Як організувати управлінський облік у ресторані чи кафе?

30 червня, 2021 • 13 хвилин

Володимир Силівейстр
Володимир Силівейстр
Контент-маркетолог Poster. Пише про нюанси відкриття та управління бізнесом. Проводить інтерв'ю з експертами та власниками ресторанного бізнесу.

Почнемо з того, що таке успішний бізнес?

  • Коли у вас є прибуток і бізнес працює вище точки беззбитковості.

  • Немає касових розривів, і ви контролюєте рух грошових коштів.

  • Принципова відмінність P&L та Cash Flow, де Cash Flow — це лише рух грошей.

Управлінський облік — це майбутнє вашого закладу. Тому одночасно з маркетинговим планом потрібно обов’язково розрахувати, скільки чистого прибутку ви хочете заробити та витратити.

Щоб уникнути проблем з податківцями — ми підготували готовий чекліст, який допоможе ретельно підготуватися до нововведень та податкових перевірок закладу.

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали
Blog whitepapper

Як організувати облік у кафе

  • Почніть із планування та прогнозування: підготуйте річний бюджет і розділіть його на сезони. Поряд з роботою маркетолога, на кожен сезон складається план дій, щоб досягти необхідних бізнес-показників.

  • У вас має бути дві головні людини: керівник та власник. Керівник стежить за тим, щоб не було касового розриву, а власник сфокусований на організації ресторанного бізнесу, зростанні та масштабуванні свого закладу.

  • Постійно ведіть звітність.

P&L

Оцінюйте прибутковість та окупність бізнесу за допомогою зручного і зрозумілого P&L від Poster.

  • звіряйте різні періоди
  • легко оцінюйте зміни в надходженнях, собівартості та інших витратах
  • одразу впроваджуйте управлінські зміни в системі обліку

Звіти управлінського обліку

  1. Звіт руху грошових коштів (РГК) — найважливіший інструмент, який працює тоді, коли ви ведете звіт регулярно, від початку року до кінця. Дає відповіді на запитання: куди йдуть гроші та наскільки грамотно вони витрачаються?

  2. Звіт про прибуток і збитки — показує, куди вам далі рухатися і куди прямує бізнес. Відповідь на запитання: чи прибутковий заклад?

  3. Бухгалтерський баланс потрібно робити раз на квартал, коли ви перевіряєте активи та пасиви свого закладу. Відповідь на запитання: скільки коштує ваш бізнес?

Структура організації ресторану

Активи закладу:

  • Необоротні: посуд, обладнання тощо.

  • Оборотні: запаси, гроші, дебіторська заборгованість

Пасиви закладу:

  • Власний капітал

  • Довгі кредити

  • Короткі кредити

Які бувають звіти з управлінського обліку

  • Щоденні

  • Щотижневі

  • Щомісячні

  • Квартальні

  • Піврічні

  • Річні

Один із додаткових звітів — АВС-аналіз, який ранжується за певними параметрами: А — 50%, В — 30% та С — 20%. Дивимося продажі, виторг та маржинальність. Цей звіт має бути щотижневим!

Звіт інжиніринг-меню

Це звіт про продаж страв. Є 4 позиції страв:

  1. Зірки — позиції з високою популярністю та високим рівнем прибутковості.

  2. Коні — позиції з високою популярністю, але низьким рівнем прибутковості.

  3. Загадки — позиції з низькою популярністю, але високим рівнем прибутковості.

  4. Собаки — позиції з низькою популярністю та низьким рівнем прибутковості.

Коли ви створюєте управлінський облік у кафе на рік уперед, ви повинні стежити, щоб до нього були присвячені маркетингові дії. Слідкуйте за популярністю страв по сезонах і створюйте грамотне меню.

Звіти слід вести по кожному співробітнику. Завдяки моніторингу даних щодо кожного співробітника в програмі для кафе ми можемо бачити, які по кожному виторг, середній чек тощо.

Витрати та затрати

В управлінському обліку вони бувають:

  • Змінні. Визначаються у відсотках.

  • Постійні — у грошах.

  • Умовно-постійні. Визначаються й у гривнях, й у відсотках

  • Контрольовані та неконтрольовані.

  • Прямі та непрямі.

Подивіться самостійно як працює Poster

Оцініть переваги програми для обліку безкоштовно і без реєстрації:

  • Фінансові звіти
  • Складський облік
  • Статистика та аналітика
  • Маркетинг та ін.

Що потрібно зробити перед початком розрахунків з управлінського обліку

  • Провести маркетингове дослідження

  • Зробити аналіз року та розуміння ринку

  • Пам’ятати про сезонність

  • Розрахувати штатний розклад

  • Зробити аналіз ринку та конкурентів

  • Розрахувати собівартість середнього чека

  • Проаналізувати усі витрати у попередньому році

  • Підготувати звіт РГК

  • Створити «Платіжний календар» — кому і скільки ви повинні заплатити за певний проміжок часу

Скласти бюджет руху грошових коштів — прогнозуєте та розподіляєте грошові надходження

Програмний РРО від Poster

Poster POS

ПРРО простіший в налаштуванні та набагато дешевший за його старий «залізний» аналог. Всього 120 грн на місяць замість 10 000 за фіскальний реєстратор плюс щомісячна абонплата. Вартість інтеграції 120 грн/міс.

Poster POS

Що потрібно враховувати при складанні управлінського обліку

  • Бюджет продажу та надходжень — плануємо виторг

  • Бюджет собівартості — витрати на фудкост

  • Бюджет запасів — витрати на складські запаси

  • Бюджет витрат — це ваші операційні витрати

  • Прогнозуємо рахунок прибутків та збитків — P&L

Як виглядає управлінський облік у ресторані

У звіті проводиться аналіз діяльності ресторану, виторгу та звіт РГК. Таку таблицю повинен скласти керівник та протягом 2-х тижнів до 1 січня відправити фінансовому директору, який її коригує. Потім таблицю надсилають власнику на затвердження і після затвердження вже розсилають по всіх закладах, щоб розпочати новий рік із новим бюджетом та маркетингом.

Також, за допомогою таких звітів та аналізів можна:

  • Прогнозувати виторг за окремими продуктами

  • Враховувати завантаженість по днях та оборотність

  • Вести та враховувати маркетинговий календар

  • Страхувати заклади по ризиках

Управлінський облік у громадському харчуванні має бути річним та щомісячним. Але варто пам’ятати й про щоденні та щотижневі звіти, наприклад, про аналітику за чеками.

За допомогою аналізу таких звітів ви можете оптимізувати будь-який показник, який у вас «просідає». Ви можете визначити, яку кількість гостей потрібно залучати для того, щоб виконати план і як виправити показники. З аналізу звітів можна генерувати нові рішення для маркетингового плану. Усі показники можна аналізувати. Наприклад, розклад ваших співробітників чи фудкост ресторану.

Фудкост — це відсоткове співвідношення собівартості та відпускної ціни.

Фудкост буває базовий та фактичний:

  • Базовий (plate cost) — це собівартість продуктів у блюді. Його формула: собівартість/ціна в меню х 100>#/p###

  • Фактичний — це фудкост за період, COGS (Cost of Goods Sold) — собівартість реалізованої продукції. Формула: запаси (поч.залишку) + надходження — запаси (кінцеві залишки) \ продажі х 100%

Саме на фактичний фудкост і варто орієнтуватися, бо сюди входить нереалізована продукція, списання тощо.

Причини підвищення фудкосту: як знизити відсоток

Перше, це підвищення цін у постачальника, щоб уникнути цього, потрібно:

  • Постійно контролювати вхідну ціну

  • Шукати альтернативних постачальників

  • Замінити інгредієнти, що подорожчали

  • Прибирати несезонні позиції

  • Зменшувати порції

Наступна причина — це недотримання грамування:

  • Перевірити калькуляційні карти

  • Повісити тех. картки, на очах у кухарів

  • Поставити ваги у кожному цеху

  • Проводити регулярний контроль ваги страв, що віддаються в зал

  • Контролювати якість під час приймання товару — робіть раптові перевірки

  • Скорочувати відходи: акуратне оброблення та альтернативи для використання відходів

  • Реєструвати відходи в актах обробки

Збільшені закупівлі у постачальників:

  • Планувати закупівлі на підставі аналізу продажів минулих періодів

  • Планувати заготівлі для кухні

  • Проводити регулярну інвентаризацію

  • Аналізувати залишки та керувати продажами (наприклад, акції)

  • Дотримуватися правил зберігання та ротації товарів

  • Підвищувати ціну

Також є labor-cost — це коефіцієнт витрат на заробітну плату відносно до виторгу.

Формула labor-cost виглядає так: (сума витрат на персонал/сума виторгу) х 100 = число. Це і є показник labor-cost у відсотках.

Що входить до labor-cost ресторану

  • Фонд оплати праці (ФОП)

  • Податки на ФОП

  • Аліменти

  • Групова страховка

  • Харчування персоналу

  • Премії

  • Дні народження та вечірки

  • Медичне обслуговування

Ще один з коефіцієнтів — prime-cost. Тут ви одразу прораховуєте і співвідношення labor-cost і food-cost.

Як контролювати управлінський облік у ресторанному бізнесі

  • Вводьте чек-листи

  • Ведіть усі звіти, про які ми говорили вище

  • Аналітика за чеками

  • Аналітика з наповнюваності

  • Аналітика за середнім чеком

  • Контроль роботи з постачальниками

  • Збори з персоналом

  • Інвентаризації

Коли облік у ресторанному бізнесі марний?

Коли інформація не впливає на прийняття рішень, наприклад:

  • Високий фудкост

  • Незаплановані витрати

  • Дефіцит виторгу

Коли дані у програмі обліку для ресторану некоректні, то у вас:

  • немає обліку нових гостей

  • невірні калькуляції

  • постійні товарні залишки

Вам не допоможе облік, якщо ви не знаєте, куди рухаєтеся і які у вас цілі. В управлінському обліку потрібно все фіксувати та закладати. І обов’язково ведіть платіжний календар.

Приклад платіжного календаря:

Платіжний календар систематизує не лише вас, а й вашу команду. Пункти календаря:

  • Стаття доходів та витрат

  • Назва проєкту від якого йдуть надходження та платежі

  • Найменування контрагента

  • Дата надходження та списання грошей

  • Сума платежу та надходження

  • Коментар

Хмарна каса Poster

Poster POS

Підключіть Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити складський облік та фінанси.

Poster POS

Що ще можна зробити?

  • Планувати доходи та витрати, складати бюджет

  • Фіксувати показники не лише у грошах, а й у >#/p###

  • Враховувати витрати методом нарахування, вносити корективи у роботу та бюджет

  • Вводити нормативні показники щодо товарних залишків та допустимої заборгованості

  • Вважати фактичний фудкост та порівнювати з даними вашої системи обліку, щоб виявляти причини відхилень

  • Автоматизувати розрахунок точки беззбитковості

  • Брати для аналізу prime-cost та з розрахунку прибутку враховувати амортизацію, щоб формувати фінансовий резерв

  • Кредитуватися у постачальників лише за умови отримання найнижчої ціни

Якщо у вас завжди є гроші для оплати зобов’язань, то ви завжди в прибутку.

Але ви повинні розуміти, не лише куди рухатися, а й мотивувати на це команду: проводьте збори та пояснюйте причину своїх рішень. Регулярно досліджуйте та аналізуйте конкурентів, тренди й тоді на вас гарантовано чекає успіх.

Матеріали за темою

Підписка на розсилку

Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес

Перевірте адресу ел. пошти, яку ви написали