23 października 2017

Inwentaryzacja w restauracji i kawiarni

Inwentaryzacja to proces wchodzący w cykl życia lokalu gastronomicznego. Niekiedy określany jako jedno z najnudniejszych zadań. Jednak to właśnie dzięki inwentaryzacji będziesz w stanie uniknąć większości problemów związanych z dostawami, kontrolowaniem personelu oraz monitorowaniem zużycia produktów.

Tym razem, swoją wiedzą związaną z inwentaryzowaniem podzieliła się z nami Katarzyna Kochurova, dyrektor generalny w Resto-School. 

Czym w ogóle jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja — to nie tylko liczenie pozostałości i porównywanie stanu planowanego z rzeczywistym. Wynik inwentaryzacji bezpośrednio wpływa na Twój realny dochód i zysk.

Przejdźmy teraz do praktyki. W jaki sposób, przez kogo oraz z jaką częstotliwością powinno się przeprowadzać inwentaryzację w lokalu gastronomicznym? Co robić dalej z jej wynikiem?

Jak często przeprowadzać inwentaryzację?

Możemy wyróżnić kilka typów inwentaryzacji, w zależności od częstotliwości jej przeprowadzania oraz zakresu:

  • Comiesięczna. Jest to rodzaj pełnej inwentaryzacji. Ewidencja produktów, materiałów eksploatacyjnych, środków dezynfekcyjnych oraz innych artykułów gospodarczych.

  • Cotygodniowa. Z reguły, jest to tylko ewidencja produktów przeznaczonych do sprzedaży.

  • Codzienna. Ewidencja pozostałości na barze. W każdy wieczór administrator sali lub starszy barman przeprowadza inwentaryzację, podczas gdy barman zamyka zmianę i sprząta miejsce pracy. Codzienna inwentaryzacja kuchni jest bardzo kosztowna, dlatego wykonywana jest tak naprawdę bardzo rzadko.

  • Nieplanowana. Nagła inwentaryzacja, wcześniej niezaplanowana. Może obejmować sprawdzenie określonych pozycji, jak i przebiegać podobnie do pełnej inwentaryzacji kuchni lub baru. W tym podejściu najważniejszy jest element zaskoczenia, czyli brak informowania pracowników o planowanym sprawdzeniu stanów magazynowych.

Kto przeprowadza inwentaryzację?

Osoby odpowiedzialne za inwentaryzację, to osoby zaufane, zajmujące wyższe stanowiska. Inwentaryzacją może zająć się menedżer, administrator sali, szef kuchni, czy starszy barman. Braki zidentyfikowane na podstawie inwentaryzacji są zazwyczaj omawiane, weryfikowane, a czasem dzielone wśród pracowników ponoszących odpowiedzialność materialną, czyli tych którzy mają dostęp do takich zasobów (kucharze, barmani, kelnerzy, menedżerowie).

Co może wykazać inwentaryzacja:

1. Błędy w jednostkach, kiedy to na przykład podczas dostawy przyjmujemy towary w opakowaniach, a inwentaryzacja pozwoli nam sprawdzić fizyczne zapasy w sztukach.

W jednym z lokali, z którym współpracowaliśmy, inwentaryzacja wykazywała absurdalne kwoty na plusie. Problem polegał na tym, że papier pergaminowy do pakowania kanapek dostarczany był w opakowaniach, a zapasy po inwentaryzacji wprowadzono w arkuszach.

Jeśli masz w swojej ofercie wiele pozycji, które sprzedajesz na wynos lub przez dostawę, powinieneś zwracać dużą uwagę na materiały eksploatacyjne. W takim przypadku należy określać wielkość kosztów, biorąc pod uwagę materiały eksploatacyjne. To pomoże Ci w rzetelnej i rzeczywistej analizie sprawozdawczości zarządczej. W kalkulacji takich pozycji, lepiej uwzględniać opakowania, a także kontrolować w jaki sposób pracownicy nabijają towary: sprzedawane w lokalu lub na wynos (aby zużycie produktów, a w tej sytuacji materiałów eksploatacyjnych, takich jak np. pojemniki na dania, odbywało się we właściwy sposób).

2. Pozycje duplikaty. Na przykład, „krewetki mrożone” i „zamrożone krewetki”. W składzie receptury podana jest pierwsza pozycja, a w magazynie zapisano drugą opcję. Taki błąd można szybko zidentyfikować i naprawić z pomocą inwentaryzacji.

3. Kucharze i barmani nie pracują zgodnie z recepturami.

4. Duże zapasy produktów na magazynie. Najlepiej zamawiać produkty częściej, ale w mniejszych ilościach. Nie ma powodu, dla którego warto byłoby „zamrażać” duże kwoty.

5. Niedociągnięcia w działaniach. Gdy widzisz, że zapasy jednej i tej samej pozycji stale się od siebie różnią w wynikach, powinieneś sprawdzić skład receptury, do której przypisana jest ta pozycja.

6. Kradzieże. O tym punkcie opowiemy później nieco więcej.

7. Lojalność.

Tak, tak, w Twojej inwentaryzacji kryje się nawet to! Mamy idealny przykład dla kawiarni. Sytuacja jest prosta: w recepturze, do przygotowania cappuccino, wyznaczona jest większa ilość mleka, niż trafia go do filiżanki klienta. Powodem jest to, że do pojemnika musimy wlać przecież większą ilość mleka, do przygotowania perfekcyjnej pianki, a wymiary filiżanek mogą się zmieniać. W skutek tego, w pojemniku może zostać jeszcze resztka mleka. W dobrych kawiarniach bariści doskonale wiedzą, że idealnie spienione mleko utrzyma się przez dosłownie kilkanaście sekund i uczciwie wyleją resztę, jeśli nie będą mieć szybko kolejnego zamówienia. Właśnie przez to podczas inwentaryzacji w kawiarni mleko często wychodzi „na plus” (pod warunkiem, że receptura uwzględnia specyfikę przygotowania).

Właśnie w tym przykładzie kryją się możliwości bycia lojalnymi: można nie wylewać mleka, a przygotować z niego cappuccino lub latte i podać gościowi, który długo oczekuje na swoje zamówienie, albo zamówił śniadanie i kupił już do niego kawę. Efekt — Twój lokal zostanie zapamiętany przez gościa i istnieje spora szansa, że następnym razem wybierze właśnie Twoją kawiarnię. Dla Ciebie jest to zużycie espresso na działania marketingowe (nie zapomnij odnotować zużycia kawy, albo jej stan wyskoczy na minusie).

Staraj się nie przegapiać takich momentów, jak możliwość wykorzystania nadmiarów, do prezentów lub promocji zwiększających lojalność klientów. To cecha, którą warto wypracować i pielęgnować wśród klientów.

Kradzieże

Najbardziej popularna metoda, to korzystanie z jednego i tego samego stolika z wbitym najpopularniejszym zamówieniem na rachunku - kilkukrotnie. Jest to szczególnie istotne w lokalach z małym menu, gdzie znajdują się pozycje najlepiej sprzedawane. Na przykład w kawiarni będzie to cappuccino, w barze whisky z colą itp. Po złożeniu zamówienia barman drukuje przedrachunek dla gościa, ale nie zamyka stolika. Następnie przedrachunek będzie przez niego anulowany. W ten sposób, przy następnym takim samym zamówieniu pracownik nie otworzy nowego stolika, a po prostu jeszcze raz wydrukuje przedrachunek — w ten sposób przez jeden otwarty rachunek może przejść kilka zamówień.

Jak zatem walczyć z nieuczciwymi praktykami?

  • W ciągu zmiany, zwracaj szczególną uwagę na otwarte rachunki, które z jakiegoś powodu długo nie są zamykane.

  • Możesz też analizować średni czas obsługi. Jeśli nagle pojawia się jakieś odchylenie od średniej, spójrz u którego pracownika i na jakiej zmianie jest to najbardziej widoczne.

  • Przeprowadź wybiórczą, nieplanowaną inwentaryzację właśnie tych składników, które są używane do przygotowania najpopularniejszych dań i napojów.

Jest jeszcze jeden sposób, ale ten jest bardziej skomplikowany. W recepturach musi być wzięty pod uwagę procent strat (wynikający z obierania warzyw, krojenia itd.). Wówczas łatwo zauważysz, jeśli wskaźnik nagle wzrośnie z 20% do 80%. Zazwyczaj, takie praktyki stosuje się na nieco droższych pozycjach. Wychodzi na to, że np. jednego ananasa klient otrzymał w swoim zamówieniu, a drugi został zabrany przez barmana. Niekoniecznie zabrał on fizycznie ten sam produkt, a np. gotówkę uzyskaną dzięki niewydrukowanym paragonom.

Co robić z rozbieżnościami?

Twoi menedżerowie muszą potrafić czytać wszystkie raporty i wyjaśniać powstałe różnice, zarówno te wykazane na plusie jak i na minusie oraz rozumieć przyczyny powstałych niezgodności. I to nie poprzez wymyślanie wymówek, a realną analizę.

Co powinni zrobić gdy wyłapią rozbieżności?

  • Przejrzeć kalkulacje, składy receptur itd.

  • Sprawdzić jednostki miary podane w systemie POS.

  • Wymyślić system lojalnościowy (dla produktów, które ze względu na sposób produkcji wychodzą ciągle na plus).

  • Prowadzić dodatkową kontrolę tych pozycji, które regularnie wychodzą w inwentaryzacji na minus.

  • Przeprowadzić dodatkowe szkolenia dla początkujących kucharzy.

W jaki sposób je analizować?

  1. Wybierz pozycję, przy której zaistniały jakieś rozbieżności.

  2. Jeśli są to jednostkowe produkty, których nie produkujecie w lokalu sami (sok, woda, ciastka, itp.), przejrzyj szczegółowo dostarczone faktury. Jeśli nie ma w nich błędów, to przyczyn niezgodności może być kilka: kradzież, nie odnotowanie w systemie, nieuwaga przy wprowadzaniu dostawy lub sprzedaży.

Dopuszczalny procent braków i rozbieżności dla różnych typów lokali

Należy pamiętać, że tak naprawdę wszystkie rozbieżności są niedopuszczalne. Wskazują bowiem na brak dobrej organizacji pracy i słabej kontroli.

  • Dla kawiarni wskaźnik ten powinien wynosić maksymalnie 5% dla produktów, które są kupowane jako gotowe (kanapki, desery itp.). Procent ten można starać się utrzymywać na niskim poziomie, jeśli poprawnie składa się zamówienia, ale nigdy nie będzie on zerowy — w przeciwnym razie lodówki i gabloty przy barze będą puste.

  • Dla fast foodów też nie powinien wynosić więcej niż 5%. Jest to cała produkcja: zazwyczaj zapasy i półprodukty.

  • Dla restauracji, gdzie wszystko przygotowuje się na bieżąco, procent powinien wynosić ok. 3% (wszystko, co powyżej tej wartości, będzie znakiem dużych nadmiarów, niewłaściwej ilości zamówień itp.).

Specyfika inwentaryzacji w lokalach o różnym typie

W lokalach, w których sprzedajemy gotowe produkty, powinniśmy przeprowadzać ewidencję z poziomem dokładności co do sztuk. Należy ją przeprowadzać jak najczęściej, może nawet codziennie. Dzięki temu będzie można od razu dojść do powodów błędów w fakturach, jednostkach ewidencji, czy też zidentyfikować zaistniałą kradzież.

Dla lokali, gdzie większa ilość produktów sprzedawana jest na wynos lub przez opcję dostawy, bardzo ważne jest, aby regularnie prowadzić ewidencję materiałów eksploatacyjnych i opakowań. Obowiązkowo należy włączać je do ewidencji magazynowej i uwzględniać w kosztach.

Dla lokali z pełnym procesem produkcyjnym, pozostałości produktów będą wskaźnikiem przestrzegania receptur i przemyślanych zamówień.

Problemy z inwentaryzacją baru i kuchni

Najczęstszy problem — ewidencja produktów, których używa się zarówno na barze, jak i na kuchni.

Przykładem będą mrożone truskawki i cukier. W rzeczywistości resztki mogą stanowić zarówno same składniki pojedynczo, jak i takie wchodzące w skład np. sosu truskawkowego, którego możesz używać na barze i na kuchni. Najważniejsze jest aby nie mylić zapasów na magazynach, a w takiej sytuacji, w ewidencji uwzględniać osobno kuchnię i bar. Powinieneś uregulować tę kwestię jeszcze przed inwentaryzacją, a przed wprowadzeniem zapasów, przeprowadzić inwentaryzację receptur na sos truskawkowy i podać ile z tego sosu w gramach, można faktycznie zaklasyfikować jako stratę. Wówczas system będzie automatycznie wyznaczał każdy składnik w gramach i doda tą ilość, która jest w składzie sosu, do tego w nieobrobionej postaci.

Dodatkowe i alternatywne metody inwentaryzacji

Dodatkową metodą będzie nieplanowana inwentaryzacja poszczególnych pozycji. Ważny jest element zaskoczenia, nikt z pracowników nie powinien wiedzieć, kiedy będziesz przeprowadzać inwentaryzację.

Metodą alternatywną, a dokładniej metoda analizy, która pomaga w inwentaryzacji, jest codzienna kontrola i kontrola odpisów (zużyć, strat itp.) z analizą powodów. Jeśli będziesz to robić na co dzień, będziesz mógł od razu wprowadzać zmiany w zamówieniach produktów i szybko wykryć problemy, aby unikać ich w przyszłości.

Porady dla początkujących restauratorów

Zaplanuj regularne działania, przypisz osoby odpowiedzialne i naucz personel poprawnie wprowadzać faktury do systemu (oczywiście, jeśli nie robi tego księgowy). Sprawdź, czy wszystkie receptury, w tym półprodukty, zostały wprowadzone do systemu i pamiętaj, że wyniki inwentaryzacji należy stale analizować, ponieważ jest to ciągły proces...


Zaloguj się do Poster

Zapomniałeś nazwy swojej subdomeny w Poster?