Коли у вас є прибуток і бізнес працює вище точки беззбитковості.
Немає касових розривів, і ви контролюєте рух грошових коштів.
Принципова відмінність P&L та Cash Flow, де Cash Flow — це лише рух грошей.
Управлінський облік — це майбутнє вашого закладу. Тому одночасно з маркетинговим планом потрібно обов’язково розрахувати, скільки чистого прибутку ви хочете заробити та витратити.
Чек-лист із запуску закладу
Повний список завдань перед відкриттям кафе або ресторану
✔ Дякую! Завантаження PDF почнеться автоматично за 5 секунд. Натисніть, якщо завантаження не почалось.
Як організувати облік у кафе
Почніть із планування та прогнозування: підготуйте річний бюджет і розділіть його на сезони. Поряд з роботою маркетолога, на кожен сезон складається план дій, щоб досягти необхідних бізнес-показників.
У вас має бути дві головні людини: керівник та власник. Керівник стежить за тим, щоб не було касового розриву, а власник сфокусований на організації ресторанного бізнесу, зростанні та масштабуванні свого закладу.
Постійно ведіть звітність.
Звіти управлінського обліку
Звіт руху грошових коштів (РГК) — найважливіший інструмент, який працює тоді, коли ви ведете звіт регулярно, від початку року до кінця. Дає відповіді на запитання: куди йдуть гроші та наскільки грамотно вони витрачаються?
Звіт про прибуток і збитки — показує, куди вам далі рухатися і куди прямує бізнес. Відповідь на запитання: чи прибутковий заклад?
Бухгалтерський баланс потрібно робити раз на квартал, коли ви перевіряєте активи та пасиви свого закладу. Відповідь на запитання: скільки коштує ваш бізнес?
Один із додаткових звітів — АВС-аналіз, який ранжується за певними параметрами: А — 50%, В — 30% та С — 20%. Дивимося продажі, виторг та маржинальність. Цей звіт має бути щотижневим!
Зірки — позиції з високою популярністю та високим рівнем прибутковості.
Коні — позиції з високою популярністю, але низьким рівнем прибутковості.
Загадки — позиції з низькою популярністю, але високим рівнем прибутковості.
Собаки — позиції з низькою популярністю та низьким рівнем прибутковості.
Коли ви створюєте управлінський облік у кафе на рік уперед, ви повинні стежити, щоб до нього були присвячені маркетингові дії. Слідкуйте за популярністю страв по сезонах і створюйте грамотне меню.
Звіти слід вести по кожному співробітнику. Завдяки моніторингу даних щодо кожного співробітника в програмі для кафе ми можемо бачити, які по кожному виторг, середній чек тощо.
Витрати та затрати
В управлінському обліку вони бувають:
Змінні. Визначаються у відсотках.
Постійні — у грошах.
Умовно-постійні. Визначаються й у гривнях, й у відсотках
Контрольовані та неконтрольовані.
Прямі та непрямі.
Що потрібно зробити перед початком розрахунків з управлінського обліку
Провести маркетингове дослідження
Зробити аналіз року та розуміння ринку
Пам’ятати про сезонність
Розрахувати штатний розклад
Зробити аналіз ринку та конкурентів
Розрахувати собівартість середнього чека
Проаналізувати усі витрати у попередньому році
Підготувати звіт РГК
Створити «Платіжний календар» — кому і скільки ви повинні заплатити за певний проміжок часу
Скласти бюджет руху грошових коштів — прогнозуєте та розподіляєте грошові надходження
Хмарна каса Poster
Під'єднайте Poster, щоб пришвидшити продажі, налагодити фінансовий та складський облік
Що потрібно враховувати при складанні управлінського обліку
Бюджет продажу та надходжень — плануємо виторг
Бюджет собівартості — витрати на фудкост
Бюджет запасів — витрати на складські запаси
Бюджет витрат — це ваші операційні витрати
Прогнозуємо рахунок прибутків та збитків — P&L
Як виглядає управлінський облік у ресторані
У звіті проводиться аналіз діяльності ресторану, виторгу та звіт РГК. Таку таблицю повинен скласти керівник та протягом 2-х тижнів до 1 січня відправити фінансовому директору, який її коригує. Потім таблицю надсилають власнику на затвердження і після затвердження вже розсилають по всіх закладах, щоб розпочати новий рік із новим бюджетом та маркетингом.
Також, за допомогою таких звітів та аналізів можна:
Прогнозувати виторг за окремими продуктами
Враховувати завантаженість по днях та оборотність
Вести та враховувати маркетинговий календар
Страхувати заклади по ризиках
Управлінський облік у громадському харчуванні має бути річним та щомісячним. Але варто пам’ятати й про щоденні та щотижневі звіти, наприклад, про аналітику за чеками.
За допомогою аналізу таких звітів ви можете оптимізувати будь-який показник, який у вас «просідає». Ви можете визначити, яку кількість гостей потрібно залучати для того, щоб виконати план і як виправити показники. З аналізу звітів можна генерувати нові рішення для маркетингового плану. Усі показники можна аналізувати. Наприклад, розклад ваших співробітників чи фудкост ресторану.
Фудкост — це відсоткове співвідношення собівартості та відпускної ціни.
Фудкост буває базовий та фактичний:
Базовий (plate cost) — це собівартість продуктів у блюді. Його формула: собівартість/ціна в меню х 100>#/p###
Фактичний — це фудкост за період, COGS (Cost of Goods Sold) — собівартість реалізованої продукції. Формула: запаси (поч.залишку) + надходження – запаси (кінцеві залишки) \ продажі х 100%
Саме на фактичний фудкост і варто орієнтуватися, бо сюди входить нереалізована продукція, списання тощо.
Причини підвищення фудкосту: як знизити відсоток
Перше, це підвищення цін у постачальника, щоб уникнути цього, потрібно:
Вам не допоможе облік, якщо ви не знаєте, куди рухаєтеся і які у вас цілі. В управлінському обліку потрібно все фіксувати та закладати. І обов’язково ведіть платіжний календар.
Приклад платіжного календаря:
Платіжний календар систематизує не лише вас, а й вашу команду. Пункти календаря:
Стаття доходів та витрат
Назва проєкту від якого йдуть надходження та платежі
Найменування контрагента
Дата надходження та списання грошей
Сума платежу та надходження
Коментар
Що ще можна зробити?
Планувати доходи та витрати, складати бюджет
Фіксувати показники не лише у грошах, а й у >#/p###
Враховувати витрати методом нарахування, вносити корективи у роботу та бюджет
Вводити нормативні показники щодо товарних залишків та допустимої заборгованості
Вважати фактичний фудкост та порівнювати з даними вашої системи обліку, щоб виявляти причини відхилень
Автоматизувати розрахунок точки беззбитковості
Брати для аналізу prime-cost та з розрахунку прибутку враховувати амортизацію, щоб формувати фінансовий резерв
Кредитуватися у постачальників лише за умови отримання найнижчої ціни
Якщо у вас завжди є гроші для оплати зобов’язань, то ви завжди в прибутку.
Але ви повинні розуміти, не лише куди рухатися, а й мотивувати на це команду: проводьте збори та пояснюйте причину своїх рішень. Регулярно досліджуйте та аналізуйте конкурентів, тренди й тоді на вас гарантовано чекає успіх.
