Як організувати управлінський облік у ресторані чи кафе?

Почнемо з того, що таке успішний бізнес?

• Коли у вас є прибуток і бізнес працює вище точки беззбитковості.

• Немає касових розривів, і ви контролюєте рух грошових коштів.

• Принципова відмінність P&L та Cash Flow, де Cash Flow — це лише рух грошей.

Управлінський облік — це майбутнє вашого закладу. Тому одночасно з маркетинговим планом потрібно обов’язково розрахувати, скільки чистого прибутку ви хочете заробити та витратити. 

Чек-лист із запуску закладу

Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану

Завантажити

Введіть коректну адресу ел. пошти

✔ Дякую! Завантаження PDF почнеться автоматично за 5 секунд. Натисніть, якщо завантаження не почалось.

Як організувати облік у кафе

• Почніть із планування та прогнозування: підготуйте річний бюджет і розділіть його на сезони. Поряд з роботою маркетолога, на кожен сезон складається план дій, щоб досягти необхідних бізнес-показників.

• У вас має бути дві головні людини: керівник та власник. Керівник стежить за тим, щоб не було касового розриву, а власник сфокусований на організації ресторанного бізнесу, зростанні та масштабуванні свого закладу.

• Постійно ведіть звітність.

Звіти управлінського обліку

1. Звіт руху грошових коштів (РГК) — найважливіший інструмент, який працює тоді, коли ви ведете звіт регулярно, від початку року до кінця. Дає відповіді на запитання: куди йдуть гроші та наскільки грамотно вони витрачаються?

2. Звіт про прибуток і збитки — показує, куди вам далі рухатися і куди прямує бізнес. Відповідь на запитання: чи прибутковий заклад?

3. Бухгалтерський баланс потрібно робити раз на квартал, коли ви перевіряєте активи та пасиви свого закладу. Відповідь на запитання: скільки коштує ваш бізнес? 

Структура організації ресторану

Активи закладу:

• Необоротні: посуд, обладнання тощо.

• Оборотні: запаси, гроші, дебіторська заборгованість

Пасиви закладу:

• Власний капітал

• Довгі кредити

• Короткі кредити

Які бувають звіти з управлінського обліку

• Щоденні

• Щотижневі

• Щомісячні

• Квартальні

• Піврічні

• Річні

Один із додаткових звітів — АВС-аналіз, який ранжується за певними параметрами: А — 50%, В — 30% та С — 20%. Дивимося продажі, виторг та маржинальність. Цей звіт має бути щотижневим! 

Звіт інжиніринг-меню

Це звіт про продаж страв. Є 4 позиції страв:

1. Зірки — позиції з високою популярністю та високим рівнем прибутковості.

2. Коні — позиції з високою популярністю, але низьким рівнем прибутковості.

3. Загадки — позиції з низькою популярністю, але високим рівнем прибутковості.

4. Собаки — позиції з низькою популярністю та низьким рівнем прибутковості.

Коли ви створюєте управлінський облік у кафе на рік уперед, ви повинні стежити, щоб до нього були присвячені маркетингові дії. Слідкуйте за популярністю страв по сезонах і створюйте грамотне меню.

Звіти слід вести по кожному співробітнику. Завдяки моніторингу даних щодо кожного співробітника в програмі для кафе ми можемо бачити, які по кожному виторг, середній чек тощо. 

Витрати та затрати

В управлінському обліку вони бувають:

• Змінні. Визначаються у відсотках.

• Постійні — у грошах.

• Умовно-постійні. Визначаються й у гривнях, й у відсотках

• Контрольовані та неконтрольовані.

• Прямі та непрямі.

Що потрібно зробити перед початком розрахунків з управлінського обліку

• Провести маркетингове дослідження

• Зробити аналіз року та розуміння ринку

• Пам’ятати про сезонність

• Розрахувати штатний розклад

• Зробити аналіз ринку та конкурентів

• Розрахувати собівартість середнього чека

• Проаналізувати усі витрати у попередньому році

• Підготувати звіт РГК

• Створити «Платіжний календар» — кому і скільки ви повинні заплатити за певний проміжок часу

• Скласти бюджет руху грошових коштів — прогнозуєте та розподіляєте грошові надходження 

  Хмарна каса Poster

  Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік

  Подивитися демо Дізнатися більше

Що потрібно враховувати при складанні управлінського обліку

• Бюджет продажу та надходжень — плануємо виторг

• Бюджет собівартості — витрати на фудкост

• Бюджет запасів — витрати на складські запаси

• Бюджет витрат — це ваші операційні витрати

• Прогнозуємо рахунок прибутків та збитків — P&L

Як виглядає управлінський облік у ресторані

У звіті ми бачимо чистий прибуток за вирахуванням у відсотках, витрати на експлуатацію, ремонти тощо. Тут і проводиться аналіз діяльності ресторану, виторгу та звіт РГК. Таку таблицю повинен скласти керівник та протягом 2-х тижнів до 1 січня відправити фінансовому директору, який її коригує. Потім таблицю надсилають власнику на затвердження і після затвердження вже розсилають по всіх закладах, щоб розпочати новий рік із новим бюджетом та маркетингом.

Також, за допомогою таких звітів та аналізів можна:

• Прогнозувати виторг за окремими продуктами

• Враховувати завантаженість по днях та оборотність

• Вести та враховувати маркетинговий календар

• Страхувати заклади по ризиках

Управлінський облік у громадському харчуванні має бути річним та щомісячним. Але варто пам’ятати й про щоденні та щотижневі звіти, наприклад, про аналітику за чеками.

За допомогою аналізу таких звітів ви можете оптимізувати будь-який показник, який у вас «просідає». Ви можете визначити, яку кількість гостей потрібно залучати для того, щоб виконати план і як виправити показники. З аналізу звітів можна генерувати нові рішення для маркетингового плану. Усі показники можна аналізувати. Наприклад, розклад ваших співробітників чи фудкост ресторану.

Фудкост — це відсоткове співвідношення собівартості та відпускної ціни.

Фудкост буває базовий та фактичний:

• Базовий (plate cost) — це собівартість продуктів у блюді. Його формула: собівартість/ціна в меню х 100>#/p###

• Фактичний — це фудкост за період, COGS (Cost of Goods Sold) — собівартість реалізованої продукції. Формула: запаси (поч.залишку) + надходження – запаси (кінцеві залишки) \ продажі х 100%

Саме на фактичний фудкост і варто орієнтуватися, бо сюди входить нереалізована продукція, списання тощо.

Причини підвищення фудкосту: як знизити відсоток

Перше, це підвищення цін у постачальника, щоб уникнути цього, потрібно:

• Постійно контролювати вхідну ціну

• Шукати альтернативних постачальників

• Замінити інгредієнти, що подорожчали

• Прибирати несезонні позиції

• Зменшувати порції

Наступна причина — це недотримання грамування:

• Перевірити калькуляційні карти

• Повісити тех. картки, на очах у кухарів

• Поставити ваги у кожному цеху

• Проводити регулярний контроль ваги страв, що віддаються в зал

• Контролювати якість під час приймання товару — робіть раптові перевірки

• Скорочувати відходи: акуратне оброблення та альтернативи для використання відходів

• Реєструвати відходи в актах обробки

Збільшені закупівлі у постачальників:

• Планувати закупівлі на підставі аналізу продажів минулих періодів

• Планувати заготівлі для кухні

• Проводити регулярну інвентаризацію

• Аналізувати залишки та керувати продажами (наприклад, акції)

• Дотримуватися правил зберігання та ротації товарів

• Підвищувати ціну

Також є labor-cost — це коефіцієнт витрат на заробітну плату відносно до виторгу.

Формула labor-cost виглядає так: (сума витрат на персонал/сума виторгу) х 100 = число. Це і є показник labor-cost у відсотках.

Що входить до labor-cost ресторану

• Фонд оплати праці (ФОП)

• Податки на ФОП

• Аліменти

• Групова страховка

• Харчування персоналу

• Премії

• Дні народження та вечірки

• Медичне обслуговування

Ще один з коефіцієнтів — prime-cost. Тут ви одразу прораховуєте і співвідношення labor-cost і food-cost. 

Як контролювати управлінський облік у ресторанному бізнесі

• Вводьте чек-листи

• Ведіть усі звіти, про які ми говорили вище

• Аналітика за чеками

• Аналітика з наповнюваності

• Аналітика за середнім чеком

• Контроль роботи з постачальниками

• Збори з персоналом

• Інвентаризації

Коли облік у ресторанному бізнесі марний?

Коли інформація не впливає на прийняття рішень, наприклад:

• Високий фудкост

• Незаплановані витрати

• Дефіцит виторгу

Коли дані у програмі обліку для ресторану некоректні, то у вас:

• немає обліку нових гостей

• невірні калькуляції

• постійні товарні залишки

Вам не допоможе облік, якщо ви не знаєте, куди рухаєтеся і які у вас цілі. В управлінському обліку потрібно все фіксувати та закладати. І обов’язково ведіть платіжний календар.

Приклад платіжного календаря:

Платіжний календар систематизує не лише вас, а й вашу команду. Пункти календаря:

• Стаття доходів та витрат

• Назва проєкту від якого йдуть надходження та платежі

• Найменування контрагента

• Дата надходження та списання грошей

• Сума платежу та надходження

• Коментар

Що ще можна зробити?

• Планувати доходи та витрати, складати бюджет

• Фіксувати показники не лише у грошах, а й у >#/p###

• Враховувати витрати методом нарахування, вносити корективи у роботу та бюджет

• Вводити нормативні показники щодо товарних залишків та допустимої заборгованості

• Вважати фактичний фудкост та порівнювати з даними вашої системи обліку, щоб виявляти причини відхилень

• Автоматизувати розрахунок точки беззбитковості

• Брати для аналізу prime-cost та з розрахунку прибутку враховувати амортизацію, щоб формувати фінансовий резерв

• Кредитуватися у постачальників лише за умови отримання найнижчої ціни

Якщо у вас завжди є гроші для оплати зобов’язань, то ви завжди в прибутку.

Але ви повинні розуміти, не лише куди рухатися, а й мотивувати на це команду: проводьте збори та пояснюйте причину своїх рішень. Регулярно досліджуйте та аналізуйте конкурентів, тренди й тоді на вас гарантовано чекає успіх.