- Як організувати облік у кафе
- Звіти управлінського обліку
- Які бувають звіти з управлінського обліку
- Звіт інжиніринг-меню
- Витрати та затрати
- Що потрібно зробити перед початком розрахунків з управлінського обліку
- Що потрібно враховувати при складанні управлінського обліку
- Як виглядає управлінський облік у ресторані
- Причини підвищення фудкосту: як знизити відсоток
- Що входить до labor-cost ресторану
- Як контролювати управлінський облік у ресторанному бізнесі
- Коли облік у ресторанному бізнесі марний?
- Що ще можна зробити?
- Матеріали за темою
Як організувати управлінський облік у ресторані чи кафе?
Почнемо з того, що таке успішний бізнес?
Коли у вас є прибуток і бізнес працює вище точки беззбитковості.
Немає касових розривів, і ви контролюєте рух грошових коштів.
Принципова відмінність P&L та Cash Flow, де Cash Flow — це лише рух грошей.
Управлінський облік — це майбутнє вашого закладу. Тому одночасно з маркетинговим планом потрібно обов’язково розрахувати, скільки чистого прибутку ви хочете заробити та витратити.Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану
![]()
Як організувати облік у кафе
Почніть із планування та прогнозування: підготуйте річний бюджет і розділіть його на сезони. Поряд з роботою маркетолога, на кожен сезон складається план дій, щоб досягти необхідних бізнес-показників.
У вас має бути дві головні людини: керівник та власник. Керівник стежить за тим, щоб не було касового розриву, а власник сфокусований на організації ресторанного бізнесу, зростанні та масштабуванні свого закладу.
Постійно ведіть звітність.
Звіти управлінського обліку
Звіт руху грошових коштів (РГК) — найважливіший інструмент, який працює тоді, коли ви ведете звіт регулярно, від початку року до кінця. Дає відповіді на запитання: куди йдуть гроші та наскільки грамотно вони витрачаються?
Звіт про прибуток і збитки — показує, куди вам далі рухатися і куди прямує бізнес. Відповідь на запитання: чи прибутковий заклад?
Бухгалтерський баланс потрібно робити раз на квартал, коли ви перевіряєте активи та пасиви свого закладу. Відповідь на запитання: скільки коштує ваш бізнес?
Структура організації ресторану
Активи закладу:
Необоротні: посуд, обладнання тощо.
Оборотні: запаси, гроші, дебіторська заборгованість
Пасиви закладу:
Власний капітал
Довгі кредити
Короткі кредити
Які бувають звіти з управлінського обліку
Щоденні
Щотижневі
Щомісячні
Квартальні
Піврічні
Річні
Один із додаткових звітів — АВС-аналіз, який ранжується за певними параметрами: А — 50%, В — 30% та С — 20%. Дивимося продажі, виторг та маржинальність. Цей звіт має бути щотижневим!

Звіт інжиніринг-меню
Це звіт про продаж страв. Є 4 позиції страв:
Зірки — позиції з високою популярністю та високим рівнем прибутковості.
Коні — позиції з високою популярністю, але низьким рівнем прибутковості.
Загадки — позиції з низькою популярністю, але високим рівнем прибутковості.
Собаки — позиції з низькою популярністю та низьким рівнем прибутковості.
Коли ви створюєте управлінський облік у кафе на рік уперед, ви повинні стежити, щоб до нього були присвячені маркетингові дії. Слідкуйте за популярністю страв по сезонах і створюйте грамотне меню.
Звіти слід вести по кожному співробітнику. Завдяки моніторингу даних щодо кожного співробітника в програмі для кафе ми можемо бачити, які по кожному виторг, середній чек тощо.

Витрати та затрати
В управлінському обліку вони бувають:
Змінні. Визначаються у відсотках.
Постійні — у грошах.
Умовно-постійні. Визначаються й у гривнях, й у відсотках
Контрольовані та неконтрольовані.
Прямі та непрямі.
Що потрібно зробити перед початком розрахунків з управлінського обліку
Провести маркетингове дослідження
Зробити аналіз року та розуміння ринку
Пам’ятати про сезонність
Розрахувати штатний розклад
Зробити аналіз ринку та конкурентів
Розрахувати собівартість середнього чека
Проаналізувати усі витрати у попередньому році
Підготувати звіт РГК
Створити «Платіжний календар» — кому і скільки ви повинні заплатити за певний проміжок часу
Скласти бюджет руху грошових коштів — прогнозуєте та розподіляєте грошові надходження
Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік
Що потрібно враховувати при складанні управлінського обліку
Бюджет продажу та надходжень — плануємо виторг
Бюджет собівартості — витрати на фудкост
Бюджет запасів — витрати на складські запаси
Бюджет витрат — це ваші операційні витрати
Прогнозуємо рахунок прибутків та збитків — P&L
Як виглядає управлінський облік у ресторані
У звіті проводиться аналіз діяльності ресторану, виторгу та звіт РГК. Таку таблицю повинен скласти керівник та протягом 2-х тижнів до 1 січня відправити фінансовому директору, який її коригує. Потім таблицю надсилають власнику на затвердження і після затвердження вже розсилають по всіх закладах, щоб розпочати новий рік із новим бюджетом та маркетингом.
Також, за допомогою таких звітів та аналізів можна:
Прогнозувати виторг за окремими продуктами
Враховувати завантаженість по днях та оборотність
Вести та враховувати маркетинговий календар
Страхувати заклади по ризиках
Управлінський облік у громадському харчуванні має бути річним та щомісячним. Але варто пам’ятати й про щоденні та щотижневі звіти, наприклад, про аналітику за чеками.
За допомогою аналізу таких звітів ви можете оптимізувати будь-який показник, який у вас «просідає». Ви можете визначити, яку кількість гостей потрібно залучати для того, щоб виконати план і як виправити показники. З аналізу звітів можна генерувати нові рішення для маркетингового плану. Усі показники можна аналізувати. Наприклад, розклад ваших співробітників чи фудкост ресторану.
Фудкост — це відсоткове співвідношення собівартості та відпускної ціни.

Фудкост буває базовий та фактичний:
Базовий (plate cost) — це собівартість продуктів у блюді. Його формула: собівартість/ціна в меню х 100>#/p###
Фактичний — це фудкост за період, COGS (Cost of Goods Sold) — собівартість реалізованої продукції. Формула: запаси (поч.залишку) + надходження – запаси (кінцеві залишки) \ продажі х 100%
Саме на фактичний фудкост і варто орієнтуватися, бо сюди входить нереалізована продукція, списання тощо.
Причини підвищення фудкосту: як знизити відсоток
Перше, це підвищення цін у постачальника, щоб уникнути цього, потрібно:
Постійно контролювати вхідну ціну
Шукати альтернативних постачальників
Замінити інгредієнти, що подорожчали
Прибирати несезонні позиції
Зменшувати порції
Наступна причина — це недотримання грамування:
Перевірити калькуляційні карти
Повісити тех. картки, на очах у кухарів
Поставити ваги у кожному цеху
Проводити регулярний контроль ваги страв, що віддаються в зал
Контролювати якість під час приймання товару — робіть раптові перевірки
Скорочувати відходи: акуратне оброблення та альтернативи для використання відходів
Реєструвати відходи в актах обробки
Збільшені закупівлі у постачальників:
Планувати закупівлі на підставі аналізу продажів минулих періодів
Планувати заготівлі для кухні
Проводити регулярну інвентаризацію
Аналізувати залишки та керувати продажами (наприклад, акції)
Дотримуватися правил зберігання та ротації товарів
Підвищувати ціну
Також є labor-cost — це коефіцієнт витрат на заробітну плату відносно до виторгу.
Формула labor-cost виглядає так: (сума витрат на персонал/сума виторгу) х 100 = число. Це і є показник labor-cost у відсотках.
Що входить до labor-cost ресторану
Фонд оплати праці (ФОП)
Податки на ФОП
Аліменти
Групова страховка
Харчування персоналу
Премії
Дні народження та вечірки
Медичне обслуговування
Ще один з коефіцієнтів — prime-cost. Тут ви одразу прораховуєте і співвідношення labor-cost і food-cost.
Як контролювати управлінський облік у ресторанному бізнесі
Вводьте чек-листи
Ведіть усі звіти, про які ми говорили вище
Аналітика за чеками
Аналітика з наповнюваності
Аналітика за середнім чеком
Контроль роботи з постачальниками
Збори з персоналом
Інвентаризації
Коли облік у ресторанному бізнесі марний?
Коли інформація не впливає на прийняття рішень, наприклад:
Високий фудкост
Незаплановані витрати
Дефіцит виторгу
Коли дані у програмі обліку для ресторану некоректні, то у вас:
немає обліку нових гостей
невірні калькуляції
постійні товарні залишки
Вам не допоможе облік, якщо ви не знаєте, куди рухаєтеся і які у вас цілі. В управлінському обліку потрібно все фіксувати та закладати. І обов’язково ведіть платіжний календар.
Приклад платіжного календаря:

Платіжний календар систематизує не лише вас, а й вашу команду. Пункти календаря:
Стаття доходів та витрат
Назва проєкту від якого йдуть надходження та платежі
Найменування контрагента
Дата надходження та списання грошей
Сума платежу та надходження
Коментар
Що ще можна зробити?
Планувати доходи та витрати, складати бюджет
Фіксувати показники не лише у грошах, а й у >#/p###
Враховувати витрати методом нарахування, вносити корективи у роботу та бюджет
Вводити нормативні показники щодо товарних залишків та допустимої заборгованості
Вважати фактичний фудкост та порівнювати з даними вашої системи обліку, щоб виявляти причини відхилень
Автоматизувати розрахунок точки беззбитковості
Брати для аналізу prime-cost та з розрахунку прибутку враховувати амортизацію, щоб формувати фінансовий резерв
Кредитуватися у постачальників лише за умови отримання найнижчої ціни
Якщо у вас завжди є гроші для оплати зобов’язань, то ви завжди в прибутку.
Але ви повинні розуміти, не лише куди рухатися, а й мотивувати на це команду: проводьте збори та пояснюйте причину своїх рішень. Регулярно досліджуйте та аналізуйте конкурентів, тренди й тоді на вас гарантовано чекає успіх.
Матеріали за темою
- Бухгалтерський облік ресторану в Україні
- Розробка меню для кафе або ресторану
- Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
- Як вибрати POS систему для ресторану або кафе
- Як вибрати CRM-систему для кафе чи ресторану
- Фонд оплати праці у ресторані
- Як скоротити витрати ресторану: управління витратами ресторану чи кафе
- Витрати та списання продуктів у ресторані
- Як рахувати фудкост
- Що таке маржинальність страв у ресторані
- Як правильно приймати товар у кафе та ресторані
- Відходи продуктів: як розрахувати відсоток відходів продуктів у ресторані
- Як розрахувати калорійність страви для меню автоматично
- Калькуляція страв у громадському харчуванні: як скласти та розрахувати калькуляційну карту?
- Як скласти технологічну карту страв для ресторанів та кафе
- Середній чек у ресторані: як підвищити середній чек ресторану чи кафе
- Інвентаризація в ресторані та кафе
- 8 основних помилок рестораторів: типові помилки у бухгалтерському обліку ресторану
- ABC-аналіз меню ресторану
Підписка на розсилку
Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес

Читайте також
Переглянути всі →Підписка на розсилку
Корисні поради, статті, вебінари про ресторанний бізнес