ТОП-6 програм для ресторанів і кафе в 2025

Для власників кафе, ресторанів чи торгових точок питання вибору POS-системи виникає як на старті роботи, так і під час масштабування. Щоб допомогти з вибором, ми зібрали та порівняли найпопулярніші POS-системи на ринку України й показали, чим вони відрізняються та якому типу бізнесу підходять. Ми оцінили кожну систему за ключовими критеріями як-от зручність, функціональність, ціна, швидкість роботи, аналітика та безпека. Також у статті ви знайдете розбір того, що таке POS-система, стислий огляд кожного рішення, порівняльну таблицю та рекомендації, які допоможуть обрати найкращий варіант для закладу будь-якого формату.

Ключові висновки

• Можливості системи обліку мають відповідати потребам бізнесу та формату закладу.
• Основні критерії вибору системи: складський облік, швидкість і простота роботи каси, аналітика, готові інтеграції та офлайн-режим.
• Підтримка, навчання та міграція даних впливають на швидкість впровадження системи.
• Poster POS покриває ключові операції для різних форматів бізнесу.
• Для невеликих кафе та закладів із базовими потребами або фокусом на доставці оптимальним рішенням стануть TurboPOS та SkyService.
• Для масштабування бізнесу та мережевих закладів підійде ULTRA.
• У статті наведено стислий огляд систем обліку та порівняльну таблицю з основними характеристиками.

Як ми обирали і оцінювали системи обліку?

Ми створили каталог найпопулярніших систем обліку в Україні, орієнтуючись на потреби підприємців. Він охоплює різні формати закладів, від невеликих кав’ярень і фудтраків до ресторанів та великих мереж, щоб кожен міг обрати рішення під свій масштаб і процеси. Усі дані зібрано з відкритих і перевірених джерел, офіційних сайтів брендів, прайс-сторінок, технічної документації, а також із відгуків користувачів на публічних платформах і незалежних галузевих оглядів. Це дозволило створити максимально об’єктивну картину можливостей кожної системи.

При оцінюванні систем обліку ми враховували основні функції, котрі необхідні для стабільної роботи закладу, зокрема:

• фіскалізація;
• інтеграція з бухгалтерією та CRM;
• інвентаризація;
• підтримка мережевих закладів і доставки;
• управління складом;
• рівень технічної підтримки та навчання;
• безпеку зберігання даних та наявність офлайн-режиму.

Для практичної перевірки систем ми розглядали типові сценарії роботи: створення меню, відкриття зміни, пробиття чека з фіскалізацією, повернення чи обмін, обробку замовлення з доставкою, списання інгредієнтів, проведення інвентаризації, управління кількома локаціями (франшизи) та роботу без інтернету. Завдяки цьому каталог стане посібником для підприємців, котрі можуть використовувати його у будь-який час, адже ми будемо регулярно оновлювати матеріал, відстежуючи нові тенденції та зміни у функціоналі систем.

Як обрати систему обліку для ресторану або кафе?

POS-система — це програмне забезпечення, яке автоматизує роботу закладу та забезпечує складський і фінансовий облік, аналітику, управління персоналом та інші операційні процеси.

Для різних форматів бізнесу важливими є окремі функції. Наприклад, комусь, окрім базового набору, потрібне бронювання столиків або QR-меню, коли інші шукають рішення з відображенням замовлень на табло чи наявність цілодобової техпідтримки. Загалом від вибору системи залежить не лише точність обліку, а й загальна ефективність роботи закладу. Тому ми зібрали ключові критерії, на які варто звернути увагу під час вибору POS-системи: фіскалізація, інтеграції, можливості міграції даних, вартість обладнання, технічна підтримка та навчання.

Фіскалізація та відповідність

Під час вибору системи обліку переконайтеся, що вона відповідає чинним вимогам законодавства та підтримує повну інтеграцію із сертифікованими програмними реєстраторами розрахункових операцій (ПРРО). Це забезпечить легальність роботи, формування і видачу чеків та передачу даних до податкових органів. Також варто звертати увагу, з якими провайдерами фіскалізації вона працює, адже від цього залежить швидкість обміну даними, стабільне формування чеків і зв’язок з сервером податкової (ДПС). У разі втрати з’єднання з інтернетом облікова система повинна мати резервні сценарії для роботи в офлайн-режимі. Ще рекомендується оцінити функціонал фіскального модуля, щоб він мав можливість працювати з кількома касами, оновлювався автоматично та міг архівувати сформовані чеки.

Інтеграції

Сучасна система обліку має бути гнучкою та легко інтегруватися з іншими сервісами, щоб забезпечити більшу ефективність і масштабованість бізнесу.

Загалом, система обліку може інтегруватися з:

• CRM-системами для управління базою клієнтів та комунікацією;
• сервісами доставки для прийому та обробки замовлень;
• платіжними системами;
• бухгалтерським софтом для обліку;
• аналітичними платформами для звітності та прогнозування продажів.

Для прикладу, POS-систему можна інтегрувати з платформою електронної комерції для синхронізації замовлень і складу або з сервісом управління замовленнями та оплатою, що пришвидшує обслуговування та забезпечує зручну оплату, зокрема через QR-код.

Вартість

Щомісячні витрати можуть коливатися приблизно від $60 до $250, і більше, залежно від обраного плану підписки, обсягу продажів та наявності додаткових інтеграцій, модулів, послуг тощо.

При встановленні системи обліку витрати здебільшого включають кілька основних категорій:

1. Підписка або додаткові модулі, які надають доступ до програмного забезпечення та розширених функцій системи.
2. Транзакційні комісії, які нараховуються за обробку продажів через систему.
3. Обладнання для кавʼярні, серед якого POS-термінали, принтери чеків, сканери та інші пристрої, необхідні для роботи системи.
4. Впровадження та навчання персоналу, щоб налаштувати систему під потреби бізнесу та навчити співробітників правильно нею користуватися.
5. Технічна підтримка, яка забезпечує безперебійну роботу системи та вирішення проблем під час використання. Однак деякі оператори надають цілодобову безкоштовну підтримку, що знижує витрати бізнесу.
6. Витрати на міграцію даних, яка передбачає перенесення історії продажів, каталогів товарів та клієнтських даних.

Додатково варто враховувати, що сума витрат також залежить від:

• кількості кас або терміналів і локацій;
• оформлення підписки чи разових платежів.
• розширенного функціоналу, як-от кухня-дисплей тощо;
• типу та бренду системи;
• інтеграцій, додаткових модулів.

Обладнання й офлайн‑режим

При впровадженні системи обліку необхідно врахувати як апаратне оснащення, так і можливість роботи системи в умовах нестабільного або відсутнього інтернет‑зв’язку. Саме відсутність інтернет-зв’язку може призвести до тимчасового призупинення роботи бізнесу. Втім, деякі POS‑системи можуть працювати в режимі офлайн, коли інтернет‑з’єднання недоступне, але пристрій продовжує приймати замовлення та платежі, друкувати чеки і збирати дані локально без потреби миттєвої відправки на сервер. Після того, як зв’язок із мережею відновлюється, накопичені транзакції, дані про товари, клієнтів або залишки автоматично чи вручну синхронізуються з центральною базою даних.

Система обліку також повинна працювати з різними пристроями, які використовуються у повсякденній роботі бізнесу. Це можуть бути принтери чеків та кухонні принтери для друку замовлень, сканери штрих-кодів для швидкого опрацювання товарів, стаціонарні POS-термінали, планшети або смартфони, що виконують роль касового апарату. Додатково система може підтримувати дисплеї для клієнтів, ваги та термінали для безконтактних платежів.

Підтримка, навчання, міграція

При виборі системи обліку важливо оцінювати, як організована технічна підтримка, якими каналами комунікації вона здійснюється, а також чи навчають фахівці компанії користуванню системою або надають доступ до бази знань.

На що звернути увагу у питаннях технічної підтримки, навчання та міграції даних:

1. Технічна підтримка та канали комунікації. При виборі системи обліку зверніть увагу, чи працює підтримка 24/7 або лише у робочі години, а також через які канали комунікації можна отримати консультацію, наприклад телефоном, через чат-бот чи електронну пошту.
2. Навчання та база знань. Компанія може запропонувати ресурси для навчання персоналу та самостійного опанування функцій системи обліку. До таких ресурсів належать онлайн-академії, бази знань, відеоуроки та покрокові інструкції, які дозволяють швидко освоїти систему без постійної допомоги технічних спеціалістів. Крім того, слід враховувати, які мови підтримуються у цих матеріалах і в службі підтримки, наприклад українська, англійська або інші, що значно полегшить навчання та роботу команди.
3. Міграція даних. Система має забезпечувати експорт і перенесення інформації з попередніх рішень: меню, історії продажів, чеків, даних про постачальників і клієнтів. У цьому питанні наявність фахівців для підтримки під час міграції допомагає уникнути помилок.

ТОП‑6 програм для обліку у ресторанах і кафе

У цьому розділі ви знайдете загальну порівняльну таблицю з основними характеристиками популярних в Україні систем обліку, які підходять для різних форматів закладів, а також окремі картки з описом функцій, переваг і особливостей кожного програмного рішення.

Порівняльна таблиця ТОП‑6

1. Poster POS

Poster— українська система обліку для ресторанів та кафе, яка вже понад 12 років працює на ринку України та за кордоном. Poster використовують у понад 20 тис закладів різних форматів у ста країнах світу. Система обліку підходить для малого середнього бізнесу та великого бізнесу, зокрема кав’ярень, пекарень, піцерій, кальянних, великих ресторанів, мереж, служб доставки та магазинів. Це комплексна система для ведення ресторанного бізнесу, яка поєднує у собі CRM, онлайн-касу, склад, фінанси, аналітику тощо.

Ключові можливості:

• повний облік складу та інвентаризація: автоматичне списання інгредієнтів, акти переробки, сповіщення про низькі залишки, AI Assistant для завантаження банківських виписок та видаткових накладних/чеків;
• зручна каса з фіскалізацією та мобільного офіціанта, управління доставкою й інтеграції з агрегаторами замовлень;
• аналітичні та фінансові інструменти: звіти P&L, Cash Flow, імпорт виписок і контроль змін.

Вартість:

Ціна користування системою обліку складає від 540 грн/міс. У вартість також входить підтримка 24/7 та 15 днів безкоштовного тестового використання. Для мережевих закладів є опція Poster Connect з централізованим управлінням меню, даними та мульти-точковістю. Додаткові модулі оплачуються окремо.

2. Syrve (ex-iiko)

Syrve (ex-iiko) — програмне забезпечення для обліку та автоматизації ресторанного бізнесу. Система орієнтована на ресторани, кафе, служби доставки та мережеві бізнеси, і представлена на українському ринку через кількох дилерів. Компанія має російське коріння і до повномасштабної війни працювала на ринку України під брендом iiko. Вже після 2022 року бізнес почав маскувати своє російське походження і продовжив свою діяльність в Україні під брендом Syrve.

Ключові можливості:

• система забезпечує автоматизацію рецептур і списання за технологічними картами, інвентаризацію та контроль залишків у режимі реального часу. Працює тільки на Windows;
• у бек-офісі реалізовано модуль для управління бізнес-процесами, касами, меню та персоналом;
• підтримуються інтеграції з платформами доставки, а також доступні аналітичні інструменти й автоматичне оновлення даних, частково через хмарні сервіси.

Вартість:

Система пропонується у кількох тарифних планах: від базового до корпоративного, вартість якої стартує від 2 789 грн/міс. Окремі інтеграції, модулі та сервісна підтримка оплачуються додатково.

3. Skyservice

Skyservice — рішення з автоматизації ресторанів, кафе, служб доставки та роздрібної торгівлі для малого та середнього бізнесу з можливістю управління мережею закладів. Skyservice працює на будь-якій платформі, як-от Windows, macOS, Linux, чи на мобільных пристроях базі iOS або Android. Однак програма не фіскалізуватиме чеки, якщо інтернет-з’єднання втрачено.

Ключові можливості:

• система включає модулі для обліку складу та інвентаризації з можливістю контролю залишків у реальному часі;
• у бек-офісі користувач може налаштовувати меню, управляти правами доступу персоналу, формувати звіти тощо;
• аналітичні інструменти, що дають можливість контролювати та аналізувати продажі, касові зміни та визначати найпопулярніші позиції у меню.

Вартість:

Skyservice працює за підписковою моделлю та пропонує три рівні тарифів, зокрема для магазинів, пекарень, невеликих закладів, ресторанів, барів і мережевих бізнесів, а також для супермаркетів, франчайзингових мереж і салонів краси. Вартість користування для магазинів, пекарень та маленьких закладів починається від 360 грн/ міс за одну торгову точку та касове місце. Також надається безкоштовний тестовий період протягом 14 днів.

4. R-keeper

R-Keeper — це система автоматизації для ресторанного бізнесу, орієнтована переважно на великі заклади та мережі з високим операційним навантаженням. Програмне рішення призначене для обліку продажів, складських операцій, роботи кас, управління персоналом та служб доставки. Як зазначають ЗМІ, програма була розроблена в Росії та продовжує розвиватися і підтримуватися там.

Ключові можливості:

• модулі фронт-офісу та бек-офісу: робота з меню, касами, змінами, знижками й контролем персоналу;
• можливості мережевого управління: централізоване адміністрування точок та синхронізація даних між ними;
• офлайн-режим із власною системою резервного збереження даних і мінімальними збоями при втраті інтернет-з’єднання.

Вартість:

R-Keeper працює за моделлю одноразової ліцензійної покупки й оплачується єдиним платежем у сумі 29 500 грн/міс.

5. ULTRA

ULTRA — це програма для автоматизації обліку в ресторанах, торгівлі, готелях та фітнес-центрах. Компанія працює понад 20 років, а рішення орієнтоване на середній та великий сегмент HoReCa. Програма дозволяє використовувати сучасне спеціалізоване обладнання та інтегрувати його з програмою для ефективного управління бізнес-процесами.

Ключові можливості:

• управління рецептурами та складом із автоматичним списанням інгредієнтів та контролем витрат;
• бек-офіс із аналітикою, налаштуванням прав доступу та управлінням меню;
• підтримка мережевих структур із можливістю масштабування та централізованого контролю.

Вартість:

Ціна залежить від типу підписки, зокрема можна це хмарне рішення Ultra Cloud за 719 грн/міс, Ultra Lite від 639 грн/міс чи Ultra Business вартістю від 959 грн/міс для ресторанів. Також є й інші плани підписок для магазинів, фітнес клубів тощо.

6. TurboPOS

TurboPos — це система автоматизації бізнесу для для кафе, ресторанів, магазинів, служб доставки та інших підприємств. Система допомагає автоматизувати операції, аналізувати продажі, фінанси, залишки на складі, робити аналітику по працівниках, категоріях, товарах тощо.

Ключові можливості:

• управління продажами та замовленнями, онлайн-каса з контролем чеків і робочих змін;
• складський та фінансовий облік з відстеженням залишків, руху товарів і коштів;
• аналітика роботи закладу, звіти, управління меню й процесами доставки.

Вартість:

Залежить від обраного тарифу за ціною від 400 грн/міс, а з розширеним функціоналом від 600 грн/міс. Також є додаткова оплата у розмірі 2000 грн/міс за власний додаток, онлайн-меню у розмірі 200 грн/міс та інше.

Сценарії вибору (Use‑cases)

Розповідаємо, як вибрати систему обліку залежно від формату закладу та його потреб, з ключовими вимогами для кожного сценарію.

Малий зал

Для невеликих закладів ключовими є швидкість пробиття замовлень, бюджетне рішення з простим меню без складних модифікаторів, стабільною роботою в офлайні, інтеграції з еквайрингом та програмами лояльності. Також важливо, щоб система була простою в навчанні, швидко запускалася та не вимагала дорогого обладнання. Серед таких систем Poster POS та SkyService, адже вони легко масштабуються, але при цьому оптимальні для малого закладу через простоту роботи та доступну ціну.

Доставка/дарк‑кітчен

Для кухні доставки важливі інтеграції з агрегаторами кур’єрської доставки, щоб дотримуватись чітких тайм-слотів, контролювати запаси для пакування страв та мати стабільну роботу системи, особливо під час пікових періодів. Також необхідні можливості автоматичного приймання замовлень та їх розподілу. Для такого формату підійдуть системи, як-от Poster POS та Syrve (ex-iiko), що пропонує найкращий баланс між управлінням запасами, маршрутами кур’єрів, кухнею та прийманням замовлень із різних каналів.

Бар/склад & алкоголь

Барний бізнес вимагає максимально точного обліку, а саме контролю рецептур, списання по технологічних картах, регулярної інвентаризації, права доступу до системи для персоналу, а також швидку та стабільну роботу системи. В цьому випадку системи Syrve (ex-iiko) та ULTRA пропонують інструменти для точного обліку алкоголю та складних напоїв з мінімізацією ризиків розливу та втрат.

Мережа 5–20 закладів / франшиза

Для мережі важливо мати централізоване меню, єдине налаштування, контроль персоналу, аналітику по всіх локаціях, гнучкі ролі доступу та можливість швидко відкривати нові точки, котрі можуть надати такі системи, як-от Poster POS та R-Keeper (увага: російський продукт). Масштабованість і стабільність бізнесу у першу чергу забезпечать саме ці системи.

Яку систему обліку обрати?

Кожна система має свій функціонал та орієнтована на різні формати бізнесу. Для малого та середнього бізнесу, кафе, пекарень, піцерій і служб доставки добре підходять Poster POS, SkyService і TurboPOS, адже вони забезпечують просту автоматизацію продажів, облік складу та фінансів, аналітику, швидке впровадження та базові інтеграції, а також підтримку, навчання та тестовий період. Для закладів середнього та просунутого сегменту HoReCa, готелів або фітнес-центрів оптимальні ULTRA і Poster POS з функцією Connect, яка забезпечує глибоку інтеграцію з обладнанням, масштабованого обліку та централізованого управління мережевими точками чи франшизою.

Матеріали за темою

• Бухгалтерський облік ресторану в Україні
• Розробка меню для кафе або ресторану
• Реєстрація ресторанного бізнесу в Україні
• Як вибрати CRM-систему для кафе чи ресторану
• Як скоротити витрати ресторану: управління витратами ресторану чи кафе
• Як організувати управлінський облік у ресторані чи кафе?
• Середній чек у ресторані: як підвищити середній чек ресторану чи кафе
• Інвентаризація в ресторані та кафе
• ABC-аналіз меню ресторану
• Х та Z-звіт – що таке та як скласти
• Прибуток ресторану
• Як керувати фінансами ресторану
• Касова дисципліна, правила розрахунків в ресторані
• Типи POS-систем для автоматизації магазину
• Як відкрити кав’ярню з нуля в 2025 - скільки коштує відкрити свою кав’ярню
• Як відкрити кафе в 2025 – скільки коштує відкрити своє кафе з нуля
• Як відкрити ресторан у 2025. Скільки коштує відкрити свій ресторан з нуля – поради від рестораторів