цю статтю витрат складають різні господарчі витрати та невеликі витрати, такі як паковання, прибирання, паперова робота та інші, які окремо здаються незначними

5-10%

Податки

5-10%

«Треба слідкувати, щоб усі витрати були в межах цих цифр. Щоб не було такого, що раптом фудкост скакнув і почав складати 50% замість 30%. Якщо ж це відбулося, потрібно відразу з’ясовувати чому це сталося, що відбулося в закладі чи на рівні держави. Інакше ресторан перетвориться на „фабрику з переробляння грошей“, з якої власник отримуватиме в кращому разі якусь 1000 на місяць», - розповідає Ольга Насонова.

Важливо зазначити, що ці відсотки є орієнтовними та можуть змінюватися в залежності від багатьох факторів. Єдиноправильне рішення з бюджетування ресторану - постійно аналізувати фінансову діяльність ресторану та визначати оптимальну кількість витрат для досягнення бажаних фінансових результатів.

Як керувати фінансами ресторану

Почати варто з двох важливих пунктів: по-перше, фінансами потрібно керувати та контролювати їх з особливою пильністю; по-друге, у команді варто мати хоча б одну людину з досвідом ведення фінансів ресторану та відповідної звітності.

«Якщо власник ніколи не керував фінансами ресторану, йому край потрібна людина, котра такий досвід має. Інакше буде багато помилок і заклад може навіть не відкритися. Тому потрібна хоча б одна досвідчена людина, зазвичай це - головний бухгалтер. Або зараз подібні послуги надають спеціалізовані компанії. Бо, крім того, що потрібно керувати фінансами, потрібно знати всю законодавчу базу, податкові питання та подібні нюанси, котрі є тільки в ресторанному бізнесі», - ділиться Ольга Насонова.

Ну а далі радимо дотримуватися кількох досить простих і базових, але дуже важливих порад:

Плануйте витрати

Планування бюджету ресторану - це перший, а тому, певно, й найважливіший крок. Розробіть докладний бюджет, в якому визначите прогнозовані доходи та витрати. Постійно оновлюйте його і порівнюйте фактичні результати з планами. Вносьте в план не тільки визначені витрати, типу зарплати та оренди, але й закладайте певний відсоток на раптові непередбачувані статті розходів. Краще, щоб ви їх не витратили, ніж щоб потім вам цих коштів не вистачало.

Ведіть фінансовий звіт

Ведіть детальний фінансовий звіт, щоб точно відстежувати всі прибутки та витрати ресторану. Регулярний аналіз фінансової звітності допоможе виявити сильні та слабкі сторони бізнесу та приймати обґрунтовані рішення для його поліпшення. Окрім того, це допоможе уникнути крадіжок в ресторані, котрі, на жаль, стаються досить часто.

Слідкуйте за фінансами лише в одному місці

Забезпечте централізоване слідкування за фінансами, збираючи всі дані в одному місці, наприклад, в спеціальному програмному забезпеченні або хмарному обліковому сховищі. Це дозволить уникнути плутанини, зводячи розрізнені дані з кількох джерел.

Щодня моніторте фінанси

Перевіряйте фінанси ресторану щодня, щоб оперативно реагувати на можливі помилки, виклики та зміни у фінансовому стані. Регулярне слідкування дозволить вчасно виявляти несприятливі тенденції та реагувати на них. Звісно, це вимагає від вас постійної залученості, однак саме і лиш вона забезпечить стабільність і зростання бізнесу.

Як контролювати фінанси ресторану

Щоб усе було гаразд, важливо не тільки глобально керувати фінансами ресторану та звітністю, але й контролювати їх. Це трішки різні речі, де керування вимагає від вас професійних скілів, а керування - організаторських.

«Є багато прикладів, коли власників на різних рівнях обкрадали на дуже великі суми. Коли люди відчувають безкарність, вони починають робити це ще більше. Але постійний ретельний контроль і певні методики допомагають якщо й не повністю прибрати можливість крадіжок, то принаймні мінімізувати їх. Відеонагляд, щоденний контроль каси і за програмою - скільки продалося, скільки витратилося - контроль закупочних цін, контроль витрат на персонал і дрібних витрат типу таксі, екстрених покупок, тех.карт тощо. На будь-якому етапі може щось розлагодитися, тому контроль вкрай важливий», - додає Ольга Насонова.

Окрім того, здійснюйте наступні кроки для полегшення контролю за фінансами ресторану:

1. Контролюйте витрати на фонд оплати праці

Ефективне управління зарплатнею персоналу допомагає зберегти фінансову стабільність ресторану. Визначте оптимальну кількість працівників для забезпечення ефективності роботи, враховуючи потреби та специфіку закладу. Розгляньте можливість використання сезонного персоналу або гнучких графіків для зниження затрат.

2. Утримайтеся від кредитів та боргів

Часом спокуса бодай намочити ніжки в кредиті чи боргах у знайомих досить велика, однак з часом заборгованості стають більшими і завдають не менших фінансових труднощів. Плануйте витрати та запасайтесь фінансовим резервом, щоб уникнути непередбачених кризових ситуацій, які можуть негативно вплинути на роботу закладу.

3. Вчасно оплачуйте рахунки

Своєчасна оплата рахунків допомагає уникнути штрафів та зберегти позитивний імідж перед постачальниками. Встановіть систему моніторингу дат платежів та створіть плановий графік оплати, щоб вчасно здійснювати виплати. Найзручніше робити це в програмах автоматизації.

4. Підготуйтеся до запланованих витрат

Детально плануйте будь-які заплановані витрати інвестиції, враховуючи всі їхні нюанси та специфіку. Поступово накопичуйте кошти для запланованих проєктів, щоб забезпечити стабільний розвиток ресторану та уникнути надмірних фінансових ризиків.

Ці поради допоможуть створити ефективний фінансовий план та забезпечити стійкий розвиток вашого ресторанного бізнесу. А ще вони тонко натякають на те, що успішно вести облік і фінансову звітність ресторану без програми автоматизації неможливо.

Аналіз доходів ресторану

В умовах конкурентного гастрономічного ринку аналіз доходів ресторану стає критичним елементом ефективного управління закладом. Аналіз доходів не лише надає глибоке розуміння економічного стану закладу, але й виступає потужним інструментом для прийняття обґрунтованих рішень розвитку. Цей аналіз не лише визначає, які страви та послуги є найбільш прибутковими, але й дозволяє виявити можливості для оптимізації витрат та збільшення загального прибутку.

Проводити аналіз можна вручну або ж користуватися системою автоматизації для ресторану, котра проведе необхідну аналітику та підрахунки залишаючи вам лише творчу складову процесу.

Прогноз доходу та виторгу ресторану

Прогноз доходу та виторгу ресторану є ключовим етапом в управлінні закладом. Методів прогнозування є кілька, а ще сильно допоможуть оцінити ефективність роботи ресторану аналітичні інструменти у системах обліку.

Серед основних методів прогнозування:

• Аналіз історичних даних про продажі, прибуток та витрати. Перегляд минулих періодів дозволяє визначити сезонність, тренди та патерни, які можна використовувати для прогнозування майбутніх результатів.

• Економічний аналіз: врахування зовнішніх факторів, таких як економічний стан країни, зміни в рівні зайнятості, інфляція.

• Аналіз трендів галузі може допомогти передбачити попит та конкурентну ситуацію.

Якщо ви використовуєте автоматичну систему обліку, аналітика з неї також буде відігравати вкрай важливу роль у прогнозуванні та оптимізації доходів ресторану. Вона дозволяє моніторити продажі, сегментацію клієнтів, ефективність рекламних кампаній, керувати запасами та аналізувати затрати.

Аналіз чеків ресторану

Аналіз чеків ресторану та оборотності місць в ресторані дозволяє власникам та менеджерам ресторанів отримати глибше розуміння замовлень та витрат.

У перевірці чеків важливо звертати увагу на декілька ключових показників. Серед них, перш за все, варто аналізувати середній чек, який визначає середню вартість замовлення. Окрім того, важливо вивчати кількість гостей у чеку, щоб розуміти, які позиції чи послуги популярні серед клієнтів. Співвідношення виторгу та собівартості в чеку визначає ефективність управління витратами та прибутковість конкретного замовлення. Аналіз цих показників дозволяє приймати обґрунтовані рішення щодо ціноутворення, маркетингових стратегій та оптимізації асортименту. Усе це сприяє підвищенню прибутковості ресторанного бізнесу.

Транзакції у звіті

Детальний огляд транзакцій у звіті дозволяє виявити слабкі місця в управлінні фінансами, визначити найбільш прибуткові напрямки бізнесу та зменшити ризики фінансових втрат.

Системи автоматизації, такі як програма обліку Poster, значно полегшують аналіз транзакцій. Вони автоматизують процеси введення, обробки та аналізу даних, що сприяє швидкості та точності. Ці системи генерують звіти та графіки, інформацію з яких, як мінімум, просто легше сприймати. Крім того, автоматизація дозволяє виявляти аномалії, слідкувати за фінансовими показниками в реальному часі та швидко реагувати на зміни.

Розбіжності у касі

Розбіжність у касових операціях ресторану може виникати з різних причин: від банальної помилки до зумисних крадіжок. Ця розбіжність може впливати на точність визначення виторгу та здатність ресторану вести ефективний фінансовий облік.

Для відстеження та виправлення розбіжностей важливо використовувати системи контролю та моніторингу. Автоматизовані касові системи та програми обліку дозволяють в режимі реального часу відстежувати транзакції, порівнювати їх із стандартами та виявляти аномалії. Періодична перевірка фінансових звітів, порівняння їх із реальними фізичними залишками та контроль працівників, які працюють з касою, може допомогти виявити та виправити розбіжності.

Управління фінансами у системі обліку

Автоматизація обліку та контроль фінансових операцій робить процес управління фінансами більш точним, ефективним і зручним для власників ресторанів. Це як у комп’ютерних іграх вводити чіткоди: кілька кнопок і маєте полегшення купи процесів. Програми для автоматизації керуванням фінансами дозволяють вести фінансову звітність, створювати рахунки та контролювати касові зміни.

Фінансовий звіт

Фінансовий звіт у системі обліку є одним із найважливіших інструментів для керування фінансами ресторану. Він має включати детальну інформацію про прибутки, витрати, заборгованості та фінансовий стан закладу. Звіт дозволяє відстежувати динаміку показників за різні періоди, забезпечує аналіз ефективності та вказує на недоліки. Фінансовий звіт сприяє прийняттю обґрунтованих управлінських рішень, оптимізації витрат та збільшенню прибутку ресторану. А в програмах він формується майже автоматично.

Рахунки

Створення фактичних рахунків у програмі обліку є надзвичайно важливим етапом для відстеження фінансових операцій ресторану. Тільки так можна побачити реальну картинку бюджету доходів та видатків ресторану. Стандартні рахунки, приміром, сейф, безготівковий рахунок чи готівка, такого привілею позбавлені, адже відслідкувати їх складніше, а отже і нестикування побачити важче.

Касові зміни

Касові зміни - це систематичний контроль готівки та виторгу в межах окремих робочих змін. Завдяки автоматизації, ресторан може дуже точно відстежувати кількість готівки, яка знаходиться в касі на початку та в кінці зміни, а також фіксувати суму отриманої готівки за період. Це допомагає убезпечитися від можливих втрат і виявляти невідповідності у роботі. Касові зміни забезпечують точність фінансового обліку та допомагають уникнути крадіжок.

P&L

P&L (profit and loss) – це звіт, що показує який дохід отримав ресторан за певний період часу та які витрати він провів, щоб його отримати. Звіт допоможе побачити підсумковий прибуток та всі витрати та доходи в динаміці. Крім цих пунктів звіт про прибуток і витрати включає собівартість проданих товарів чи страв, маржу страв, суму податків. Також P&L допоможе розрахувати прибуток до оподаткування і після.

Переваги ведення фінансів у Poster

Транзакції на касі

На касі продажів додавайте витрати та створювати внесення. Ці кошти будуть потрапляти на рахунок грошової скриньки. Також можна проводити інкасацію — це переказ коштів з грошової скриньки на рахунок сейфа. В адмін-панелі вийде швидко та зручно відстежувати кошти, що додали на касі та перевіряти їх у фінансовому звіті.

Рахунки

Створюйте в програмі необмежену кількість рахунків. Це допоможе розмежувати надходження коштів з різних джерел. Прив‘яжіть основні рахунки до закладів, щоб транзакції та продажі з каси одразу надходили на них. Наприклад, прив‘яжіть рахунок для безготівкових операцій до закладу та кошти при безготівковому розрахунку на касі автоматично надійдуть на нього після закриття касової зміни.

Фінансовий звіт

Фінансовий звіт в Poster допомагає контролювати рух коштів на рахунках. Розділяйте транзакції на різні категорії, щоб перевіряти у фінансовому звіті яку суму грошей витрачаєте на кожну з них.

Програма показує точний час створення транзакції та баланс на рахунку в момент проведення транзакції. Таким чином вийде перевірити актуальний баланс на вчорашній день, або на будь-яку потрібну дату.

Фінансовий звіт програма створює автоматично. Не знадобиться витрачати час для його заповнення. А фінансовий результат у звіті покаже чистий прибуток закладу з урахуванням усіх витрат.

Касові зміни

Касові зміни допомагають контролювати всі витрати та внесення, які створюють працівники на касі. Ця функція допоможе слідкувати за роботою касирів, сумами готівкового та безготівкового виторгу за день з адмін-панелі або з власного телефону.

Отож, фінансовий облік є невід’ємною частиною успішної діяльності ресторанного бізнесу. Можна навіть сказати - його запорукою. Контроль над фінансами допомагає забезпечити стабільність, зрозуміти ефективність діяльності, зменшити витрати та збільшити прибуток. Але ведення обліку вручну може наробити тільки ще більше проблем.

Натомість застосування систем автоматизації у фінансовому обліку ресторанів є найкращим вибором для забезпечення точності та ефективності. Автоматизовані програми дозволяють відслідковувати фінансові показники у режимі реального часу, генерувати детальні фінансові звіти, контролювати рахунки та касові зміни. Такий підхід стає справжнім порятунком для власників закладів, адже спрощує процес фінансового аналізу, забезпечує певність даних та дозволяє приймати обґрунтовані управлінські рішення, ще й звільняючи на них чимало часу.

Матеріали за темою

• Бухгалтерський облік ресторану в Україні
• Розробка меню для кафе або ресторану
• Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
• Як вибрати POS систему для ресторану або кафе
• Як вибрати CRM-систему для кафе чи ресторану
• Фонд оплати праці у ресторані
• Як скоротити витрати ресторану: управління витратами ресторану чи кафе
• Як організувати управлінський облік у ресторані чи кафе?
• Витрати та списання продуктів у ресторані
• Як рахувати фудкост
• Що таке маржинальність страв у ресторані
• Як правильно приймати товар у кафе та ресторані
• Відходи продуктів: як розрахувати відсоток відходів продуктів у ресторані
• Як розрахувати калорійність страви для меню автоматично
• Калькуляція страв у громадському харчуванні: як скласти та розрахувати калькуляційну карту?
• Як скласти технологічну карту страв для ресторанів та кафе
• Інвентаризація в ресторані та кафе
• 8 основних помилок рестораторів: типові помилки у бухгалтерському обліку ресторану
• ABC-аналіз меню ресторану
• Х та Z-звіт – що таке та як скласти
• Середній чек у ресторані
• Прибуток ресторану
• Касова дисципліна, правила розрахунків в ресторані